做好高校學術會議會務工作的思考

湯茂買

摘 要：高校的重要職能是教學、科研與社會服務，而學術會議則是促進高校這些職能實現的重要載體。高校學術會議必須經過認真細致的籌備，精心的組織安排，才能提高學術會議的質量，也才能取得理想的和預期的效果。在整個學術會議實施過程中，尤其需要注意的可能主要是在會議籌備階段代表的通知、邀請與回執處理及因其引起的住宿安排問題以及注冊過程中的一些細節問題，也要關注會議進行中注冊、物資管理問題及會后的送別等問題。以整個學術會議展開的過程為依托，從而分析和探討做好高校學術會議會務工作的思路。

關鍵詞：高校；學術會議；會務工作

中圖分類號：G640 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）33-0235-02

高校的重要職能是教學、科研與社會服務，而學術會議則是促進高校這些職能實現的重要載體。但是，我們又客觀地看到，高校學術會議必須經過認真細致的籌備，精心的組織安排，才能提高學術會議的質量，也才能取得理想的和預期的效果。尤其需要注意的是，特別是參加專家、學者眾多的大型學術會議，更需要會議組織者精心安排、籌備周全，制定應對各種突發事件的方案，確保會議過程按會議計劃穩步進行。而高校大型學術會議會務工作的繁重性和復雜性，會給會務工作人員帶來了巨大的挑戰，在收獲許多成功經驗的同時也會暴露出許多的不足。根據筆者對自己的經歷的梳理和總結，我們認為，在整個學術會議實施過程中，尤其需要注意的可能主要是在會議籌備階段代表的通知、邀請與回執處理及因其引起的住宿安排問題以及注冊過程中的一些細節問題，也要關注會議進行中注冊、物資管理問題及會后的送別等問題。我們將以整個學術會議展開的過程為依托，來談談做好高校學術會議會務工作幾點淺見。

一、學術會議籌備階段的主要工作及注意事項

（一）會議使用材料、參展商聯絡的前期準備

1.會議材料要準備充分。大會發放給會議代表的材料一般包含以下幾項：資料袋、筆記本、簽字筆、禮品、會議手冊、會議摘要論文集、會議文章發表期刊。大會開始前一個月，開始逐步落實以上各項。首先，經過會務組籌備會議討論，根據會議規格及經費情況，確定會議禮品；然后，與禮品制作廠家聯絡，確定禮品具體要求（包裝標識、數量）及交貨時間節點。會議摘要論文集和會議手冊由專人負責，在初稿基礎上不斷完善更新并動態調整，聯系多家印刷廠商，報價比較，確定最優方案。確定資料袋外形款式及數量，聯系廠家制作。會議文章發表期刊確定最終到貨時間。筆記本和簽字筆聯系文具店按時送貨。以上各項于會議前一天全部就位，并由注冊組開始裝袋。

會前首先需要確定的材料是大會日程安排及會議論文摘要集，由于部分專家代表遲遲不能確定及提供個人相關材料，會給摘要及排版印刷工作造成了極大的影響。除此之外，還有注冊時發放給代表的胸牌、餐券，會議特邀報告主講人的獎牌，也同時開始準備。經會務組籌備會議討論，明確了會議胸牌、獎牌和餐券的格式，設計出樣版，審核檢查內容無誤并確定數量后分別聯系廠家制作。席卡確定名單后開始制作，會議前一周到位。在這項工作的實施過程中，要特別注意的是：首先，要考慮到會議資料袋的優劣直接影響人們對會議的整體印象，所有會議裝包材料應該提前一個月做好準備，確定時需要考慮到各種細節，避免臨時出現問題措手不及；其次對會議胸牌、餐券的需要數量要估計充分，準備充分，確保會議需要；第三，會議物品的管理最好由專人在專門地點負責，所有領取材料應該嚴格登記，確保數量無誤。對負責各項工作的人員明確、細致分工，對各項事務都有應急預案，避免遇到特殊突發情況無法應對。

2.參展商聯絡事宜。應提前數月開始與各個相關廠商的聯絡，廠商名單可以是之前會議合作過的商家，可以是通過網絡等渠道搜集而來，同時，要動員老師積極提供廠商線索。名單確定后，首先是寄發會議贊助商請函，其次是進行電話溝通，以半個月為一周期，始終電話跟進，并且根據會議籌備的進展不斷做進一步的說明，確保贊助經費達到預期的計劃。

（二）會議前會務協調注意事項

1.重視獲取專家學者參會回執的關鍵問題。專家學者平時均奮斗在工程一線或科研戰線上，要求其在數月前即確定是否參加大會具有較大的困難，最終可能只有不超過半數的專家學者在規定時間內提交大會回執，可能會給回執統計工作帶來極大的困難。相應地在會務組向賓館預定房間及確定就餐參數時存在較大的不確定性。

2.注冊前期的籌備準備工作要做到事無巨細。注冊前期的籌備準備工作非常重要，從會議召開前兩個月開始，基本做到會務籌備組每周起碼召開一次例會，制定工作時間表，布置檢查各小組準備工作，各小組內部根據需要，不定期舉行討論及工作交底，確保小組負責人對本小組工作進展了然于胸，通過匯報，負責人能夠對籌備工作進展進行總體把握。

