檔案管理信息化建設(shè)的重要性

王潔穎

摘 要：當(dāng)代檔案管理工作是企事業(yè)單位的重要組成部分，能夠給企業(yè)帶來(lái)很大的幫助，為其全面管理提供參考和依據(jù)。如今，信息化的使用比較頻繁，在檔案管理中也有很多的應(yīng)用，檔案管理在其幫助下也有很大的發(fā)展和進(jìn)步。檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理。二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過(guò)檔案資源建設(shè)來(lái)建立科學(xué)合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下薄礎(chǔ)。該文就檔案管理信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行了探討，對(duì)其更好的建設(shè)提供了一些參考建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理 ?信息化 ?檔案資源

中圖分類號(hào)：G27 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1674-098X（2014）11（b）-0203-01

1 檔案和檔案管理的現(xiàn)狀

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。主要分為八種：文書(shū)檔案、科技檔案、司法檔案、會(huì)計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案和外交檔案等。

檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理。二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過(guò)檔案資源建設(shè)來(lái)建立科學(xué)合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。檔案管理活動(dòng)與其他文獻(xiàn)管理活動(dòng)樣、包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)。

檔案管理目前因?yàn)槠渥饔玫耐癸@，開(kāi)始受到越來(lái)越多的關(guān)注，加上現(xiàn)代技術(shù)的不斷進(jìn)步和更新，其發(fā)展步伐也是比較快的。但是同社會(huì)的發(fā)展相比，仍然有距離，導(dǎo)致了檔案管理工作出現(xiàn)了問(wèn)題，這些問(wèn)題主要體現(xiàn)在檔案隊(duì)伍建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度、檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入、檔案設(shè)施的完善等等諸多方面，因?yàn)榇蠹业臋n案意識(shí)并沒(méi)有達(dá)到足夠的高度，仍然有忽略檔案重要性的情況存在。

2 檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化體系由檔案信息資源建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)五個(gè)方面構(gòu)成，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)兩項(xiàng)內(nèi)容尤為重要。檔案管理重要性如下。

（l）檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作;（2）檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。（3）決策的及時(shí)，正確管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來(lái)保證。

3 檔案管理信息化建設(shè)的制約因素

《中華人民共和國(guó)檔案法》實(shí)施以來(lái)，廣大檔案工作者依據(jù)《檔案法》，依法治檔，取得了很大成績(jī)，但管理檔案同時(shí)也遇到了很多阻礙，如下。

（1）檔案人員的相對(duì)素質(zhì)不高，工作待遇較低，這是檔案管理工作受到的較大的阻礙。檔案人員因?yàn)槠鋵I(yè)要求比較高，且需要掌握其他的一些技能，對(duì)于工作人員素質(zhì)的要求嚴(yán)格，可是我國(guó)的檔案技術(shù)人員專業(yè)面比較窄，復(fù)合型的人才相對(duì)比較缺乏，因此，檔案管理技術(shù)的應(yīng)用普及仍然存在問(wèn)題。

（2）檔案信息安全問(wèn)題是現(xiàn)代檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)問(wèn)題。檔案信息的安全性需要有足夠的保障，檔案信息系統(tǒng)是電子檔案和文件等有價(jià)值信息的重要保障，其安全性直接影響額檔案信息的安全性，這個(gè)問(wèn)題也是制約了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的一個(gè)大難題。

（3）檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用是檔案價(jià)值得以體現(xiàn)的主要途徑，而這一過(guò)程也受到了一定的阻礙，以至于，其價(jià)值不能夠最大化的利用。現(xiàn)代科技和生產(chǎn)發(fā)展的爆炸式增長(zhǎng)，信息的產(chǎn)生也是非常巨大的，因?yàn)槊刻於紩?huì)有大量的信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生，可是這些信息卻還不能夠很好的得到篩選和利用，我國(guó)主要停步于淺層的檢索和查詢，并沒(méi)有很多關(guān)于利用的內(nèi)容。

