基于工程招標代理工作中協調的重要性分析

【摘要】本文首先概述了招標過程中有效溝通的目的，然后闡述了做好協調溝通關系的方法，最后深入的探索了招標過程中有效溝通的重要性。有效的協調溝通是招投標活動取得成功的前提和關鍵。

【關鍵詞】招標代理；協調溝通；招標人

一、工程招標代理工作中協調溝通的目的

1、構建良好的合作關系。在遵守公正、公平、公開原則的前提下，與招標人進行必要的溝通，能促進雙方形成良好的合作關系，加強雙方的協作與配合，保證各種必要的招標程序得以順利實施，最終實現招標目標。

2、明確責任。與招標人進行適當溝通可以明確雙方的責任與義務，增進彼此間的了解，促使雙方認真履行職責，進而最大限度地保證有關各方的合法權益。

3、保證招標質量，提高招標效果和效率，為招標人提供更好的服務。與招標人適當的溝通可以使招標項目管理人員獲取更多的相關信息，利于正確分析各種疑難問題，作出合理判斷，在不違背原則的條件下，為招標人提供更多、更好的服務，增加服務附加值，從而降低招標風險，確保招標服務質量。此外，有效的協調溝通還能避免一些小必要的麻煩，從而節約招標成本支出，提高招標效率。

二、工程招標代理工作中做好協調溝通關系的方法

1、理解招標人建設工程的總目標及意圖。招標項目管理人員要同時了解項目構思的基礎、起因、出發點，尤其是政策性、意義性重大的國有投資項目，否則，可能會因對代理目標及任務完成有不完整的理解，給代理工作造成困難。

2、編制切實可行的招標方案。招標方案是以招標項目的技術經濟、管理特點、條件和功能、質量、價格、進度需求為基礎，依據有關法律法規、技術標準規范編制的招標項目的實施目標、方式、計劃和措施。招標項目管理人員在與招標人溝通的基礎上形成招標方案的初稿，需涵蓋以下內容：①工程建設項目背景概況；②工程招標范圍、標段劃分和投標資格；③工程招標順序；④工程質量、造價、進度需求目標；⑤工程招標方式、方法；⑥工程發包模式與合同類；⑦工程招標工作目標與計劃；⑧工程招標工作分解；⑨工程招標方案實施的措施。

3、招標方案的審核與確定。招標項目管理人員通過與招標人討論、審核招標方案，做好代理機構的宣傳工作，增進招標人對代理工作的理解，特別是加強對代理工作及招標法定程序的理解。主動幫助招標人增強對《招標投標法》等一系列法律法規的認識，以自身標準化、規范化、制度化的服務去影響和促進雙方工作的協調一致。合理的招標方案是提高招標工作質量的前題，同時也是招標人認可招標代理工作的一次契機，通過對方案的討論，加深了相互了解與認同，為后續工作打下了良好的基礎。

4、擬發出的成果文件必須得到招標人的確認。招標代理機構必須依法代理，在招標人授權范圍內行使職能，其在法律意義及授權范圍上與招標人是等同的主體。招標代理機構應在尊重招標人的前提下，雙方共同投入招標工作的全過程中。在發出一切成果文件前必須與招標人進行研究，并得到其確認。成果文件包括：招標方案、招標公告、資格預審公告、招標文件、招標答疑、評標報告、中標通知書等。對招標人在成果文件中提出的可能違反法律法規、違反三公原則性的問題，要及時向其進行解釋。可采取書面報告、提供法律依據等方式說明原委，盡量避免發生誤解，以使代理工作順利實施。

