淺談加強和改進對企業檔案工作的監管

嚴　方

（淮北礦業集團公司檔案館，安徽　淮北　235006）

淺談加強和改進對企業檔案工作的監管

嚴方

（淮北礦業集團公司檔案館，安徽淮北235006）

摘要：各級檔案部門應適應政府職能轉變、企業改革與發展的形勢，及時改變管理手段，根據檔案法律法規的授權，加強對企業檔案工作的監管，引導企業依法開展檔案工作，提高企業檔案工作法制化、規范化水平。

關鍵詞：企業檔案；法律法規；目標管理

企業檔案工作目標管理是根據國家有關企業檔案工作的法規、標準及企業檔案工作現狀和近期發展計劃，制定出企業檔案工作評估標準，并按規定的辦法、程序進行考評、認定等級的一種檔案工作管理方式。通過開展檔案工作目標管理活動，許多企業明顯提高了檔案管理水平，增強了檔案服務能力。

但是，隨著國家改革發展和政府職能轉變，在國務院決定取消的第一批行政審批項目中，就包括取消國家檔案局對企業檔案工作目標管理等級的審批。這樣一來，不少地方的檔案部門和企業感到措手不及，企業檔案工作似乎一下子失去了一個重要的抓手。在此情況下如何進一步加強企業檔案工作？筆者認為，各級檔案部門應當適應政府職能轉變、企業改革與發展的形勢，及時改變管理手段，根據檔案法律法規的授權，加強對企業檔案工作的監管，引導企業依法開展檔案工作，提高企業檔案工作法制化、規范化水平。

1　建立直接監管關系

檔案部門以前對企業檔案工作進行業務監督指導，一般通過企業主管部門聯系。經過近年來的政府機構改革，企業主管部門轉變職能、撤銷或合并，通過主管部門聯系企業的途徑已不現實，檔案部門必須直接面對企業。《檔案法》第六條規定：“縣級以下地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。”據此，國家檔案局與中央企業、安徽省檔案局與安徽省屬企業已分別建立檔案業務監督指導關系，明確了檔案部門監督指導的具體內容、企業開展檔案工作的主要義務。市、縣檔案部門也應參照這種做法，在同級國有資產管理部門的配合支持下，分別與市、縣所屬重點骨干企業建立業務監督指導關系。要保持監管渠道的暢通，并以監管重點企業為突破口，研究嘗試逐步將更多的企業納入檔案行政管理范圍。

2　引導企業規范檔案行為

無論企業如何發展變化，其各種行為必須符合國家法律、政策的規定，這一點隨著依法治國國策的深入實施已被普遍認同。作為代表政府主管檔案事業的檔案行政管理部門，其對企業檔案工作進行管理的最重要職責，就是監督、指導企業貫徹執行國家檔案法律法規和有關方針政策，引導企業規范檔案行為。過去推行的企業檔案工作目標管理，是把檔案法律法規、標準規范的要求細化為具體條款，企業據條款執行，現在企業自主權擴大，應該允許企業在法律許可的范圍內有更大的操作空間。因此，檔案部門的工作重點應放在政策引導方面，而不是具體操作層面。要有系統地向企業發送、傳達、宣傳國家檔案法律法規、方針政策，結合本地實際制定關于企業檔案工作的辦法、規定、標準、規范，讓企業及時知曉國家對檔案工作的最新要求，使企業檔案工作有法可依、有規可循。

3　加強執法檢查

做好檔案工作雖是企業的一項法定義務，但也有少數企業片面追求經濟效益，忽視基礎管理，檔案法制意識淡薄，以致檔案工作不作為，甚至不同程度地存在檔案違法行為。《檔案法實施辦法》第八條已賦予縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門依法查處本行政區域內檔案違法行為的職責。檔案行政管理部門對企業檔案工作的管理，要變以行政手段為主為以法律手段為主，輔以經濟、宣傳教育等手段。要立足檔案行政執法主體地位，理直氣壯地開展檔案執法檢查工作，加強對整改工作的監督，做到執法必嚴、違法必究，體現法律威嚴。要圍繞具體檔案違法行為的查處，大張旗鼓地進行宣傳，擴大社會影響面。此外，可以考慮結合安徽省推行的檔案年檢制度，將省、市、縣所屬企業分別納入省、市、縣直屬單位檔案工作年檢范圍；加強與同級人大有關工作部門、政府法制部門的聯系、協調，定期或不定期對企業貫徹執行檔案法律法規情況進行專項檢查。