（4）檔案管理信息化建設(shè)需要得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。領(lǐng)導(dǎo)如果對(duì)檔案信息管理工作不給予支持，那么工作很難開(kāi)展，也會(huì)受到重重的阻礙影響。

4 檔案管理信息化建設(shè)的具體途徑

（1）對(duì)現(xiàn)有檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，致力于提升整個(gè)隊(duì)伍的素質(zhì)。目前，我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)能夠以培養(yǎng)和引進(jìn)的方式來(lái)對(duì)檔案人員進(jìn)行調(diào)配，提供多渠道的提升方式，給檔案人員獲取提升的機(jī)會(huì)，以自學(xué)、培訓(xùn)、深造為主要內(nèi)容來(lái)進(jìn)行隊(duì)伍建設(shè)，提升他們的信息技術(shù)能力，獲取更多的復(fù)合型管理人才，這樣才能夠達(dá)到現(xiàn)代檔案管理的要求，對(duì)檔案信息工作進(jìn)行提升。

（2）以檔案信息安全性和完整性來(lái)作為檔案管理的命脈。檔案信息設(shè)計(jì)很多的問(wèn)題，因此安全性是其首先必須保證的。檔案信息的安全受到軟件、硬件等等的影響，還有信息的傳播和利用，需要對(duì)這些方面給予重視，保證檔案的完整性。

第一，安全管理制度應(yīng)從機(jī)房管理、軟件管理、操作、監(jiān)督等多方面著手，以維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的物理安全。硬件方面的問(wèn)題可以通過(guò)技術(shù)于段來(lái)解決，在選擇、設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)要充分考慮到系統(tǒng)的安奈性把它作為一個(gè)重要的指標(biāo)。第二，大中型企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)建網(wǎng)時(shí)就應(yīng)實(shí)行物理隔離，以保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。還可通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)加密、用戶分類、數(shù)據(jù)備份等手段保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全第氣，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中針對(duì)檔案。信息系統(tǒng)實(shí)施等級(jí)保護(hù)的方法，通過(guò)企業(yè)物流、信息流運(yùn)動(dòng)中的重要性、完整性保密性及這此屬性消失之后可能造成的損失，確定其應(yīng)有的安全等級(jí)和信息安全要求，然后根據(jù)劃分的信息安全要求確定信息系統(tǒng)是否在安全允許范圍內(nèi)運(yùn)行，防止未受權(quán)者進(jìn)行違規(guī)操作。

（3）對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程重組給予重視。檔案信息化建設(shè)以網(wǎng)絡(luò)為主要的大環(huán)境，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是其主要的技術(shù)，在管理中需要經(jīng)常涉及。傳統(tǒng)的手工模式已經(jīng)不適合使用，需要使用自動(dòng)化的管理模式，以集成管理為主，這些變化都是非常重要的。

第一，檔案信息收集以及檔案管理模式的變化。數(shù)據(jù)的處理在文件處理的時(shí)候就已經(jīng)完成，而后期需要將文件和檔案管理進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔和統(tǒng)計(jì)的功能。第二，檔案信息檢索和利用的改變。網(wǎng)絡(luò)給檔案信息的利用提供了便利途徑，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行分類、標(biāo)引、編目等等工作，能夠極大的提升工作效率。第三，檔案的指導(dǎo)和編研工作虛擬化。信息技術(shù)是信息檔案管理的基礎(chǔ)，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理影響，一時(shí)不容易轉(zhuǎn)變，需要重新進(jìn)行審視，轉(zhuǎn)變思想，將業(yè)務(wù)流程和內(nèi)容進(jìn)行重新的組合，滿足需求。

總之，目前的檔案管理人員應(yīng)該以檔案的收集和管理為基礎(chǔ)，繼續(xù)保持該項(xiàng)工作的完成，同時(shí)對(duì)可提供的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步的擴(kuò)張，為不同群體提供針對(duì)性的內(nèi)容，滿足各方的需求，檔案信息化建設(shè)也正是為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)而建立的。endprint