基于人性化管理理念的醫院行政檔案優化策略探究

[摘 要]醫院實施人性化管理即運用人性學理論，根據現代人的本性進行管理，其本質上屬于尊重人性和生命價值的管理理念，醫院人性化管理要求領導者從傳統制度約束中走出來，避免利益驅使的畸形管理，懂得抓住醫務人員與管理人員的情感、需要及情緒，從而使醫院步入穩定長遠的發展中。本文闡述醫院行政檔案管理的基本內容及特征，并通過人性化管理理念研究其優化策略，具體內容見下文。

[關鍵詞]人性化管理理念；醫院行政檔案；優化策略

人性化管理理念是將人性學理論與管理理論相結合的管理哲學，醫院行政檔案的人性化管理是在醫院管理制度化、規范化、科學化的基礎上通過“以人為本”理念，采取心理、品質、情感等一系列手段的管理措施，屬于現代文明管理方式，是醫院檔案管理及整體發展的文化建設過程[1]。本次研究從人性化管理視角對醫院行政檔案優化措施進行研究，現將內容匯報如下：

1.人性化管理理念及其在檔案管理的體現

人性化管理屬于動態發展的過程，由現代行為科學發展而來的新型管理理念，其本質就是在管理中以人為中心，主要任務是調動人的積極性、挖掘管理人員的潛力，營造一個尊重員工主體地位的良好氛圍。人性化管理理念的核心是處理好人際關系，這一含義包括對人的尊重、精神獎勵、物質獎勵等眾多方面。由其引申到醫院檔案管理就是注重醫院效益與個人效益的共贏，為員工制定合理的發展規劃，是對人的自然屬性以及社會屬性表現形式的有組織、有秩序的改造過程。

檔案管理的人性化管理是指在檔案管理過程中在信任人、愛護人、尊重人的基礎上，堅持以人為本的管理理念，其包含以下三個方面：①檔案工作人員的人性化管理，包含工作能力、服務質量及獎懲制度；②檔案工作環境的改善；③檔案基礎工作的改善。

2.醫院行政檔案管理基本特征及要求

醫院行政檔案管理有別于常規檔案類型，其滿足以下三點特質：①經辦理、處理的文件；②對醫院日后工作有一定參考價值的文件；③保存有一定規律的文件。醫院行政管理基本要求在人性化管理下必須秉承《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等相關文件的基本原則，堅持統一管理、分級管理模式，實現對行政檔案的統一管理[2]。

3.醫院行政檔案優化策略

3.1健全人性化管理制度，凸顯人性化管理理念

行政檔案管理制度包括歸檔、保密、借閱制度等，上述制度均要重新審視，以觀察其是否具備人性化管理理念，借閱、查閱是否有利于人的身心愉悅，分析檔案是否能為人提供良好的環境，能否開展咨詢等擴大檔案管理效益的服務項目。這要求檔案管理人員必須不斷加強學習，在對自己崗位管理技能熟練應用的基礎上，不斷擴大知識面，讓查閱者能夠從檔案中獲取有價值信息，并使檔案管理人員不斷創新思維，提高行政檔案的管理效率，不斷擴大行政檔案管理的利益面[3]。

3.2提高計算機管理水平

計算機技術的不斷發展無疑為醫院行政管理提供了強有力的技術支撐，但目前一些檔案管理人員并未跟上信息技術發展的步伐，致使檔案管理工作無法取得實質性的突破，人性化服務理念得不到良好的詮釋。對此應加強對檔案管理人員的計算機培訓力度，使其掌握現代信息管理理論知識，并以此將以往紙質管理模式轉變為電子檔案管理形式，進而提高檔案管理工作的效率以及人員操作的規范性。