5、加強招標結束后的協調溝通。①監督合同的執行，協調合同執行過程中的矛盾。工作中，招標項目管理人員應主動回訪招標人，溝通招標人與中標人合同執行中是否出現問題，若有，應盡最大努力解決。并對合同執行過程中出現的問題進行收集、分析、整理，若合同執行過程中出現的問題是因為招標文件本身小完善或存在缺陷，應將這種小完善或缺陷及時總結和反饋，并指導后續其他項目的招標。②做好顧客滿意度調查。招標人對招標服務滿意既是招標代理機構服務的出發點又是落腳點。招標項目管理人員應主動與投標人溝通，為招標人提供良好的條件和渠道來提出意見及建議，以判斷招標服務中存在的不足，改進招標服務水平，進而爭取更多的客戶。

三、舉例子分析

某招標代理機構受某公司委托，承接其駐外分公司招標屬地管理的項目。因幾乎每個城市的建設招標管理部門都有針對該地區特點而制定的具體監督管理條例和執行辦法，因此為促進該項目的順利進行，必須了解該地區工程建設的有關規定。對此，招標項目管理人員A（以下簡稱A）在項目計劃中特別制訂了詳細的溝通計劃，列出了項目關系人及他們各自需要的信息、何時需要、如何得到等。首先，該項目的出資單位專門派出負責人去當地了解項目情況，A主動要求一同前往。在A的溝通計劃中，此行的目的如下：①了解項目本身情況；②了解該項目在當地分公司的主要參與人員和負責人員；③了解當地建設招標管理部門的有關規定。第一輪溝通執行過程中，通過項目介紹會議，前兩個方面的任務圓滿完成。分公司主要參與人員和負責人員在項目前期工作中也走訪了當地的建設招標管理部門，介紹了項目本身及當地一些管理辦法和有關情況，特別提出了當地規定在招標文件中不能出現具體的建材型號。

問題1：因A忽視了在溝通過程中的過濾和障礙情況，將它們都當成了有效信息，因而在和當地建設招標主管部門的溝通中忽視了對部分信息的核對，造成在招標文件的材料清單中重要建材沒有具體參考型號。A根據在當地購買的招標標準文本和管理手冊等相關文件，編制招標文件。文件制作完成后，A再次趕赴項目地點，經過審批，開始正式發售文件。在此過程中，A通過和當地建設管理部門以及其他當地招標公司溝通后，發現招標文件中可以通過“參考”字樣寫出建材型號。若無供參考的建材型號，各個投標廠商一般都會報上參考品牌中較低檔的材料，以降低報價，提高中標率，而這種建材裝修出的效果很有可能達小到設計要求。

問題2：此時，A未將此重要信息匯報到項目委托方總公司負責人，信息發布中的項目關系人和時間控制發生了遺漏。評標結束后，最低報價的廠商中標，A按照當地規定將結果進行了網上公示，公示期結束后，A通知中標廠商領取中標通知書，并進行下一步的簽約工作。至此，招標工作告一段落。然而由于溝通工作中的疏漏，在該項目的簽約工作中，項目委托方分公司和中標廠商就建設材料及價格出現了較大分歧，總公司也對該價格和中標價格間出現的差額提出異議簽約一度擱淺。A協同專家和總公司負責人再次前往該地進行情況核實。在這次的情況調查和核實工作中，A將所有過程做了詳細的說明，專家進行了實地論證，總公司同意將該部分差額按照設計變更計算。在收尾工作中，A將此次溝通的完成記錄和遺漏部分，作為溝通范圍變更進行記錄并保存，為完善以后類似項目的溝通計劃做參考。

四、結語

招標投標活動的重要特點之一是參與的相關方面較多，涉及的利益相關人主要有招標人、投標人、招標代理機構、專家評委和監管機構等。所有參與招標投標活動的各方都從不同階段、不同角度或不同方式影響著招標投標活動。其中，招標人作為提出招標項目、進行招標的組織，自始至終影響著招標投標活動。因此，招標項目管理人員不僅要做好招標環節的基本工作，更要加強與招標人的協調溝通，以促進招標投標活動的順利進行。

參考文獻

[1] 程艷霞.管理溝通[M].武漢：武漢理工大學出版社，2003.

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