基于作業(yè)成本理論的圖書(shū)館管理方法初探

關(guān)鍵詞：作業(yè)成本法；圖書(shū)館；成本管理

摘要：文章分析了作業(yè)成本法在圖書(shū)館適用的可能性與必要性，探討了這種理論在圖書(shū)館適用的程序模型，就其優(yōu)熱、局限性以及圖書(shū)館的應(yīng)用策略進(jìn)行了初步探討。

中圖分類(lèi)號(hào)：G251文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2014）11-0083-02

收稿日期：2014-09-21

作者簡(jiǎn)介：朱雪清（1966-），川匯區(qū)圖書(shū)館館員。1作業(yè)成本理論與圖書(shū)館成本管理

1.1作業(yè)成本理論的緣起

早在20世紀(jì)40年代，美國(guó)著名會(huì)計(jì)學(xué)家Eric Kohler就提出了“作業(yè)”和“作業(yè)會(huì)計(jì)”的概念，但是受制于當(dāng)時(shí)理論的局限性和社會(huì)經(jīng)濟(jì)條件，沒(méi)有得到深入研究。至20世紀(jì)80年代，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用導(dǎo)致生產(chǎn)方式的重大變革，使得傳統(tǒng)成本會(huì)計(jì)系統(tǒng)的弱點(diǎn)凸顯，學(xué)術(shù)界對(duì)成本理論的思考進(jìn)入反省期。20世紀(jì)80年代末，Robin Cooper與Robert S Kaplan等學(xué)者連續(xù)發(fā)表有關(guān)作業(yè)成本法的論述，在西方國(guó)家掀起研究與實(shí)踐作業(yè)成本法的熱潮。作業(yè)成本法的基本原理是將生產(chǎn)過(guò)程中的資源消耗通過(guò)對(duì)資源動(dòng)因的分析追蹤到具體的作業(yè)當(dāng)中去，又根據(jù)作業(yè)動(dòng)因把成本追蹤到最終的產(chǎn)品，形成產(chǎn)品成本。

1.2作業(yè)成本理論在圖書(shū)館的適用性

作業(yè)成本法在圖書(shū)館的應(yīng)用機(jī)理可以表述為：圖書(shū)館服務(wù)（即企業(yè)的“產(chǎn)品”）消耗作業(yè)、作業(yè)消耗資源、資源產(chǎn)生成本。圖書(shū)館還具備作業(yè)成本法的其他適用條件：其一，圖書(shū)館有明顯的多項(xiàng)作業(yè)的特征。比如僅圖書(shū)流通就包括圖書(shū)驗(yàn)收、入藏、排架、外借、催還、歸架、清點(diǎn)、剔除等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。其二，圖書(shū)館的每項(xiàng)業(yè)務(wù)都由成本動(dòng)因來(lái)驅(qū)動(dòng)，而且可以計(jì)量。比如，驗(yàn)收、排架、外借、清點(diǎn)、剔除的成本驅(qū)動(dòng)因素是圖書(shū)冊(cè)數(shù)。通過(guò)建立作業(yè)和成本動(dòng)因之間的聯(lián)系，可以核算每項(xiàng)作業(yè)的成本。其三，圖書(shū)館的作業(yè)有明顯的周期性和重復(fù)性，這也符合作業(yè)成本法的適用特點(diǎn)。

1.3圖書(shū)館應(yīng)用作業(yè)成本法的必要性

作業(yè)成本法在圖書(shū)館應(yīng)用的意義包括：其一，增強(qiáng)圖書(shū)館的成本管理意識(shí)，減少成本消耗，提高辦館效益，為用戶(hù)提供更多更好的服務(wù)。其二，有利于政府部門(mén)對(duì)圖書(shū)館的管理績(jī)效評(píng)價(jià)，為政府部門(mén)向圖書(shū)館投資提供決策依據(jù)。其三，揭示圖書(shū)館業(yè)務(wù)活動(dòng)和成本動(dòng)因、成本消耗之間的聯(lián)系性，發(fā)現(xiàn)改進(jìn)成本管理的薄弱環(huán)節(jié)。其四，挖掘圖書(shū)館閑置資源的價(jià)值，盤(pán)活閑置資本。其五，杜絕圖書(shū)館在資源使用中存在的“跑、冒、滴、漏”等浪費(fèi)現(xiàn)象。

