我國會展文獻建設的現(xiàn)狀與對策

(集美圖書館 福建廈門 361021)

1 會展業(yè)及會展文獻

會展是指會議、展覽會、博覽會、交易會、展銷會、展示會及各種體育、文化、節(jié)慶等大型集體性活動的簡稱。

近年來，中國會展業(yè)在各城市發(fā)展迅速，形成了“環(huán)渤海、長三角、珠三角、東北、中西部”五個會展經濟產業(yè)帶，可用于舉辦各種展會的場館面積已居世界前列。〔1〕截至目前，中國內地共有58個國際化專業(yè)展覽會獲得國際展覽業(yè)協(xié)會(UFI)認證，數量位居世界第四。〔2〕根據“中國會展教育發(fā)展十年論壇”及第四屆中國會展教育與科技合作發(fā)展論壇上的相關報告，我國至今共有55所本科高校、超過200所專科院校開設會展專業(yè)。〔3〕無論是會展的設施，還是會展品牌，會展的教育，這些數據都表明，會展在當前中國已形成一個重要的產業(yè)鏈，伴隨而生的文獻資料理應得到圖書館界的重視。

會展文獻是以會展內容為中心所形成的記載物。從內容上講，它包括會展新聞資訊、會展信息、行業(yè)知識、國家相關政策、法規(guī)、主辦方信息、展館風采、會展服務、參展組織所提供的推介資料、會展會刊、相關報告會所形成的文獻資源等等。會展文獻以其報道及時，內容專題、實用、前沿，數據可靠等特點，不但對科研人員有重要意義，對經營管理人員也具有重要的參考價值和指導作用。因此，作為文獻收藏機構的圖書館理應加以重視，將其作為一種重要的文獻資源進行建設。

2 我國會展文獻建設現(xiàn)狀及存在問題

2．1 我國會展文獻建設現(xiàn)狀

2．1．1 會展文獻建設情況

表1 會展文獻收藏情況

為了更好地了解我國會展文獻建設的現(xiàn)況，筆者以主題詞為檢索字段檢索會展數量前十名〔4〕的會展城市所在地圖書館書目，得出文獻建設數量結果(如表1所示)。

從表1可以看出:①各地的收藏建設仍處于起步階段，收藏量太少。國家圖書館的收藏量同樣不高，其原因可能在于會展文獻大部分以非正式出版物方式出現(xiàn)，不存在呈繳本制度，因此影響了其收藏。而全國十大會展城市所在地圖書館同樣缺乏收藏意識，收藏量同樣極少。②會議文獻相當于其它各類會展文獻的總和。這說明當今各館對會展文獻的收藏仍以會議為重點，對于展覽會、交易會、展銷會、博覽會、信息發(fā)布會等產生的大量新興文獻重視度不高。③各地圖書館在文獻組織時主題詞標引不統(tǒng)一。對于此類文獻，主題詞就有展覽會、交易會、展銷會、博覽會、展會、會展等，同一種文獻在不同圖書館的主題標引都有各自的表述。同時，筆者在檢索查閱過程中還發(fā)現(xiàn)會展文獻的分類標引也比較混亂。同一主題甚至同一種文獻分類標引的結果完全不一。

在開展會展文獻建設的過程中，除了個別圖書館在自建數據庫方面有些建樹外，大多圖書館還是依靠外購《中國知識資源總庫》、《萬方數據》、《維普資訊》等數據庫為主，經檢索統(tǒng)計，這些數據庫中包含會展文獻數量(如表2所示)。

從表2可以看出:①會議文獻遠大于其他會展文獻的數量。②相對于個體圖書館而言，在會展文獻數量上的積累還是比較豐富。

在檢索查閱過程中，筆者同樣發(fā)現(xiàn)這些文獻在標引方面也較為混亂;除會議主題文獻外，其它的文獻也比較集中于正式出版物，對于產品資料涉及較少。當然，也有好的一面，即萬方數據庫中專門組建了《中國企業(yè)、公司與產品數據庫》，其內容與會展文獻當中的企業(yè)、產品類文獻相似，值得各地圖書館借鑒。

2．2 會展文獻建設過程中存在的問題

經過對十大會展城市所在地圖書館的調查發(fā)現(xiàn)，會展文獻建設主要存在以下問題:

