芻議基于建設單位角度的建設項目合同管理

[摘要] 合同管理在工程項目管理中是重要的管理手段之一，建設單位依托自身優越條件，根據目前存在的普遍問題，對合同管理中的風險進行分析并梳理，提出應對辦法，利用甲方效力，以提高合同管理成效，達到合同目標要求，維護建設單位的經濟利益和法規權益

[關鍵詞] 建設單位；合同管理；項目管理

建設單位的項目管理自項目啟動伊始，歷經決策階段、實施階段到使用階段的全壽命周期，主要管理手段包括三控三管一協調，即“質量控制、投資控制、進度控制、安全管理、合同管理、信息管理和組織與協調”。項目的核心目標即是利潤最大化。建設單位為實現這個目標，無非就是采用“開源節流”，利用現有資源通過高效有力的管理手段，使成本費用降低并發揮最大效益。而合同管理在項目管理中是核心，只有通過控制合同管理使得項目建設順利有效的進行，最終達到實現目標的目的。

一、建設工程項目合同的特點

1、現代社會就是個處處充滿合同的社會，建設單位要與咨詢單位簽合同、與設計單位簽合同、與監理單位簽合同、與施工單位簽合同，還要與政府主管部門簽合同，與市政公益單位簽合同，與業主簽合同。建設項目歸根到底就是履行合同。一旦合同管理出現了失誤、偏差，則對建設單位會造成不可估量的損失。所以建設單位需應配置專門的經營部門和專業的合同管理人員對合同來進行專項管理。

2、由于合同主體、客體的法律關系，內容多變、復雜，以及多元化的合同類型，還有履約的周期也長短不一，社會環境、自然環境等外在因素對合同的影響或輕或重。不同的合同問題應不同對付，不能千篇一律。

3、建設項目合同中建設工程合同占的份額最多，完成的期限最長，合同發生變更的頻率最高，因此遇到的各類風險也是最多。如果合同考慮不周或責任不明確，對合同知識了解欠缺或疏忽，很容易發生爭議、糾紛，對合同的履約帶來難度，執行困難，會對項目的進度影響巨大。所以降低項目造價，提高經濟效益，規避風險，保證項目質量，提高項目管理水平，也必須通過系統、完善的合同管理來實現。

二、建設項目合同管理的常見問題

1、由于合同管理意識淡薄，契約雙方簽訂合同時，條款疏漏、粗放、不嚴密，用詞不規范，內容模糊，致使雙方產生歧義、責任不明了、范圍界定不清晰，最后引發爭議不休導致雙方對簿公堂的局面，而背離了雙贏的初衷。

2、由于建筑市場供求關系的不平衡，經常出現“大小合同”、“陰陽協議”的現象，乙方為簽訂合同，先低姿態、低價格簽訂“不平等條約”，一旦獲得主動權后，通過不平衡報價等變相的手段、合同變更來提高結算價格，最終還是“羊毛出在羊身上”。

3、在非建筑相關企業的單位中，合同管理人員通常是從其他部門抽調出來，臨時安排上崗，而非專職的合同管理人員，一般沒有受過崗位培訓，也沒有專業經歷，遠遠達不到合同管理的專業素質的要求，所以也談不上真正實現合同管理。其次，對合同歸檔不重視，合同資料沒有專人專管，責任分級不明確，管理混亂，談不上動態控制，與市場信息嚴重脫節，無法掌握即時的更新的信息，在合同實施過程中做不到及時調整糾偏，使得合同結束時往往背離了最初目標。

三、合同管理的風險應對

1、加大對合同的前期調研、中期實時監督、后期追蹤糾偏管理，實施動態控制。對項目全過程進行合同管理，與項目進度計劃同步進行。

1.1 合同訂立之前，甄選適用的條件，綜合評估社會、自然因素的各種影響風險，對宏觀政策、市場環境、法律規章、往年氣候環境、平均勞動力價格、材料價格漲幅多方面調研，從各個角度進行資格信譽審查，針對建筑市場中的信用缺失、合同履約率等問題要研究制定專項對策。