2作業(yè)成本法在圖書(shū)館應(yīng)用的程序模型

2.1確認(rèn)資源項(xiàng)目

資源項(xiàng)目劃分的意義在于確定資源消耗的去向，以作為成本控制的觀測(cè)點(diǎn)。對(duì)于圖書(shū)館的成本構(gòu)成，學(xué)術(shù)界存在不同的理論與表述。有學(xué)者認(rèn)為，圖書(shū)館的成本包括人員成本、管理成本、流通成本、采購(gòu)成本。而另有學(xué)者認(rèn)為，圖書(shū)館成本主要涉及人力成本、購(gòu)書(shū)成本、消耗成本等三個(gè)方面。從作業(yè)成本法管理的要求來(lái)講，一方面資源項(xiàng)目的劃分不能太細(xì)，以免不適當(dāng)?shù)卦黾映杀竞怂愎ぷ髁浚斐尚畔⑹占头治龅睦щy。另一方面，資源項(xiàng)目的劃分不能過(guò)于籠統(tǒng)，以免影響成本核算的準(zhǔn)確性。圖書(shū)館的資源項(xiàng)目可以在人力成本、管理成本、采購(gòu)成本等框架劃分的基礎(chǔ)上，再細(xì)化為職工薪金、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、設(shè)備購(gòu)置費(fèi)、技術(shù)建設(shè)費(fèi)、學(xué)術(shù)研究和交流費(fèi)、輔助材料費(fèi)（書(shū)標(biāo)、磁條等）等。

2.2定義主要作業(yè)

定義主要作業(yè)就是對(duì)圖書(shū)館的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行分類(lèi)，這對(duì)作業(yè)成本法的應(yīng)用至關(guān)重要。因?yàn)椋瑘D書(shū)館的全部成本就是所有作業(yè)的成本之和。定義主要作業(yè)應(yīng)該由有經(jīng)驗(yàn)的圖書(shū)館管理者與一線(xiàn)職工配合進(jìn)行，防止“長(zhǎng)官意志”。為了使對(duì)作業(yè)的選擇、描述合理準(zhǔn)確，可以對(duì)圖書(shū)館的業(yè)務(wù)作出流程圖，把業(yè)務(wù)活動(dòng)直觀化。比如，流通部的工作就可以劃分成圖書(shū)驗(yàn)收、排架、借閱、歸還上架、清點(diǎn)、剔除、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)等。作業(yè)的劃分不一定非要與圖書(shū)館設(shè)置的采編部、流通部、閱覽部、技術(shù)部、輔導(dǎo)部、辦公室等職能部門(mén)一致。有的業(yè)務(wù)由多個(gè)職能部門(mén)共同完成（比如：圖書(shū)采訪(fǎng)、驗(yàn)收等），而每一個(gè)職能部門(mén)又從事著多項(xiàng)業(yè)務(wù)。要注意圖書(shū)館不同業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系性，盡量做到環(huán)環(huán)相扣和銜接，對(duì)一些小的作業(yè)可以合并。

2.3建立作業(yè)中心

在微觀上，圖書(shū)館各職能部門(mén)內(nèi)部的業(yè)務(wù)體現(xiàn)出流程性。從宏觀看，圖書(shū)館職能部門(mén)設(shè)置采取的是一種平行結(jié)構(gòu)。主要作業(yè)確定后，就需要以職能為依據(jù)，把各職能部門(mén)中的具體業(yè)務(wù)歸集到作業(yè)中心，形成相關(guān)作業(yè)的集合。這樣，圖書(shū)館的作業(yè)中心就包括采編業(yè)務(wù)中心、流通業(yè)務(wù)中心、閱覽業(yè)務(wù)中心、技術(shù)支持業(yè)務(wù)中心、輔導(dǎo)業(yè)務(wù)中心等。通常，一個(gè)職能部門(mén)設(shè)立一個(gè)業(yè)務(wù)中心，但是對(duì)于規(guī)模較大、業(yè)務(wù)種類(lèi)較多的圖書(shū)館，可以在一個(gè)職能部門(mén)設(shè)立多個(gè)業(yè)務(wù)中心，或者一個(gè)業(yè)務(wù)中心包含的業(yè)務(wù)涉及若干個(gè)職能部門(mén)。業(yè)務(wù)中心建成后，同性質(zhì)的業(yè)務(wù)就組成作業(yè)成本庫(kù)。比如，技術(shù)維護(hù)是一項(xiàng)業(yè)務(wù)，那么所有與技術(shù)維護(hù)有關(guān)的成本都?xì)w集到“技術(shù)維護(hù)”這個(gè)成本庫(kù)中。將資源耗費(fèi)分配到成本庫(kù)中的每項(xiàng)作業(yè)，就得到每項(xiàng)作業(yè)的總成本，即每項(xiàng)作業(yè)的資源耗費(fèi)情況，以此決定資源的調(diào)整與配置。

