產權交易機構從業人員應當強化證據意識

◎李錚（湖南省聯合產權交易所,長沙410000）

產權交易機構所組織的產權交易活動涉及多個交易相關方，涉及復雜的交易環節，而交易本質上屬買賣關系，是一種民事法律活動。因此，對于每一個交易環節所生成的具有證據價值的相關文件資料，產權交易機構都應當妥善保管。本文就強化產權交易機構從業人員證據意識相關問題作一簡要探析。

1 強化證據意識的重要性

證據是一個十分重要的法律概念。在我國法學體系中，有專門的“證據法學”這一研究性學科。在我國三大訴訟法（民事訴訟法、刑事訴訟法、行政訴訟法）中，均有專門的一章對“證據”作十分詳盡的規定。

證據是指證明事實的依據。從民事訴訟法角度看，證據是指能夠證明民事案件真實情況的客觀事實材料。按照其表現形式，民事訴訟證據一般可分為(一) 當事人的陳述；(二 ) 書證 ；(三 ) 物證 ；(四 )視聽資料；(五) 電子數據；(六) 證人證言；(七) 鑒定意見；(八) 勘驗筆錄。在產權交易活動中，各類合同（協議）、各種書面函件、轉（受）讓方提供的資質證明文件、資產轉讓信息發布申請書、受讓申請書、財務報告、審計報告、評估報告、法律意見書、公證書等，從民事訴訟證據分類的視角看，均為書證。在業務運作過程中，往來的電子郵件、QQ 聊天記錄、微信聊天記錄，以及電子掃描文件、Word 文件、Excel 工作表、網絡競價電子記錄等，均屬于電子證據。在競價現場形成的錄音錄像資料，屬于視聽資料。

為什么要在產權交易活動中如此鄭重其事地強調證據的重要性呢？這是因為，從產權交易的角度來看，目的就在于防范于未然。如果在交易過程中發生任何爭議，那么首先應當查清引發爭議的基本事實，在厘清基本事實的基礎上妥善解決爭議。而要查清基本事實，依靠的就是證據，即那些與交易有關的各類文件資料。試想，如果我們不重視證據的收集和保管，那么，在解決爭議時，就會處于十分被動的地位。因為，作為產權交易機構，如果要證明所履行的交易程序是合法、合規的，那么就需要用證據來“說話”，否則口說無憑！不僅僅是在證明自己的交易程序的合法、合規性方面證據能發揮無可替代的重要作用，而且，當交易相關方損害產權交易機構的合法權益時，產權交易機構也能夠通過舉證證明自己的相應主張（訴求）。比如，當產權交易機構起訴相關方或被他人起訴，在訴訟過程中，舉證無疑是決定訴訟結果至關重要的因素。律師行業有句行話：“打官司，就是打證據。”這句話非常直白地道出了證據的重要性。

基于上述分析，作為產權交易機構的從業人員，應當充分認識到證據的重要性，自覺強化證據意識。在日常工作中，應當嚴格按照工作程序的相關要求，高度重視收集、整理、保管好業務相關的文件材料，切不可馬虎大意。

2 在實際工作中如何強化證據意識？

就如何強化證據意識，筆者試從業務操作層面，提出一些思路性建議，供業內同仁參考。

2.1 重視文件材料原件的作用

在民事訴訟案件中，只有復印件而無原件佐證的文件材料，證明力是十分微弱的。基于這一原因，在業務操作過程中，應當要求交易相關方必須提供原件，沒有任何“通融”的余地。只需留存復印件的資料，比如自然人的身份證明，應當場核實其原件。在業務經辦過程中，由于時間緊迫，交易相關方暫時只能提供傳真件、掃描件的，應當事后及時補充相應的原件。在實際工作中，一些跨地區的資金結算，為了提高資金結算的效率，在風險可控的前提下，可先采用經核實無誤的傳真件、掃描件進行結算，但事后應當及時取回相應的原件，并歸于業務檔案保存。

需要特別提示的是，有些重要的業務原件如果產權交易機構并無責任保管，則在查驗原件后，留存復印件即可。比如，銀行應受讓方的申請向轉讓方出具的無條件支付、不可撤銷的《銀行保函》（用于擔保交易價款的支付）、其他相關擔保函等，其原件宜由受益人或者擔保權人持有并保管。如果這些原件，本無需產權交易機構保管，但卻留存在產權交易機構，則產權交易機構需承擔因文件遺失或保管不當而產生的相關風險和責任。試想，類似于《銀行保函》的這些文件材料，一旦遺失或毀損，會導致相關權利人因遺失、毀損這些重要的文件材料而無法行使相應權利，從而遭受難以挽回的重大損失。

