檔案工作效益觀的轉變探析

史闊

[摘 要]效益是指投人與產出的對比關系，或者是勞動消耗與勞動成果的比較關系。在這一對比關系中，產出必須符合社會需要，必須實現了其價值和使用價值.才能從真正意義上來與投入進行比較。因此，效益首先是一個相對化概念，它反映的是一種比較關系。同時，效益也是一個社會化概念，它反映了產出的價值實現過程的各種社會關系。

[關鍵詞]檔案工作；效益觀；轉變探析

要正確認識和重視檔案工作，發展銷案事業，就必須在樹立全面科學的檔案工作效益觀基礎上。從檔案工作各個方面推進檔案工作效益的全面實現。

既然檔案工作確實存在著效益問題。那么，檔案部門和檔案工作者就要盡一切的努力去實現其效益和追求高效益，同時還要盡一切的努力去避免負效益的產生。檔案工作能夠取得效益和避免負效益的基本條件有以下三個方面：

1、檔案部門所收藏的檔案必須具有合乎社會需要的使用價值，亦即必須具有能夠滿足社會需要的功能；

2、檔案部門所收藏的檔案必須通過年種途徑進入利用的過程，從而兌現了其價值；

3、必須力求使兌現的價值在數額上大于所耗費的全部投入。

以上三個基本條件是相輔相成的。在一般情況下，有了合乎社會利用的檔案，社會上的利用者會去利用它，而利用檔案也總是為了追求某種效益。從這種意義上分析，三個基本條件是一致的。

然而，當我們結合現實生活中的具體情況來進行考察時，可發現三者在實現檔案工作效益的過程中有著不同的功能和作用：具有合乎計會需要的檔案，這是最基本的一個方面，如果檔案部門沒有收藏足夠數員的合平社會需要的檔案，那么就難免陷入“巧婦難為無米之炊”的困境，也就談不上去有效滿足社會的檔案利用需求并獲得收益。利用檔案兌現價值，這是溝通檔案的有用屬性與社會需求之間的中介，如果有了合乎社會需要的檔案而把它柬之高閣，不讓它進入社會利用的過程，那么就根本不可能實現檔案的價值，更談不上實現檔案工作效益；力求使兌現的價值小于所耗費的全部投入，那么，不管所藏檔案多么有價值，對檔案的利用多頻繁，都是得不償失的和無效益的。

顯然，要實現檔案工作效益和避免負效益，就必須同時具備上述三個基本條件。盡管在三個基本條件中各自的功能和作用有所不同，但對于實現檔案工作效益來說都是缺一不可的。

這種轉變主要包括以下幾個方面：

一、要實現從單純的檔案效益觀到檔案工作效益觀的轉變

長期以來，人們常把檔案效益與檔案工作效益混為一談，主要從檔案的有用件——使用價值的角度來做評價的，而真正從成本與收益的對比關系來談檔案工作效益的并不多見。它是導致檔案工作中只著眼而要實現效益觀的轉變我們必須既重藏又重用，并且追求從收藏到利用的整個檔案工作過程的高效益。這種效益觀對檔案工作提出了以下要求：

1、注重檔案的效益，收藏真正有價值的檔案，這是實現檔案工作效益的物質基礎。這種要求檔案部門必須收集那些在信息內容上有用，在物質載體上可用的檔案。

2、注重檔案工作效益，強調檔案價值的實現，并力求使實現了的價值在數量上為實現這一價值而付出的全部代價。這是檔案工作的目的所在。

檔案本身有沒有價值固然很重要，但能否通過檔案工作去充分發揮檔案的價值從而實現檔案工作的效益，這是更加重要的關鍵問題。因此，單純地講求檔案的效益是不夠的，收藏有價值的檔案是為了利用，而利用是為了獲得效益。我們應該追求檔案工作和檔案利用過程中盡可能小的成本和盡可能大的收益。

二、要實現從封閉式的片面效益觀到全方位的系統效益觀的轉變

長期以來人們對檔案工作效益的認識具有很大的片面性，主要表現在以下方面☆是注重其經濟效益而忽略其社會效益；二是注重其眼前效益而忽略其長遠效益；于是注重其局部效益而忽略其整體效益；四是注重其高效益而忽略其企盼值的合理性。片面效益觀影響了工作的正常發展。

要知道檔案工作不僅有經濟效益同樣有社會效益，而且檔案工作效益不可能全都表現為經濟效益，更多的是悠以計量的社會效益；檔案工作是一項服務當前，造福子孫的事業，它既要為現實工作服務，更要面向未來，著眼長遠，為后代謀福利；檔案工作是一項服務性的工作，檔案事業是一項面向社會的事業。出此，檔案工作要實現從封閉式的片面效益觀到全方位的轉變就必須堅持既注重其經濟效益又注重其社會效益；既注重其眼前效益又注重其長遠效益；既注重其局部效益又注重其整體效益：既注重其高效益又兼顧其企盼值的合理性。

三、要實現從靜態效益觀到動態效益觀的轉變

任何事物和現象每時每刻都在不停地運動著，而運動的存在形式是時間和空間的統一。檔案工作亦然。因此，在當今這個瞬息萬變的現代社會，如果再用靜態的觀念，認為檔案工作效益僅僅是檔案工作的某個環節、某個階段的成果與消耗的對比關系，或者僅僅看做是利用檔案的效益，孤立考察一時一地的效益情況，這種認識已經遠遠不能適應時代發展的要求了。困此.我們急需樹立新的動態效益觀，從檔案工作活動的空間運動和時間運動中來考察其效益問題。

1、從空間上考察整個檔案工作活動過程的效益。檔案從其形成到被利用取得效益，這是一個復雜的多因素的過程，但從效益觀的角度來考慮，我們不能僅僅限于對某一具體環節的考察，而要從總體上尋求一種最住效益。講求檔案工作的整體效益，就要求檔案部門能夠全面收集真不有價值的檔案，而日要求通過努力使這些檔案能夠順利地進入利用過程。

2、從時間上全面考察檔案工作的長遠效益。從時間上考察檔案工作效益是指從鉸長時期，用發展變化的眼光對檔案丁作活動的效益性作全面分析。看待檔案下作視角不同，結果就不同，影響也會不一樣。因此，我們要有長遠的戰略眼光，尋求檔案丁作的長遠效益，而不要把目光僅僅盯在眼前的利益上。

人們的行為方式往往是內其思想觀念所決定的。因此，要正確地認識和重視檔案工作，發展銷案事業，就必須改革落后的檔案丁作效益觀，樹立全面而科學的檔案工作效益觀。

參考文獻：

[1]鄧衛華.論檔案信息的商品化[J].婁底師專學報.2001（04）