2.4分析成本動(dòng)因

成本動(dòng)因是引發(fā)成本費(fèi)用的原因，是確定某項(xiàng)作業(yè)工作量的變量，又稱(chēng)成本驅(qū)動(dòng)因素。確定成本動(dòng)因是應(yīng)用作業(yè)成本法的關(guān)鍵，因?yàn)槌杀緞?dòng)因影響著作業(yè)行為，決定著成本的大小，而作業(yè)成本法就是要找到成本動(dòng)因這個(gè)資源消耗的量化標(biāo)準(zhǔn)。比如，對(duì)圖書(shū)采購(gòu)而言，采購(gòu)的訂單數(shù)量就是圖書(shū)采購(gòu)的成本動(dòng)因。因?yàn)椋唵蔚臄?shù)量制約著圖書(shū)采購(gòu)的工作量和資源耗費(fèi)。又比如，可以把查新報(bào)告的份數(shù)確定為科技查新的成本動(dòng)因，因?yàn)椴樾聢?bào)告份數(shù)影響工資總額、設(shè)備折舊、數(shù)據(jù)庫(kù)使用費(fèi)等資源消耗，最終決定科技查新的總成本。還比如，圖書(shū)編目的成本動(dòng)因是需要分類(lèi)編目的圖書(shū)冊(cè)數(shù)，而圖書(shū)外借的成本動(dòng)因則是讀者人數(shù)等。圖書(shū)館成本動(dòng)因的多少與作業(yè)的復(fù)雜程度和作業(yè)中心的數(shù)量有關(guān)，選擇成本成本動(dòng)因應(yīng)遵循下列原則：一是重點(diǎn)性原則，即把對(duì)成本變動(dòng)影響最大的因素確定為成本動(dòng)因。二是關(guān)聯(lián)性原則，即選擇與資源消耗和成本分配呈最明顯線(xiàn)性關(guān)系的因素為成本動(dòng)因。endprint

2.5計(jì)算成本分配率

將圖書(shū)館某項(xiàng)作業(yè)的總成本除以成本動(dòng)因數(shù)就得到成本分配率，即每單位成本動(dòng)因的資源耗費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。總本成可以從圖書(shū)館的各種會(huì)計(jì)報(bào)表統(tǒng)計(jì)得出，而隨著圖書(shū)館自動(dòng)化水平的提高，對(duì)成本動(dòng)因數(shù)量（比如查新人次、借閱人數(shù)、上機(jī)人次等）的獲得變得越來(lái)越容易和準(zhǔn)確。在圖書(shū)館的不同職能部門(mén)之間，總成本往往缺乏可比性。但是，成本分配率卻具有可比的特性，代表著效率和績(jī)效。從作業(yè)成本法在圖書(shū)館的應(yīng)用過(guò)程可以得出如下結(jié)論：作業(yè)成本法既可以橫向比較圖書(shū)館不同職能部門(mén)在同一作業(yè)中耗費(fèi)的成本差異，還可以在某一個(gè)職能部門(mén)內(nèi)部從縱向的業(yè)務(wù)流程著手，判斷成本管理存在的問(wèn)題，找出對(duì)策。

3作業(yè)成本法在圖書(shū)館的應(yīng)用評(píng)價(jià)

