對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案管理困惑的探討

梁艷

[摘 要]計(jì)算機(jī)的發(fā)明面世和計(jì)算機(jī)自動(dòng)化技術(shù)手段的成長(zhǎng)，漸漸的自動(dòng)化技術(shù)已經(jīng)變成了一種屢見(jiàn)不鮮的現(xiàn)象，而在辦公室辦公中一樣也應(yīng)用到了自動(dòng)化技術(shù)手段，這類技術(shù)手段使辦公室辦公的效力大大提高，并且使得檔案管理的效力大大提高，避免了沉重的檔案管理。本文著重于企業(yè)檔案管理中的問(wèn)題進(jìn)行探究和解決。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)辦公自動(dòng)化檔案管理

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步無(wú)疑影響了人們的生活，在人們的生活中點(diǎn)點(diǎn)滴滴都能看到科學(xué)技術(shù)對(duì)于生活的改變，自動(dòng)化技術(shù)避免了工作人員繁雜的處理，使得檔案管理變得簡(jiǎn)單明了。那么在科學(xué)技術(shù)的前提下，辦公自動(dòng)化大大解放了人們的生產(chǎn)力并且在節(jié)約了人們生產(chǎn)勞動(dòng)力的同時(shí)大大加快了人們的生產(chǎn)效率。只有工作效率提上去了，那么隨之而來(lái)的效益就會(huì)提高，變得更加有可創(chuàng)作性和經(jīng)濟(jì)效應(yīng)性，只有這樣才能讓辦公自動(dòng)化擁有更大的市場(chǎng)和前景，才能被越來(lái)越多的人所接受。

1.企業(yè)檔案管理自動(dòng)化的定義

1.1辦公自動(dòng)化的含義

辦公自動(dòng)化英文為（Office Automation）提取兩個(gè)英文單詞第一個(gè)字母縮寫為“OA”，所以我們經(jīng)常在網(wǎng)上可以看到“OA”辦公軟件。那么對(duì)于辦公自動(dòng)化這一概念我國(guó)定義為：用最新的科學(xué)技術(shù)來(lái)代替人去做一些人類的行為活動(dòng)，服務(wù)于辦公專業(yè)，用人和機(jī)器來(lái)構(gòu)成業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。1980年我國(guó)的辦公自動(dòng)化技術(shù)已經(jīng)從紙質(zhì)辦公變成了由個(gè)人計(jì)算機(jī)為媒介，把紙質(zhì)數(shù)據(jù)記錄到電腦里面的自動(dòng)化辦公技術(shù)。辦公自動(dòng)化技術(shù)是讓機(jī)器代替人去進(jìn)行檔案的分類和整理，從而避免人進(jìn)行大量的文案整理，因?yàn)槿苏泶罅康臄?shù)據(jù)難免會(huì)出現(xiàn)失誤和粗心，而這些檔案和數(shù)據(jù)是企業(yè)最重要的信息所在，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)于企業(yè)就會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的損失。而使用了機(jī)器就能避免這一類的問(wèn)題，并且機(jī)器在處理這些數(shù)據(jù)時(shí)的速度上遠(yuǎn)遠(yuǎn)不是人所能夠比擬的，因此辦公自動(dòng)化是一種辦公室人員的解放。

1.2企業(yè)辦公自動(dòng)化的功能

不管是私人信息還是公共信息，不管是會(huì)議記錄還是的的檔案的管理，辦公自動(dòng)化都能很好的協(xié)調(diào)于其中，進(jìn)行精確的管理和整理。方便工作人員進(jìn)行整理分類和數(shù)據(jù)尋找，大大便捷了辦公的速度。

2.企業(yè)辦公檔案管理自動(dòng)化文案管理的基本

2.1使用企業(yè)辦公檔案管理自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化已經(jīng)在我國(guó)出現(xiàn)了幾十年，但是由于人類一開(kāi)始是使用紙質(zhì)辦公，所以使用紙質(zhì)辦公這一觀念暫時(shí)還不容易改變過(guò)來(lái)。尤其是老一輩的工作人員，因?yàn)閷?duì)于計(jì)算機(jī)的接觸不是很多，所以對(duì)于辦公自動(dòng)化還不是很熟悉，因此實(shí)現(xiàn)起來(lái)還是有一點(diǎn)點(diǎn)的難度。有些辦公部門沒(méi)有了解到自動(dòng)化的好處，所以對(duì)于辦公自動(dòng)化的好處還沒(méi)有清晰的認(rèn)識(shí)到，這也是普遍存在的一種現(xiàn)象。不過(guò)隨著時(shí)間的推移，我認(rèn)為辦公自動(dòng)化一定能夠被大家所接受和了解以及使用。還有的辦公人員對(duì)于自動(dòng)化以后的管理不細(xì)心的問(wèn)題，這也會(huì)到時(shí)管理檔案管理里面出現(xiàn)許多的問(wèn)題。只有不斷的把辦公自動(dòng)化的優(yōu)點(diǎn)去展示出來(lái)，讓越來(lái)越多的人去被吸引，才能讓辦公自動(dòng)化的魅力體現(xiàn)出來(lái)。