3.3加強檔案工作人員的培養力度，提高管理人員的主管能動性

影響當前醫院檔案管理水平取得實質性進展的主要原因是人才短缺，檔案工作人員的質量文件管理有了更高的要求，因此醫院管理層以及行政管理部門必須重視人員的培養和教育，不斷提高其職業道德與專業素質，激發檔案人員的工作潛力，進而發揮出人的主觀能動性，檔案工作人員的職業道德根據《檔案法》與國際檔案理事會1996年通過（檔案工作者職業道德準則）的精神[4]，檔案倫理主要包括忠于職守，遵守紀律，嚴格保密，公正服務，知識淵博。

3.4檔案工作人員的業務技能要求

醫院行政檔案工作人員必須具備專業理論知識、法律知識、現代管理知識與哲學理論知識四個學科的知識，另外還應熟練應用檔案管理軟件、管理設備，以創新凈勝不斷更新、豐富知識，不斷提高自身工作能力與工作效率。《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》11條規定：其中主要是檔案工作的兼職工人，所有的檔案文件的專業技術人才，使企業的績效進行評價，提升能力，評估程序應嚴格按照國家有關法規的規定，實施檔案職稱制度，專業技術人員檔案有相同的治療和醫學專業技術人員，以人性化的管理使檔案工作隊伍保持穩定。在實際工作中，醫院管理者應從人性化管理視角出發，了解檔案管理人員的實際需求，包括薪資待遇、晉升機制、醫院地位等問題，并以此為契機，提高檔案人員的工作積極性，最終提高檔案管理工作的整體水平。

3.5完善檔案信息化建設，促進醫院行政檔案管理的轉型

隨著科學技術的快速發展，目前辦公自動化在醫院中也得到了更多的應用，而計算機制作文件的方式開始取代原本紙質檔案形式。許多醫院將文件打印文件，申請完成后簽署的，仍然是原來的存儲在電子文件的形式，電子文件的足夠重視，因此，在一個分散的保存狀態，毫無疑問，提高檔案管理的難度，無法實現有效的管理，盡快實現行政檔案管理的統一。目前的電子文件管理系統，證據，有一個大的問題的管理技術，所以大多數仍在使用的檔案文件和電子文件的兩種方法。電子文件的歸檔要注意充分和完整，真實和有效的統一載體片段，參照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》中的相關要求，主要內容包括以下幾個方面：①有關醫院主要職能活動、基本面貌或對醫院長遠研究有重要利用價值的文件應永久保存，具體包括醫院規章制度、法律規定、重要議題文件、綜合統計報表、重要請示、上級或非上級部門下發的重要文件需執行文件。②醫院的一般性工作活動為長期保管文件，在較長時間內有一定的參考價值，一般期限為16-50年左右[5]。

4.小結

綜上，醫院檔案管理工作屬于綜合性較強的學科類別，涉及眾多的學科范圍，需各科室的互相配合，所以醫院檔案管理必須從思想觀念，管理模式，服務模式，管理團隊的素質是多方面的創新，只有這樣才能保證活力和醫院檔案管理工作的特點。將人性化管理理念應用在醫院行政檔案優化策略中符合目前醫療機構發展趨勢以及以患者為中心的服務理念，可最大化實現行政檔案管理的遠期效益和

參考文獻：

[1]王海英，王占海，鞠向明等.議人事檔案的人性化管理[J].中國醫藥導報，2009，6（23）：147-148.

[2]葛志勇.非在編合同制醫務人員檔案材料的歸檔與整理[J].蘭臺世界，2010，12（7）：10-11.

[3]王楠，陳龍，李霞等.人性化管理在兒科護理持續質量改進中的應用[J].重慶醫學，2013，07（33）：4102-4102，4104.

[4]鄭延松，歐陽亞迪，陳志來等.談優化醫院行政管理流程[J].解放軍醫院管理雜志，2009，16（2）：117-118.

[5]李婷花.談醫院檔案管理中的幾個問題[J].山西檔案，2009，09（z1）：54-55.

作者簡介：丁晶（1982.1-），女，助理館員。