加強現代水利工程檔案管理工作的幾點建議

陳歡 張培

(余慶縣水利局,貴州遵義 564400)

加強現代水利工程檔案管理工作的幾點建議

陳歡 張培

(余慶縣水利局,貴州遵義 564400)

隨著水利工程的不斷進步與發展,水利工程的檔案管理也成為了一個重要的工作內容。本文將主要論述如何加強現代水利工程檔案管理工作。

水利工程 檔案管理 建議

目前水利系統正在全面實施“科教興水”戰略，用現代科技裝備水利產業，促進其高效、快速、穩定的發展，是為經濟建設和水利建設服務的必要手段。認真做好水利科技檔案管理工作，充分發揮其儲存和傳播水利科學技術知識的作用，是搞好水利建設工程規劃設計與施工、抗旱與防汛、水資源開發與利用和水環境保護與改善等工作的基礎和依據。是水利科技知識和信息資源的重要寶庫。是實現檔案管理標準化和規范化的基礎。

1 水利工程檔案管理中存在的問題

(1)管理制度滯后。隨著現代水利的不斷發展，水利工程檔案從內容到載體都發生了改變，因此對水利工程檔案的收集、管理、歸檔、驗收也提出了新要求。尤其是計算機和網絡的普及，大量電子文檔的產生，給傳統的檔案管理工作帶來了前所未有的挑戰，傳統的檔案管理制度已不能適應時代的要求，有檔案不能歸、有歸檔不規范的現象相當普遍，檔案管理制度滯后是目前水利工程檔案管理的首要問題。

(2)人才儲備匱乏。工程資料管理人員大多是由工程技術人員兼職，懂工程技術，但是缺乏專業的檔案管理知識，這就使檔案管理工作成為一項“副業”，使水利工程檔案管理工作停留在資料保管的階段，檔案標準化、制度化、規范化管理就無從談起了。

(3)檔案意識淡薄。對于水利工程建設單位和責任部門來說，重工程輕檔案的現象是相當普遍的，對檔案管理工作沒有正確的認識，從領導層就沒有將檔案工作做為一項與工程管理并重的工作來對待，因此造成水利工程檔案管理工作處于被動和不力的局面。

(4)前期投入和管理不足。按照檔案工作“四同步”的要求，檔案工作在下達項目任務的同時提出文件材料的歸檔要求；檢查項目進度的同時檢查文件材料的形成情況；項目竣工驗收的同時驗收鑒定項目檔案的齊全、完整、準確情況；項目申報評優及項目有關人員評先時，檔案部門同時出具專題歸檔證明材料。但在實際工作中，一般到水利工程建設的后期，工作人員才開始進行檔案資料的收集、整理工作。致使檔案資料復印件多、原件少，特種載體檔案嚴重缺失。而且水利工程建設大都在比較偏僻、艱苦的農村，工程點多線長，且施工隊伍流動性大，難以形成有效的檔案組織管理網絡，“四同步”工作難以真正落實。

2 水利工程檔案管理的對策

2.1 加強水利檔案收集

水利檔案的收集整理牽涉部門多、覆蓋范圍廣、工作繁瑣，因此，基層水利單位的檔案收集工作往往較被動，主動收集意識差。水利檔案管理部門應該加強檔案收集工作，增強“檔案意識”，營造“水利檔案，人人負責”的濃厚氛圍，激發大家收集整理檔案的工作熱情和積極性，變被動為主動。水利檔案的收集要實行專群結合，既要明確專門機構專門人員負責，同時各相關部門、科室也均應負責搜集相關資料的職責。水利檔案收集的內容應包括具體數據、聲像資料、請示批復、圖紙、合同、招投標書、賬冊、會議記錄等，要做到應收盡收，應納盡納、確保歸檔文件、數據和聲像資料的完整性。在檔案資料的收集中要做到兩個結合:一是辦公室收發文件時要把關收集與檔案管理人員專項收集相結合，二是日常收集與每年年底歸檔案整理時查漏補缺相結合。只有將水利檔案資料收集得更為齊全完整，才會在今后的水利建設工作中，把最系統最有價值的檔案信息傳遞給使用者，使其更好地為現代化建設服務。

2.2 加強基層單位水利檔案管理網絡

對分散的檔案進行歸類管理，建立網絡，其原則有三:一是覆蓋范圍要大，相關業務部門均應有專人負責本部門文件的收集、歸檔工作，尤其是臨時機構及外部施工點，更不能疏漏；二是人員要精干，職責要明確；三是要專、兼職相結合，由行政辦公室負責綜合協調管理?；鶎訂挝坏臋n案管理網絡與上級主管部門聯網后，可隨時接受業務主管部門的指導，獲取有關信息，并可將本單位的信息及時反饋給上級主管部門。

2.3 加強檔案工作人員的管理

(1)水利檔案工作者應樹立責任意識和服務意識，深入水利工程一線和工程建設現場，收集一手檔案資料。這是一項艱苦而又責任重大的工作，因此，水利檔案工作者一定要有很強的事業心、責任心和服務意識，要把深入現場作為收集檔案工作的重要環節，要把“現場第一”和“服務意識”作為衡量工作優劣的標準。

(2)要增強協調意識!在檔案工作的各個環節中，要把協調、協作作為水利檔案工作與其他部門聯系的紐帶。水利檔案工作不僅僅只是水利檔案部的事，更是水利工程施工單位、基層水利單位和上級水利主管部門應當共同關注的事情。各級水利部門和建設單位所產生的檔案，如不及時收集存檔，極容易造成檔案資源的流失。因此，水利檔案工作者應樹立協調意識。加強與水利工程施工單位及其他水利部門之間的聯系溝通，建立水利檔案協調聯系制度，及時提供資料，主動服務工程建設。

2.4 加強檔案信息化管理

檔案信息化管理是以計算機技術應用為載體的，這就要求檔案工作者不僅要具務圖書、情報和檔案學的專業知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力。加快培養和構建一支多層次的水利檔案信息化建設復合型人才隊伍是當務之急。具體措施可從以下幾個方面入手:

一要制定切實可行的培養計劃，鼓勵專、兼職檔案人員通過在職培訓、業余進修等多種形式，根據缺什么補什么的原則，提高檔案工作者掌握和運用信息技術的能力。

二要加強對檔案工作者信息意識的培養，改變傳統檔案“重藏輕用”的局面，使檔案人員充分運用信息資源管理理論和信息技術手段，對檔案信息資源實施科學管理與有效開發利用。

三要建立必要的激勵機制，充分發揮檔案管理人員愛崗敬業和積極進取的工作熱情和主觀能動作用，提高工作效率和質量，增強檔案管理改革和發展的動力。

3 結語

隨著水利科技事業的蓬勃發展，微機聯網，資源共享是必然的發展趨勢，是科技檔案進行現代化管理，上水平、上檔次的重要手段。水利科技檔案管理系統已不再是封閉型和靜態型，水利科技信息只有被社會所利用，才能創造出效益并實現其自身的價值。

[1]梁毅.加強現代水利工程檔案管理工作的幾點建議[J].企業科技與發展,2012-06-20.

[2]任萌萌.現代水利工程建設項目檔案管理工作淺析[J].山東檔案,2009-06-15.

[3]焦麗燕.談水利工程檔案管理存在的問題和對策[J].商業文化(下半月),2011-06-25.

[4]高荔,仇勇,馮云.淺談水利科技檔案管理工作[J].山東水利科技,1998-11-15.