芻議人力資源管理工作中人事檔案管理的重要性

周麗紅

[摘 要]在新時代背景下，企業之間的競爭主要是知識的競爭，在企業管理中的重點是對知識進行管理，人力資源管理是知識管理的重要內容，但在人力資源管理工作，人事檔案管理對人力資源管理具有較大的影響作用，做好人事檔案管理，可以有效的提高人力資源管理的質量和水平。本文就人力資源管理和人事檔案管理進行從分析，對人事檔案管理在人力資源管理工作中的重要性和現存的問題對人力資源的影響進行分析研究，以便探討人事檔案管理的優化措施，從而有效的提高人事檔案管理在人力資源管理工作中的作用。

[關鍵詞]人力資源；管理工作；人事檔案管理；重要性

引言

人事檔案是國家機構、社會組織在人事檔案管理活動中逐漸形成的，主要是記錄并反映個人經歷、綜合素養、工作表現，以個人為單位集中保存起來的以備查考的文字、表格等其他形式的歷史記錄。人事檔案管理的質量對人力資源的開發和使用具有重要的作用。由于現今是知識經濟時代，企業之間的競爭主要是知識的競爭、人才的競爭，因此，尤其需要注重人力資源管理，但人力資源管理工作中，人事檔案管理是其核心內容，只有做好人事檔案管理工作，才能夠有效的提高人力資源管理水平和質量，從而使得人事檔案管理在人力資源管理工作發揮出更加重要的作用[1]。

1.人事檔案管理和人力資源管理分析

人力資源管理指的是通過結合一定的人力、物力，并以科學方法進行合理的培訓、組織和調配，以便有效的確保人力、物力維持在一個相對穩定的最佳狀態，通過對人的思想、行為、心理進行有效的控制和協調以及引導，從而有效的發揮出人的主觀能動性，做到物盡其用，人盡其才，從而達到組織的目標。從本質上而言，人力資源管理的核心內容是對人進行管理。而人事檔案管理指的是記錄個人經歷、工作表現、綜合素養等相關內容的材料，其具有較強的真實性、現實性、動態性和機密性，是全面性的對人才進行考察和了解，對人才進行正確利用和調配的依據[2]。

2.人事檔案管理在人力資源管理工作中的重要性

其一，為開發人力資源提供可靠的、真實的數據信息。通過相關人事檔案可以對員工的人生經歷進行動態的分析，可以充分掌握員工的過去和現在，同時可以對員工整體素養進行評價，以便對員工的發展潛能進行預測。人事檔案可以將有價值的信息提供給企業，并幫助企業及時發現人才，并充分利用人才，以便避免對人才的埋沒和壓制。通過對人事檔案的相關信息進行了解，可以對人才的使用進行揚長避短，充分的發揮出人才的作用。

其二，有利于合理的配置人力資源。通過人事檔案充分了解人才的個人信息，并根據人才的實際情況制定出科學的管理方式。同時，人事檔案管理的有效性能能夠做到人力資源信息共享。當企業進行人力資源配置的時候，可以根據人才的不同特點和能力，因事擇人，使得人才被合理的利用，將人才的優勢充分發揮出來。

3.人事檔案管理現存的問題對人力資源管理的影響

其一，目前，在人事檔案管理中部分人才的個人信息具有作假的現象，例如檔案中經常出現個人信息內容失真的現象，假學歷、假年齡、假工齡等現象比較嚴重。這些不真實的信息將會導致人事部門無法對人才進行正確的評估，因此，對人力資源管理中涉及到的人員配置問題、解聘和退休等問題就無法進行正確的制定，同時對企業當前以及未來的人力資源配置需求預測具有重大的影響，嚴重者可能會使企業錯過較好的發展機遇[3]。

其二，人事檔案材料應該全面、客觀、真實的反映一個人的面貌，然而部分人事檔案材料比較單一，內容比較抽象簡單，無法體現出個性特點，對企業選人、用人沒有真正意義上的參考價值，會直接影響到員工的選拔和正常的晉升。同時，還會對員工工作的積極性具有一定的挫傷，對組織造成不必要的損失。另外，由于人事檔案使用不夠規范引起重建檔案現象比較多，導致人事檔案內容不夠完整和統一，使得員工的真實面貌無法全面的反映出來，在一定程度上增加了人力資源管理的成本。

4.人事檔案管理的優化措施

其一，優化人事檔案管理制度，增強人事檔案的真實性和動態性。在人事檔案管理工作當中，需要及時對無法適應新形勢、新情況的規章制度進行改革創新，在建立新的人事檔案管理制度的時候，需要考慮到新形勢的實際情況，建立科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案管理工作更加法制化。在檔案材料管理的工作中，需要完善檔案的傳遞、登記制度，并做好檔案管理的動態性和考核工作。如果發現有遺漏丟失的情況，需要立即查找補缺，以便確保檔案材料的完整性和統一性。

其二，有效的提高人事檔案管理工作人員的綜合素養。要想做好人事檔案管理工作，首先，就要提高人事檔案管理工作人員的綜合素養。人事檔案管理工作人員需要具備較高的政治素質、嚴格的組織紀律性和較高的職業道德水準。同時，還需要加強人事檔案管理工作人員的思想建設和業務建設，擴充工作人員的知識，并對工作人員進行有效的培訓，以便適應新形勢、新要求的檔案管理工作。

5.總結

人事檔案管理是人力資源管理工作中重要的組成部分，只有將人事檔案管理工作做好，才能夠有效的提高人力資源管理工作的水平和質量，從而有效的促進企業的可持續發展。因此，在人力資源管理工作，人事檔案管理起到至關重要的作用。需要對人事檔案管理現存的問題進行有效的分析，以便制定出有效的解決措施，從而充分發揮出人事檔案管理在人力資源管理工作中的作用。

參考文獻：

[1]魯瑤.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].檔案學通訊，2009，14（04）：145-146.

[2]林海英，劉樹清.人事檔案管理在現代人力資源管理中的發展趨勢[J].黑龍江檔案，2009，13（06）：112-113.

[3]段曉亮，崔亞芬.人事檔案管理在現代人力資源管理中的發展趨勢[J].當代經濟，2009，24（20）：136-137.