2.2企業(yè)檔案管理辦公自動(dòng)化制度的不完善

辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)注定會(huì)引起辦公模式的改革和變革，那么不可避免的辦公自動(dòng)化里面肯定有不是很完善的地方，這也要求我們一起去在實(shí)際中找到它的問(wèn)題。這不僅僅只是關(guān)系到辦公自動(dòng)化帶來(lái)和便捷，更加能夠帶給工作人員對(duì)于辦公自動(dòng)化的認(rèn)同和認(rèn)可，增加了人們對(duì)辦公自動(dòng)化的喜愛(ài)，更加能夠推廣辦公自動(dòng)化的推廣。

2.3企業(yè)檔案管理里面辦公人員水平問(wèn)題

辦公自動(dòng)化最主要的目的是為了方便文檔的管理，提高處理文檔數(shù)據(jù)的速度，晚睡文檔管理的質(zhì)量問(wèn)題，那么任何一個(gè)機(jī)器最后還是要依賴于人員的調(diào)配和管理，一個(gè)好的辦公人員對(duì)于辦公自動(dòng)化文檔的管理有著本質(zhì)的區(qū)別，只有針對(duì)每一個(gè)不同的辦公自動(dòng)化的功能去讓每一個(gè)使用的辦公人員針對(duì)其特點(diǎn)去講解機(jī)器額特性，才能最大化的發(fā)揮它的作用。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的培訓(xùn)和指導(dǎo)，才能夠明白自己崗位的需求和要求，才能夠更好的完成自己的工作，再完美的東西給一個(gè)會(huì)使用和一個(gè)不會(huì)使用的人手上。結(jié)果可想而知。只有不斷的提高使用人員的使用水平和能力才能最大限度的發(fā)揮自動(dòng)化的魅力和能力，大大提高檔案管理的能力。

3.辦公軟件對(duì)于文檔的要求

3.1紙質(zhì)檔案具有的重要地位

紙質(zhì)檔案是企業(yè)不可缺少的根本所在，這些都是一個(gè)企業(yè)的標(biāo)志和根本所在，沒(méi)有這些檔案企業(yè)就無(wú)從談起，這些檔案是企業(yè)的見(jiàn)證和未來(lái)，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)檔案是非常非常重要的。紙質(zhì)檔案因?yàn)闅v史悠久，有了很久的時(shí)間的沉淀，已經(jīng)形成了一個(gè)紙質(zhì)檔案的固定流程，而且紙質(zhì)檔案在某一方面是比電子文檔更具有可信度，所以紙質(zhì)檔案和電子檔案要并存于世，其實(shí)辦公自動(dòng)化文檔管理很多方面都是由紙質(zhì)文檔管理演變而來(lái)，這也就要求紙質(zhì)檔案不能夠廢除。

3.2電子的檔案的安全保護(hù)措施

電子檔案區(qū)分于紙質(zhì)檔案的是電子檔案輕易蒙受電子黑客的浸禮，變得不在具有隱秘性。那么這樣一來(lái)也就要做好電子檔案平安保護(hù)辦法和病毒的反進(jìn)犯辦法。在電子檔案里一定要做好電子數(shù)據(jù)的備份處理，因?yàn)橐坏﹣G失就會(huì)變得相當(dāng)麻煩。所以電子檔案里面最重要的就是如何保護(hù)，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)很發(fā)達(dá)，那么電子檔案的安全問(wèn)題也是需要人員的努力的，只有小心一些，才能夠確保電子檔案的萬(wàn)無(wú)一失。

4.結(jié)束語(yǔ)

辦公自動(dòng)化無(wú)疑給辦公文檔管理提供了很多便利，但是關(guān)于電子檔案的保護(hù)問(wèn)題卻不由得讓人擔(dān)心，所以這也是未來(lái)要去進(jìn)行研究的方向和目標(biāo)。紙質(zhì)檔案畢竟擁有自己悠久的歷史文化背景，所以紙質(zhì)檔案是不容易也是不能夠廢棄的，紙質(zhì)檔案應(yīng)該和電子檔案一起存在，紙質(zhì)檔案其實(shí)就是電子檔案的前身，電子檔案很多東西都是由紙質(zhì)檔案變化而形成的，所以我們?cè)诎l(fā)展電子檔案的同時(shí)也不能說(shuō)把紙質(zhì)檔案全部取代。

參考文獻(xiàn)：

[1]張建國(guó).辦公自動(dòng)化設(shè)備與常用軟件[M].清華大學(xué)出版社，2004.

[2]李圓園.辦公自動(dòng)化的技術(shù)發(fā)展過(guò)程及未來(lái)趨勢(shì)[J].湖北電力，2010，34（2）：72-73.