注冊小組在會前需要積極參與組委會的各項工作，對整個會務工作各項細節必須有準確的了解，因為注冊小組在注冊現場會面臨各位代表的咨詢，很多代表并不會去關心相關資料的細節，有問題會直接來找會務，同時會務注冊結束后，不可能調撥另一批專門培訓過的咨詢人員來回答代表的問詢，顯然需要注冊人員兼具這樣的能力，而這需要注冊組的人員積極參與會務的各項籌備工作。如此才能對各個節點有充分的了解，在回答代表問詢時能夠從容有余。

3.對參加會議的學生志愿者進行培訓。由于學生志愿者多為首次參與注冊工作，所以在會前要加強對學生志愿者的培訓。當然，在實際操作過程中，仍可能出現一定的緊張及不適應，隨著注冊工作的展開，經一段時間磨合，加之相關的指導，方能保障注冊工作得以順暢地進行。會前培訓時要提出要微笑服務，一切要為代表考慮，要竭盡所能為代表提供一切便利，杜絕言語生硬，對代表是以一種指揮的口氣，而不是引導、服務。特別是在注冊時人流量不是很大的時候，很多同學要主動幫助代表提一下行李，提高服務的主動性。

二、注冊過程中的主要工作與注意點endprint

固然會議準備工作比較重要，但同樣也不能忽視會議報到和注冊階段的主要工作，尤其是對于一些細節的處理，同樣關系著學術會議的整體水平和質量。在我們看來，這至少要做到：

1.會務人員要相互補臺意識。雖然會議籌備小組對會務人員進行了明確分工，但是會議注冊過程中難免會遇到一些突發的情況，如代表住宿、餐飲等問題。所以要求各位會務人員除了完成本職崗位的任務外，必須學會補臺，對其他人員出現疏漏或者空缺的情況要及時進行補位。

2.妥善處理注冊時突發事件。在注冊過程中，可能會與參會代表存在一定的不同意見，如部分代表并未進行注冊，會務組亦未收到代表的參會回執，而代表堅稱其本人已經提交過回執。實際上，很多代表并未本人提交回執，可能是交由助手或他人幫助辦理，委托人可能并未幫其進行辦理。此種情況在住宿條件極為緊張，而注冊又比較忙碌的時候必須盡快妥善地得到解決，以確保注冊隊伍不發生擁堵。會務組在籌備期間應該針對這個問題進行專門探討。因此，承辦大型會議時可以在注冊過程處設置一個席位，用于確認并解決這個問題，位置雖小，卻可解決比較棘手的問題。

3.餐券問題。可能部分會議代表將餐券遺失，或者認為餐券發放是有誤，同時可能有代表提出，會議結束前即返程，能否將后面用不到的餐券換成當天的（能夠邀請他人一起用餐）。此類問題必須敲定好統一的辦法，同時靈活進行處理。

4.注冊值班問題。注冊地點一定要安排專門人員值守，可能部分代表由于飛機晚點，在抵達會議駐地時，發現仍有專門人員幫其辦理住宿及注冊事務，會有較為親切的感覺。

5.豐富注冊內容。與會代表報到時首先請與會代表填寫報到單，完善個人及單位信息，明確參會類型，勾選相應的注冊費用，通過上述選項的設置，可以為注冊費用收取、發票開具、材料發放、餐券發放等后續流程提供重要參考依據。在代表填寫報到單同時，要求參加注冊的會務志愿者完善參會代表通訊信息，可以為完善通訊錄提供必要的支撐。

6.物資的管理。注冊過程中另一需要注意的細節是要設置專門人員管理相應物資。雖然注冊過程中有專門在會務組房間，但是如果責任沒有落實至個人，出現會務組注冊房間混亂的局面，物品和相應材料不宜放置在統一區域，不利于快速地獲取必須的材料。

7.公章的保管。會議公章一定要明確專人進行收回保管。特別是在會議注冊高峰、夜間值班時，亦應由值班人員專門負責。

三、學術會議結束后的延伸性會務工作及注意事項

總的來說，學術會議結束后，基本上可以宣告學術會議作為一項工作的完結。但實際上從改進工作質量與進一步提高工作水平的角度考慮，仍然要做好一些延伸性會務工作。具體來說：

1.做好離會手續。會議結束后，陸續有參會代表向會務組提出需要開具參會證明，此工作在會務工作中并未給予充分的重視，注冊前期、注冊過程中、注冊結束后的工作應是完整的，應讓參會代表切實感到承辦方為代表服務熱情，會務工作并未因會議日程結束即宣告結束。

2.熱情歡送代表。絕大部分會務人員撤離了會議駐地，會務負責人及少量人員繼續留在賓館等待各位代表的離開，幫助其提送行李，在代表離開的時候，會務組的關懷會給代表留下一定的印象，即使前面有一些不太令其滿意之處，也能夠給予適當的諒解。

3.會務工作反饋。整個學術會議工作做得好不好，不能自己來評價，而應該要參會人員來評價。因此，在學術會議結束之后，可以選擇一定數量的會議代表通過電子郵件等方式進行溝通和聯絡，獲取他們對會務工作的意見和建議，從而有助于更好地改進工作，也有助于展示單位的良好形象以及密切與專家學者的關系等。因而，這一步也是十分必要的。

參考文獻：

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[4] 梁春燕.會議組織與服務[M].北京：北京大學出版社，2010.[責任編輯 王玉妹]endprint