2．2．1 收藏量偏少，文獻基礎薄弱

根據集美圖書館多年來會展文獻的建設經驗，以“九八中國投資貿易洽談會”、“中國(廈門)國際石材展覽會”為例，每一個大型會展在展館內呈現(xiàn)的文獻均在1000種以上，通過篩選至少有500種具有收藏價值。以此類推，僅以獲得國際展覽業(yè)協(xié)會(UFI)認證的中國內地58個國際化專業(yè)展覽會計算，每年可產生的文獻不低于58000種。然而，從表1中可以看出，包括國家圖書館在內的11個較有代表性的圖書館的會展文獻總量不足85000種，這與海量的會展文獻資源相比，極不對稱。

2．2．2 地域性強，未能形成集聚效應

本次調查主要涉及崗前培訓四個方面的需求調查，即培訓內容、培訓師資構成、培訓方式、培訓考核方式，調查結果反饋如下：

會展文獻雖然來自五湖四海，但散發(fā)地卻集中于某地域或場館。如中國投資貿易洽談會在廈門，中國國際高新技術成果交易會在深圳等，會展文獻的如此集散方式只能依靠當地個體圖書館去收藏，而當今的圖書館界尚未對此類文獻組建、開發(fā)、利用，導致文獻未能形成集聚效應，相互間的支持不足，這必將造成會展文獻建設在廣度和深度上的局限性。

2．2．3 文獻缺乏層次，深度不夠

從各地圖書館收藏的會展文獻內容看，除了會議專題文獻外，其它會展文獻主要集中于會展專刊、新聞資訊、會展信息、行業(yè)知識及會展業(yè)研究性文章等，對于會展上呈現(xiàn)出來的最豐富的文獻資料——產品(展品)資料等非正式出版物涉及少，而這些文獻的情報價值不亞于會議文獻。據美國科學基金會及日本國家統(tǒng)計局調查:世界上95%產品情報來源于產品資料。〔5〕

至于會展活動中網絡媒介或網民群體所表達出的重要節(jié)點信息、會展上最具影響力的論壇信息、展會策劃、展會服務及相關配套活動等方面涉及的很少。從而造成收藏的文獻覆蓋面太小，文獻結構的廣度、深度都不夠。

此外，對于會展文獻的研究更是少之又少，以“會展文獻”為關鍵詞，從CNKI中國知網中檢索相關文獻，結果僅有23篇，通過仔細閱讀，真正意義上的研究性文章只有11篇。這在一定程度上說明圖書館界對會展文獻建設的重視度不夠。

3 會展文獻建設策略

3．1 提高認識，重視會展文獻建設

會展文獻是近年來產生的一種新型文獻資源，帶給圖書館大量新的讀者群體。各地圖書館應本著為讀者服務的文獻收集理念，提高認識，加大力度全面搜集、開發(fā)、利用與會展相關的文獻資源，并及時展示給讀者，促進會展文獻價值的提升。

3．2 拓寬文獻收集途徑，夯實文獻基礎

3．2．1 主動參與到會展活動中去

除了傳統(tǒng)的會議文獻及行業(yè)知識文獻(如教材、專業(yè)報刊)外，絕大部分的會展文獻在出版發(fā)行上不同于一般性的圖書報刊，通常情況下，會展文獻是不標價不出售，是免費發(fā)放和贈閱。〔6〕因此，圖書館應主動地參與、融入到會展活動中去，保持與會展主辦機構及會展場館的聯(lián)系，獲得深入到會展活動現(xiàn)場獲取現(xiàn)場文獻的機會，同時也能為延伸文獻的追蹤采集打下基礎。

3．2．2 多途徑采訪，打造完整的文獻群

除了正式出版物外，會展文獻主體主要包括會展前、會展中、會展后三個階段所產生的文獻。這些文獻的產生、發(fā)放、傳播地點是多方位的。〔7〕圖書館的采訪應正視會展文獻的這一特點，主動作為，積極探索文獻采訪的各種途徑，以訂購、現(xiàn)場訪求、委托采訪、交換、獲贈、跟蹤采訪等多種多樣的形式，力求做到所收藏的文獻能夠全面、及時、真實地反映會展的方方面面，打造完整的文獻群，為會展業(yè)及廣大讀者提供堅實的文獻基礎。

作為關注會展文獻建設十年之久的集美圖書館，長期以來堅持收集與新聞采寫相結合的方式組建會展文獻，取得了較為顯著的成效。據統(tǒng)計，集美圖書館平均對每個會展進行有針對性地采訪并撰寫出相應的報道5－8篇，除了在自辦的《圖書館信息》上發(fā)表外，更多的是充實到所建的數據庫中，呈現(xiàn)給讀者，得到了相關行業(yè)從業(yè)者、研究者及會展愛好者的高度評價。