3.1作業(yè)成本理論的相對(duì)優(yōu)勢(shì)

朱雪清：基于作業(yè)成本理論的圖書(shū)館管理方法初探朱雪清：基于作業(yè)成本理論的圖書(shū)館管理方法初探圖書(shū)館管理的本質(zhì)是成本管理。但是，傳統(tǒng)的成本管理無(wú)法揭示資源消耗與成本動(dòng)因之間的關(guān)系，不能提供準(zhǔn)確的、跟蹤性的成本信息。作業(yè)成本法與此不同，一方面把圖書(shū)館成本核算的關(guān)注點(diǎn)從最終的“服務(wù)”（“產(chǎn)品”）轉(zhuǎn)移到“作業(yè)”上來(lái)，圍繞作業(yè)對(duì)資源的消耗來(lái)分析成本狀況，由于作業(yè)和資源消耗的直接關(guān)聯(lián)性，使得成本信息能夠更準(zhǔn)確地反映實(shí)際情況。另一方面，作業(yè)成本法強(qiáng)調(diào)研究資源消耗和成本動(dòng)因之間的內(nèi)在制約性，將成本核算與成本控制有機(jī)結(jié)合起來(lái)，提高了成本管理的績(jī)效。國(guó)外部分圖書(shū)館的實(shí)踐證明，作業(yè)成本法符合圖書(shū)館的戰(zhàn)略規(guī)劃、成本控制、預(yù)算、決策支持的需求，具有明顯的效果，展示出了比較于傳統(tǒng)成本法的顯著優(yōu)勢(shì)。

3.2作業(yè)成本理論存在局限性

作業(yè)成本法的推廣和實(shí)用并沒(méi)有人們預(yù)期的那么順利，在經(jīng)歷了興起、熱潮等發(fā)展階段之后，人們逐漸認(rèn)識(shí)到這種理論的局限性和不足，開(kāi)始以冷靜的心態(tài)來(lái)審視這種理論的優(yōu)缺點(diǎn)和現(xiàn)實(shí)的應(yīng)用價(jià)值，國(guó)外有的圖書(shū)館又回歸于適用傳統(tǒng)的在本管理方法。其一，對(duì)圖書(shū)館成本動(dòng)因的判斷沒(méi)有客觀標(biāo)準(zhǔn)，確定成本動(dòng)因靠觀察和經(jīng)驗(yàn)，帶有主觀性，可能出現(xiàn)誤差。其二，作業(yè)成本法只能分析作業(yè)導(dǎo)致的資源消耗，而與圖書(shū)館作業(yè)沒(méi)有直接聯(lián)系但是卻有間接影響的成本無(wú)法核算。其三，數(shù)據(jù)收集、處理的任務(wù)量大，增加了時(shí)間成本和資源成本，大范圍地在圖書(shū)館推行比較困難。

3.3應(yīng)用作業(yè)成本法的策略

在我國(guó)圖書(shū)館的宏觀與微觀環(huán)境尚不足以形式利于應(yīng)用作業(yè)成本法的情況下，有必要采取專(zhuān)家論證、先行試點(diǎn)、循序推廣的策略。否則，一旦走了彎路、受到挫折，就會(huì)挫傷圖書(shū)館對(duì)作業(yè)成本法的認(rèn)同度與積極探索的熱情。對(duì)于無(wú)條件適用作業(yè)成本法的圖書(shū)館，可以學(xué)習(xí)借鑒國(guó)外圖書(shū)館開(kāi)展成本管理的意識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。比如，國(guó)外有的圖書(shū)館通過(guò)對(duì)作業(yè)成本法的改造，采用“作業(yè)分析法”深入到圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程與價(jià)值鏈進(jìn)行成本研究，提供成本控制的依據(jù)。國(guó)外圖書(shū)館界對(duì)作業(yè)成本法的研究已經(jīng)有了相當(dāng)?shù)膹V度和深度，內(nèi)容涉及該理論在圖書(shū)館應(yīng)用的背景、條件、原理、程序，以及案例介紹等方面，個(gè)別圖書(shū)館還提出了作業(yè)成本法的最佳實(shí)踐指南。

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（編校：嚴(yán)真）endprint