2.2 重視業務”證據”的收集整理

一是要明確哪些材料需要作為業務“證據”納入檔案管理。比如，產權轉讓公告、司法變賣公告的網站發布版本，需進行網絡截圖并打印，作為檔案保管。原因有二：一是證實這些公告的內容本身；二是證實已通過網站進行了發布。再比如，資料的領取，應當做好書面簽收，以避免將來發生爭議。對于采用郵寄方式遞送資料的，寄件人應當在郵件寄送單上注明資料的名稱、寄件人姓名、寄件日期，并將郵件寄送單存檔保管。必要時，還可通過網絡查詢郵件的投遞狀態，并截圖打印存檔。

二是要掌握業務“證據”收集整理的方法。比如，發布在報紙上的產權轉讓公告，該報紙的整版應當完整保存，不宜將該公告從報紙中裁剪下來后保管。原因在于：如果進行了裁剪，則無法反映整版的全貌，難以體現出該版面頂部所體現的版次及報紙出版日期等重要信息，從而失去證據的應有價值。

三是要按照相關規定或要求，做好業務“證據”的生成。比如，需對交易活動進行錄音錄像或拍照的，應當嚴格遵照執行，并妥善保管好這些資料。

四是要有業務“證據鏈”意識。通俗地說，就是在收集整理業務“證據”時，要留意各個“證據”材料是否相互印證，做到“一環扣一環”。在整理檔案時，在不違背檔案歸類原則的前提下，可將屬于同一個證據鏈的業務資料保管在一起，以便查詢和利用。

2.3 從嚴管理業務檔案

檔案管理也是業務工作的延伸，是業務風險控制的重要內容之一。檔案管理好了，證據就得到了有效保護。從嚴管理業務檔案，應注意以下幾個方面：

2.3.1 及時歸檔。在具體的業務過程中，對于業務檔案，建議邊形成邊整理邊造冊，這有利于防止業務資料四處存放，以避免出現需集中整理時發生資料缺失的情形。業務活動一旦結束，應及時整理檔案，并按照相關規定移交給檔案管理部門統一保管。

2.3.2 加強檔案室的日常管理。業務檔案室應當由檔案管理部門進行專門管理。未經檔案管理部門同意，任何人不得擅自進入檔案室。要嚴格按照中國企業國有產權交易機構協會《企業國有產權交易檔案管理規范（試行）》和其他相關要求，做好檔案的防盜、防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防污染、防有害生物的“八防”要求。

2.3.3 嚴格執行檔案查詢程序。產權交易機構內部工作人員，因工作原因，需要查閱已歸檔檔案的，應當按照內部管理程序，說明需要查詢的原因，并經相關領導同意后，由檔案管理部門方提供查閱服務。

公檢法機關來產權交易機構查閱、復制相關業務檔案的，應當嚴格履行法定程序。符合法定程序規定的，產權交易機構應當積極配合。《民事訴訟法》、《行政訴訟法》均規定，人民法院有權向有關單位和個人調查取證。《刑事訴訟法》規定，人民法院、人民檢察院和公安機關有權向有關單位和個人收集、調取證據。有關單位和個人應當如實提供證據。但是，公檢法機關工作人員未按規定出示相關身份證明和調查文書、參與調查的人員人數不符合規定，或者出現其他違反調查取證法定程序的情形，產權交易機構可拒絕其調查取證要求。

公安機關辦理刑事、行政案件，向有關單位和個人調取證據，應當經辦案部門負責人批準，開具調取證據通知書。人民法院辦理民事案件需收集調查證據，應由兩人以上共同進行。人民法院在辦理民事、刑事案件過程中進行調查取證，對當事人提供的證據，應當出具收據，注明證據的名稱、收到的時間、份（件）數和頁數等，由審判員或書記員簽名。

公檢法機關以外的其他單位到產權交易機構查詢檔案的，產權交易機構應當核實該單位查詢的原因、該單位是否與查詢事項具有關聯性，查詢的范圍是否合理等，經相關領導同意后，方可提供查詢服務。