3．3 規(guī)范標引

如前所述，會展文獻的標引較為混亂。從主要圖書館收集的會展文獻的分類標引看，通過檢索發(fā)現(xiàn)，同一主題甚至同一種文獻的分類標引結果不盡相同，雖各有依據，但仍有值得同行們商榷的地方。就中圖法而言，也存在著G245“展覽館、展覽會”、F063．1“非生產領域經濟學”、F08“各科經濟學”、F713．83“商品展示與展會設計”、F752．3“對外貿易組織與會議”、F719“商業(yè)服務業(yè)”等類目。〔8〕因此，如何規(guī)范會展文獻的標引，除了完善《中圖法》的會展類目外，各地圖書館還應深入地研究會展文獻的功能、學科屬性，盡量將其標引規(guī)范，為建立會展文獻聯(lián)盟打好基礎。

3．4 及時展示

會展文獻有個特別顯著的特征是即時性。它的產生與傳播及作用在許多層面上都有較強的時效性，因此，會展文獻入藏后的作用如何發(fā)揮，很大程度上取決于是否及時展現(xiàn)給讀者。2008年10月12－17日，第十屆中國國際高新技術成果交易會在深圳舉辦，深圳圖書館及時深入到“高交會”現(xiàn)場，征集了大量的會展資料，并于14日在圖書館閱覽區(qū)為讀者設立“高交會專題文獻”展示，使會展進一步向展館外延伸，成為會展的“第二會場”，讓更多的讀者未臨會場即可了解展會的基本情況。〔9〕

3．5 構建聯(lián)盟，深入研發(fā)，為會展業(yè)的發(fā)展服務

會展文獻的集散地主要集中在特定時間、特定地點舉辦的會展現(xiàn)場，異地圖書館的收藏難度太大，更多地只有依靠會展所在地圖書館的作為。會展文獻的這一特征決定了單靠一個圖書館的作為所形成的文獻是單薄的，其價值與利用率將受到影響。因此，構建會展文獻建設聯(lián)盟比起其它文獻而言更加迫切。只有各地圖書館積極行動起來，把好本地關，并通過聯(lián)合采訪、共建數據庫、網絡整合等一系列途徑強化聯(lián)盟合作建設，才能形成一個較為完整的文獻群，以利于綜合研發(fā)、利用。

以集美圖書館為例，該圖書館共組建十個以會展為主題的文獻專題資源并建立了相應的數據庫，但因地域關系，只能建設以廈門為中心的會展文獻，廈門以外地域舉辦的同樣主題的會展文獻難以收集，顯得較為單薄。比如，石材展在廈門每年舉辦一屆，其規(guī)模雖然在國內首屈一指，但在北京、天津、廣東、上海等地，每年也都有相當規(guī)模的石材展，集美圖書館因地域關系卻無法前往收集，只能孤立地收集在廈門舉辦的石材展的相關文獻資料。如果幾個地方圖書館能聯(lián)合建設，去同存異，互通有無，共享資源，共同研發(fā)，探討出一條聯(lián)盟建設之路，那么，我們將有十足的理由相信，這樣的文獻聯(lián)盟建設將為石材業(yè)、乃至會展業(yè)的發(fā)展作出更高層次的服務。

1．Mba智庫百科．中國會展業(yè)發(fā)展簡況．〔2013－08－08〕．http://wiki．mbalib．com/wiki/%E4%BC%9A%E5%B1%95

2．中商情報網．2012年中國會展業(yè)發(fā)展報告．〔2013－09－09〕．http://www．askci．com/news/201309/04/0411504233532．shtml

3．郭颯颯．中國會展教育發(fā)展十年論壇在滬舉行．〔2013－09－09〕．http://www．shedunews．com/zixun/shanghai/gaodeng/2013/01/14/480302．html

4．陳順水．中國各大會展城市排名:青島名列第八．〔2013－08－15〕．http://qd．ifeng．com/xinwenzaobanche/detail_2012_09/06/325099_0．shtml

5．姜華珍．信息時代如何開發(fā)利用灰色文獻．圖書館論壇，2001(4):72－74

6．傅曉鳴．展覽會文獻及其收集和利用．圖書情報論壇，1997(3):34－36

7．黃祖彬．中國——東盟博覽會文獻專業(yè)館采訪探索．圖書館界，2011(1):83－85

8．石繼華．會展類文獻在《中圖法》中的分類探討．揚州教育學院學報，2011(3):38－41

9．肖更浩．特藏服務部及時為讀者設立“高交會專題文獻”展示．深圖通訊，2008(4):86－87