對學校檔案管理工作的幾點認識

步娟

[摘 要]學校檔案管理是學校常規管理的一個重要組成部分。它既是學校管理和教育、教學、財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是學校常規管理的重要基礎工程。因此，加強檔案管理工作顯得尤為重要。

[關鍵詞]學校；檔案；管理

學校檔案管理是學校常規管理的一個重要組成部分。學校檔案資料包括：各種會議記錄、文書檔案、人事檔案、學生學籍檔案、教師業務檔案、教育教學檔案、體育衛生檔案、校舍校產檔案、財務檔案、校園建設檔案、基建檔案等。它既是學校管理和教育、教學、財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是學校常規管理的重要基礎工程。因此，加強檔案管理工作顯得尤為重要。結合實際工作，就如何加強學校檔案工作談幾點粗淺的認識。

首先，要提高領導對學校檔案管理工作的重視程度。

一些學校領導對檔案工作不夠重視，對檔案資料保存意識薄弱。此項工作被“邊緣化”，甚至“無人問津”。造成很多珍貴的資料流失，給學校造成很大程度的損失。因此，提高領導對檔案工作的重要性的認識是學校檔案工作的前提。檔案工作是一項綜合工作，不是依靠檔案室的人員就能夠完成的。它需要學校各個部門共同完成。如學生學籍檔案、教師業務檔案、教育教學檔案等需要教導處協助收集整理；校舍校產檔案、財務檔案、校園建設檔案等需要總務處收集整理；各種會議記錄、文書檔案、人事檔案等需要辦公室收集整理。因此，學校應該成立一個檔案資料工作領導小組，由一名校領導分管，以便協調各個處室共同做好檔案資料工作。

其次，要完善制度建設，規范檔案工作，確保學校檔案保管和利用的規范化和制度化。

依據《檔案法》及相關制度規定，建立和健全學校檔案管理和利用的相關規章制度，規范學校檔案歸檔和借閱行為，確保檔案資料的安全。在檔案的收集、整理、保存、借閱、銷毀的全過程都要建立完善的操作規程及管理制度，確保檔案在整個過程中，始終處于可控狀態。僅僅做到這樣還不夠，因為這樣的制度也不能避免檔案的損毀和丟失等意外的發生。所以，有必要制訂相關預案，出現檔案資料不規范、損壞、丟失等情況時，迅速確定責任人并采取補救措施，保證檔案資料完整、安全。

第三，提高檔案工作人員的綜合素質，建立一支合格的檔案管理隊伍。

再好的制度也需要人來執行，如果執行的人對檔案工作不了解，不能按照規定操作，必然使得管理制度變成“一紙空文”。因此，檔案工作人員的素質直接決定了檔案工作的管理水平。而現在學校的檔案管理人員多數是兼職，檔案工作只是他們的一項，還不是最重要的一項工作。面對這樣的情況，學校應當加強檔案管理隊伍的建設，應當安排專職的檔案管理人員，并定期對其進行業務培訓，從根本上提高檔案工作人員的綜合素質，從而提高學校檔案管理的水平。

第四，充分利用現有設備的情況下，適度改善檔案保存條件，為檔案工作提供必要的物質保障。

學校要設立專門的檔案室來保管檔案資料，并劃分出檔案陳列保管區，檔案閱覽區，借閱登記區，辦公區等功能區，確保檔案工作有序、安全。學校與企業不同，對檔案工作的投入是有保障的。但學校存在的問題是購置了相關的設備后，往往沒有充分利用，或沒有做好維護工作，造成設備大量閑置。對于這種情況應當加強管理，對已經落后淘汰的設備及時更換升級，對能夠繼續使用的進行維護。改善現有的保管條件，提高檔案的管理水平。逐步實現檔案管理工作的現代化。

第五，加強檔案開發利用工作，使檔案為學校各項工作提供強有力的支持。

檔案是學校過去工作的完整記錄，是學校各項成績的歷史見證。如果僅僅是留存資料，還有必要投入這么多人力、物力來做這項工作么。實際上，收集、整理、保存檔案資料只是一種手段，檔案工作的最終目的是利用。而就檔案工作本身來說，只有將檔案資料利用好才能體現檔案工作的重要性。如，在教育教學和科研工作中，應當發揮檔案的作用。要發揮這樣的作用，就應當在平時注意教學教案和教學科研成果的搜集和整理，使得檔案資料齊備，便于查找，為教學及科研工作提供珍貴的基礎資料，提高教學及科研工作的質量。新成果又可以作為檔案資料保存，留待后續教學研究工作使用。這樣檔案資料就“活”起來了，形成良性循環。在完善檔案工作的同時，促進學校各方面工作的開展。

以上是本人對學校檔案工作的一些粗淺的認識，由于能力所限和客觀的局限性，還有不當的地方。在今后的工作實踐中會不斷總結經驗，增強對檔案管理工作的認識，開拓思路，創新方法，為不斷提高學校檔案管理水平作出自己的貢獻。