1.2 合同實施過程中，將合同任務劃分小組，各組之間及時溝通，了解有關信息，結合項目的進度，對合同完成情況對照分析、協調配合，對合同變更下達正確指令，及時完成責任處理，減少索賠發生，做到“三控三管一協調”的真正落實，抑制消極因素，避免事后爭議不清，保證合同按計劃進度完成。

1.3 合同后期依據完成進度，根據任務分組，進行總結、考核，對合同履行情況進行統計分析，具體函概：工程造價、履約程度、變更次數、變更原因等數據，并以文檔形式記錄在案。

1.4利用互聯網技術建立先進的合同信息管理系統，實行信息共享，隨時掌握合同的簽訂、履約及糾紛情況，對建設工程項目合同形成真正的信息管理和動態管理，做到對合同的動態控制。

2、提高合同管理人員隊伍水平，明確崗位責任制。

2.1建設工程項目的合同管理是一項復雜的系統工程，涉及到建筑業各專業技術、經濟、法律、法規等方方面面，是一種全過程、全方位、科學系統的管理工作，所以需要的專業人員也是復合型人才。企業要經常對合同管理職能負責人及有關人員進行合同法及有關法律知識的教育講座或短期培訓，以提高合同管理的專業素質；還要經常進行職業道德教育，增加溝通技巧，減少腐敗苗頭的滋生。

2.2合同管理人員不同崗位之間要密切溝通，協作配合，樹立全局觀念。設置崗位責任制，明確責任和權利，建立有效的競爭、激勵機制，以培養更優秀的合同管理人才。

3、完善健全合同管理制度體系。在《合同法》的基礎上，結合國際慣例，建立包括項目合同交底制度、合同責任分級崗位制度、合同用章管理制度、合同資料歸檔制度。

3.1 合同交底的定義即由合同管理人員在對合同的主要內容進行分析、解釋和說明的基礎上，通過組織項目管理人員和各個分項小組學習合同條文和合同總體分析結果，使全體熟悉合同中的主要內容、規定、管理程序，了解合同雙雙方的合同責任和工作范圍，各種行為的法律后果等，使全員樹立全局觀念，使各項工作協調一致，避免執行中的違約行為。制訂合理的交底制度，能夠在項目建設過程中對合同的履行情況進行跟蹤與控制，便于加強變更管理，有效的控制工程造價的變動。

3.2 合同責任分級是由合同管理的主要負責人將合同按項目專業及等任務分解，并由不同的具體小組或人員完成。明確各小組的責任界限；明確相關事件間的邏輯關系；明確合同相關各方的責任和義務；明確完不成任務的影響和后果；通過各組對合同的跟蹤管理，及時找到偏差，分析原因，采取措施進行糾正，避免問題無法修正的損失。

3.3 合同用章管理制度可以有效的規避單位經營管理活動的風險，維護單位利益，緊抓合同的簽訂權限，對合同變更、補簽慎重審批；用章專人專管，嚴格執行審批流程，責權明確，未經批準，不得擅自使用。

3.4 建立健全工程項目文檔管理系統，要明確提出數據資料的標準化、及時性、全面性、準確性等要求，責任要落實到部門乃至個人。加強對檔案資料的總結整理，搜集市場信息，對涉及主要因素的價格動態跟蹤，合理運用主動地位進行調整，最大限度控制合同價格變化。

四、結語

只有保持系統有條理的合同管理意識，在合同調研、簽訂、洽談中謹慎認真，多方面多角度審核，運用有效的手段預控風險；合同條款嚴密、規范，文字表述清晰無歧義，保證合同管理依法、規范的落實；進而提高整個項目管理的水平，才能為項目的順利進行奠定基礎，減少管理風險，降低費用，實現效益最大化的目標。

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