建立年鑒質量保證體系的思考

徐艷

[摘 要]質量保證體系是一套行之有效的質量管理手段。年鑒作為一項復雜的社會化工程，運用質量保證體系管理年鑒的編纂工作將會事半功倍。本文從外部和內部兩方面淺談如何建立年鑒質量保證體系。

[關鍵詞]年鑒質量保證體系；外部；內部

年鑒質量保證體系就是史志部門以提高和保證年鑒質量為目標，運用系統方法，依靠必要的組織結構，把各部門、各環(huán)節(jié)的質量管理活動嚴密組織起來，將整個編纂過程中影響年鑒質量的一切因素控制起來，形成一個有明確任務、職責、權限，相互協調、相互促進的質量管理有機整體。筆者從外部和內部兩方面淺談如何建立年鑒質量保證體系。

一、構筑三個保障，為年鑒編纂提供外部質量保證

良好的外部質量保證體系是做好年鑒工作的外部基礎條件。下面，從法律保障、組織保障和供稿網絡保障三個方面來闡述外部質量保證體系的建立。

（一）形成依法編鑒格局。《地方志工作條例》（以下簡稱《條例》）和《地方綜合年鑒編纂出版規(guī)定（試行）》（以下簡稱《規(guī)定》）的制定和實施，為各級政府依法、規(guī)范、科學編鑒提供了強有力的保證。《條例》和《規(guī)定》從宏觀角度對全國地方志及年鑒工作相對原則性地作出了規(guī)定，但各地的修志編鑒環(huán)境不一致，我們必須要結合各自實際，研究制定具體的實施意見，指導各地開展編鑒工作。同時，要通過行之有效的方式，大力宣傳《條例》《規(guī)定》等，努力營造全社會各界關心年鑒、支持年鑒的良好氛圍。

（二）建立完善組織保障。所謂完善組織保障，就是切實落實好“一納入五到位”。1、落實法律規(guī)定。《條例》第四條明確規(guī)定：縣級及以上人民政府應當加強對本行政區(qū)域地方志工作的領導，地方志工作所需經費列入本級財政預算。這為各地年鑒工作落實“一納入五到位”提供了法律依據。2、爭取領導支持。首先，把握住有利時機，比如在召開史志工作會議或是上級領導來指導督查工作、外地史志機構來交流考察等，及時向相關領導匯報年鑒工作情況，爭取領導的關注。其次要以優(yōu)異的成績贏得領導的信任和重視，史志部門要緊緊圍繞各級黨委、政府的中心工作，充分發(fā)揮史志業(yè)務優(yōu)勢，提升史志服務效能，助力經濟社會發(fā)展。3、凝聚工作合力。在贏得上級領導支持的同時，我們要主動加強與區(qū)域內重要部門的溝通聯系，尋求工作支持和幫助。如黨委政府在推動年鑒工作方面給予指導、幫助和督查，發(fā)改部門可將年鑒工納作入經濟社會發(fā)展計劃，人事部門可在人員配備上給予支持，財政部門可在經費上給予傾斜，黨史、新聞、文化等部門可以在宣傳年鑒方面給予幫助。

（三）健全供稿網絡保障。要充分利用網站、報紙、電視等有效載體，廣泛宣傳編纂年鑒的重要性和深遠意義，使各供稿單位領導及具體撰稿人從思想上重視年鑒工作。結合年鑒的編纂周期特點，注重引導供稿單位健全內部供稿機制，明確分管領導，安排熟悉單位業(yè)務、熱愛年鑒工作、事業(yè)心強、文字水平高的人員連續(xù)擔任具體撰稿人。要暢通政府行政發(fā)文、部門供稿的主渠道，明確供稿單位職責，引導各單位樹立“一盤棋”思想，站在講政治、講大局的高度上審視年鑒編纂工作，并根據職責分工統籌安排撰稿任務。同時，要加大監(jiān)督檢查力度，及時調度單位組稿情況，表揚先進，鞭策落后。

二、依托三個平臺，為年鑒提供內部質量保證

內部年鑒質量保證體系是整個體系建設中的核心部分，需從規(guī)范化、責任分工、人員培訓三個方面來構建。

（一）編纂規(guī)范化。中國年鑒編纂的規(guī)范化問題，是中國年鑒事業(yè)能否健康發(fā)展的根本性問題之一，是提高年鑒質量和使用價值，增強年鑒功能的基本問題之一。年鑒編纂實行規(guī)范化，是勢在必行不容置疑的。（1）2012年7月出臺的《規(guī)定》，著力解決了年鑒編纂中的基本問題，并對指導思想、總體原則和成書標準等內容作了明確規(guī)定。工作中，我們要認真研讀并嚴格執(zhí)行《規(guī)定》要求，對年鑒的編輯內容進行規(guī)范，包括總體設計、選題選材、條目編寫、成書加工制作等，著力提升年鑒的編纂質量。在年鑒編纂工作流程上，要結合地方特色，制定出切實可行的制度，包括組稿制度、編輯加工制度、審稿制度、校對制度、出版發(fā)行制度等，使每一個環(huán)節(jié)、每一道工序都有章可循。

（二）責任分工制。年鑒工作涉及到多方面、多領域、多環(huán)節(jié)，質量問題是一個貫穿于年鑒編輯各個環(huán)節(jié)的普遍性問題，每一個環(huán)節(jié)都有各自的質量要求。因此，職責分明、層次簡化、分工合理、運轉協調、高效靈活的分工負責制就顯得尤為重要。主編要站位準確，樹立嚴格的質量觀，切實當好年鑒工作的總設計師、總指揮，全力做好年鑒的策劃設計、環(huán)境營造、總纂把關、流程控制。編輯分工要定責、定時、定質、定量，從初期組稿到中期編纂、后期校對排版都要自行負責、全程參與、一抓到底。要加強過程管理，使每個環(huán)節(jié)的責任人，既是監(jiān)督者又是被監(jiān)督者，其編纂質量和工作效率隨之而處于有效的監(jiān)控之下，提高編輯的責任心。同時，要建立激勵機制，獎先罰后，既進行書面表揚，又把編輯的工作情況與評先樹優(yōu)、職稱評定等緊密結合，以調動編纂人員的積極性，確保編纂的質量和進度。

（三）培訓常態(tài)化。一支優(yōu)秀的人才隊伍對編纂出高質量的精品年鑒起著決定性的作用，而人才隊伍的塑造則依賴于有一套高效務實、系統完善、持續(xù)長久的培訓機制。史志部門要根據整體編纂人員的思想狀態(tài)、政治理論素養(yǎng)、業(yè)務水平等實際情況，有針對性地、分期分層次制定長期培訓規(guī)劃。培訓方式上，可以通過定期組織學習、理論研討、參加上級史志系統業(yè)務培訓、到先進地區(qū)的史志部門交流學習、開展優(yōu)秀年鑒讀稿評稿活動等方式提高編纂人員的業(yè)務素質。培訓內容上，無論是供稿單位的編寫人員還是內部編輯，都要系統掌握年鑒的基本知識、體例、寫作要求等基礎性內容。同時，要多涉獵專業(yè)以外的政治、經濟、法律等方面知識，多與外界交流，要走出去，沉下來，到基層，入企業(yè)，下農村，要全面搜集素材，增長見識，積累信息，成為具備廣博知識的“雜家”。

注釋：

（1）楊雋：《略談年鑒編纂規(guī)范化》，《上海地方志》2000年第3期。