4　堅持分類指導的原則

由于企業所有制性質、生產經營規模、涉足行業等的不同，企業檔案工作管理模式、發展水平等也不盡相同，對企業檔案工作的具體要求應尊重個體差異，堅持實事求是、分類指導的原則。對大型企業和企業集團，特別是經濟效益好、工作積極性高的，應堅持高標準、嚴要求，除了指導其做好自身檔案工作外，還應要求其指導所屬單位（包括駐外機構）做好檔案工作。對關系國計民生的企業，應加強對其新建項目檔案工作的指導，確保項目檔案的完整、準確、系統。對非國有企業，要重點研究對其形成的對國家和社會具有保存價值的檔案進行監控的范圍、方式，指導其管理好這部分檔案，自我完善檔案工作，對各類中小企業，要特別注意發揮工商業聯合會、行業協會、中小企業協會、個體私營者協會等民間組織的作用，協同引導這些企業的檔案工作步入法制化、規范化軌道。

5　發揮典型示范作用

安徽省企業檔案工作經過多年的發展，出現了許多亮點。筆者所在的淮北礦業集團有限責任公司，檔案工作始終堅持以服務企業安全生產為宗旨，積極參與、融入、滲透到礦井各項工作中去，切實發揮了檔案應有的作用。檔案人員經常深入基層進行調查研究，了解其需要，以此來確定工作的重點和服務方向，努力做到超前編研，充分挖掘檔案的內在潛能。目前，淮北礦業集團檔案館共有案卷目錄285本，全引目錄134本，歸檔文件目錄29本，機讀案卷級目錄17777條，機讀文件級目錄94859條。由于企業檔案工作水平不斷提升，淮北礦業集團檔案館于1991年晉升為國家一級檔案管理單位；并先后被煤炭工業部、安徽省評為“七五”、“八五”、“九五”檔案工作先進單位；多次被評為全國煤炭檔案工作先進單位；2003年被評為全國檔案工作優秀集體；2005年至2008年連續被評為安徽省檔案先進單位。

除此之外，安徽省有的行業內企業檔案工作齊頭并進，整體發展水平高；有的企業依法行使檔案管理職能，收效顯著；有的企業檔案業務建設基礎扎實，在紙質檔案整理、電子文件歸檔管理、照片檔案管理等方面有特色；有的企業綜合檔案室建設規范，檔案保管條件好；有的企業開展檔案信息服務，取得了明顯的經濟效益和社會效益；有的企業宣傳檔案工作，深入職工人心。檔案部門要充分發揮先進典型的示范作用，保持敏銳的洞察力，善于發現典型、總結典型經驗、提升典型檔次，把一些企業檔案工作的好做法、好經驗推廣到更多的企業中去。

6　組織交流與協作

企業檔案機構之間進行檔案工作經驗交流，可以取長補短，少走彎路，達到事半功倍的效果。檔案部門應了解企業這一需求，協助、指導企業成立檔案工作協會或協作組，為企業順利開展檔案工作搞好協調和服務。近年來許多地方都成立了企業檔案工作協作組。協作組是研究、評價、服務創新型企業檔案工作的平臺，是檔案行政管理部門的助手，應在省檔案局的監督指導下，開展檔案工作協作交流，組織檔案工作理論研究，創新企業檔案工作手段，提高企業檔案工作管理水平和服務能力。

協作組要宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》《企業檔案工作規范》等檔案法律法規，促進企業檔案工作依法健康發展。在堅持服務、創新、開放、協作、務實的工作原則下，可通過研討座談、現場觀摩、咨詢交流、撰寫文章等多種形式，匯集企業檔案工作信息、交流企業檔案工作經驗、推廣企業檔案工作先進典型，提高企業檔案工作整體水平。要反映企業檔案工作中存在的問題，研究企業檔案工作對策，提供咨詢與政策建議，為制定相關政策措施提供依據。協作組組長單位作為協作組的召集單位，應當制定協作組的活動計劃，并組織實施；各成員單位應積極參加活動。政府檔案部門可以適時召開會議，總結交流協作組的工作經驗，推廣好的做法，表彰先進，促進國有企業檔案工作同步協調發展。