對加強教學檔案管理工作的思考

于輝

[摘 要]學校的教學檔案是教育事業的重要組成部分，是教學活動和教學管理的客觀反映和具體總結。建立完整的教學檔案，對于提高教學質量、推進教學研究、提升教學管理水平，具有重要的意義。

[關鍵詞]教學檔案；管理；歸檔；制度

教學檔案是指在教學管理和教學實踐活動中直接產生的一些原始文件資料，它們包括文字材料、圖表、錄音、影像資料。這些資料具有一定的保存價值，人們將這些教學文件統稱為教學檔案。教學檔案管理是指檔案管理人員對教學檔案和檔案信息進行管理，并提供利用服務的各項業務工作的總稱，是檔案工作最基本的組成部分。教學檔案管理工作具體包括檔案的收集與管理、檔案的保管與編目、檔案的價值鑒定、檔案的編輯和研究、檔案的檢索和統計、檔案提供與利用等。教學檔案管理工作能夠反映一個學校的教學實踐活動概貌和學校的教學管理的水平，也是學校進一步發展和改進教學工作的重要依據。由此可見，教學檔案管理工作是高校管理工作的一個重要環節，具有十分重要的作用。

一、教學檔案管理工作的具體展開

教學檔案管理工作涉及到教學活動的各個環節，提高教學檔案管理工作各個環節的科學性和有效性，將規范具體教學教務工作的展開。

1.教學檔案的搜集

教學檔案的搜集是教學檔案管理工作的前提和基礎。教師、學生和教務管理人員在日常的教學活動、教學建設、教學管理等活動中，形成了諸多具有保存價值的文件資料，如文字、圖片、圖表、錄音、錄像等。作為教學檔案的管理人員，必須對這些資料進行積極的搜集、整理、分類、歸檔等，從而做好教學檔案的管理工作。同時，作為教學檔案管理的相關人員，應合理把握教學文件材料歸檔的范圍，制定相應的教學檔案管理計劃，力爭做到對教學檔案的搜集有計劃性和實效性。

2.教學檔案的歸檔

在教學檔案的管理過程中，應尤其重視教學檔案的歸檔工作。教學檔案的整理是一項復雜并細致的工作，同時，在教學檔案整理的過程中必須按照嚴格的標準和要求進行。每份教學檔案材料從最初的形成到最后的立卷歸檔，都需要經過十幾項具體的內容，如分類、擬寫案卷標題等等。此外，在教學檔案歸檔的過程中，應格外注意教學檔案的歸檔材料，應反映出教學實踐活動和教學管理的全過程，尤其在歸檔的過程中，應按照教學、科研、管理等活動的各個階段來搜集材料，具體來說，一方面，要把需存檔的所有資料補齊、補全，使得相關材料合理連貫、清晰全面。另一方面，要把搜集到的教學檔案材料進行鑒別，去偽存真、去雜存整、去劣存優，從而確保教學檔案材料的準確性和有序性。

3.教學檔案的保管

教學檔案的保管，包括教學檔案的保存、借閱、返還等各個環節，因此，必須要根據學校和學院的實際情況，制定相應完善的教學檔案管理制度，從而使得具體工作有制度可依、有制度可循。同時，對于教學檔案的保管應有專人負責，應盡量挑選政治素質好，且具備一定的教學管理經驗的人員從事這項工作。總之，對于教學檔案材料的管理，必須如實反映教學工作和教學管理過程中的各個重要環節，同時應從具體的實際工作出發，遵循其自然規律和邏輯聯系，客觀體現教學活動自身的特點。

二、加強教學檔案管理工作的具體舉措

1.規范和完善教學檔案管理制度

教學檔案管理工作作為一種動態的存在方式，要考慮到它與其他工作的相互作用，結合高校教育實踐的有關特性和思想理念，應制定、完善教學檔案管理工作的各項規章制度，確定教學檔案管理人員的職責范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調動其積極的進取心。工作制度的建立要由學校分管的校長負責組織，由校檔案館具體牽頭草擬制定，以體現檔案工作的專業性和科學性。通過相關制度的貫徹執行，以規范教學檔案工作行為，使教學檔案管理工作步入制度化軌道，并逐漸形成良好的運行機制。

2.提高全員檔案意識，確立教學檔案管理新理念

當前高校檔案部門的當務之急是制定出符合教學管理特點、具有可操作性的、至少是全校統一的歸檔范圍，消除檔案收集的現有盲區。有關領導要充分認識教學檔案在教學管理工作中不可或缺的信息情報作用，高度重視教學檔案工作，確立信息時代所必需的“教學檔案一體化管理”新理念，建立教學檔案科學管理新機制，使教學管理工作與檔案工作真正有機結合。另一方面，檔案部門也應積極向有關領導和廣大教師反復宣傳檔案工作的政策法規，宣傳教學檔案歸檔以及保護教學檔案的重要性。

3.改進教學檔案管理工作的現代化水平。

隨著高校教育事業的不斷發展，原先舊的教學檔案管理機制已不能適應當前教學檔案管理工作的需要，甚至在某些方面制約了檔案管理工作的進步和發展。在具體工作中，逐步將先進的檔案管理技術和檔案管理設備引入到具體的教學檔案管理工作中，從而實現教學檔案管理的信息化。

4.加強檔案人員的業務培訓

高校應加強對檔案人員尤其是各教學部門兼職檔案人員的業務培訓，努力提高他們的業務素質。培訓的方式有很多，如定期組織經驗交流會、業余講座等，同行之間互相學習借鑒，激發教學檔案管理人員的事業心和使命感。從事教學檔案管理的人員，應利用各種培訓教育機會，學習檔案專業知識和檔案法規標準，采取有效的措施，大力開發利用教學檔案信息資源，主動為廣大師生員工做好檔案信息服務，不斷提高自身工作水平和工作能力。

總之，在高校的教育教學活動中，教學檔案有著重要的作用。高校應充分注重教學檔案管理工作的重要意義，提升教學檔案管理的科學性和有效性，形成教學檔案管理的先進科學模式，從而推動教育教學工作的開展。

參考文獻：

[1]王炯.高校教學檔案管理工作淺析[J].高等職業教育-天津職業大學學報，2006，（09）.

[2]蔡青.關于高校教學評估與優化教育檔案管理的思考[J].高教論壇，2006，（02）.