歸檔文件目錄著錄問題分析和業務水平提高的探討

劉艷

摘? 要：歸檔文件的目錄著錄簡要地表達了檔案的內容和要素，高質量的目錄著錄能提高歸檔文件的整理質量，因此，通過問題分析來全面提高歸檔文件的業務水平具有重要的意義。分析了歸檔文件目錄的質量問題，闡述了歸檔文件目錄常見的著錄錯誤，并給出了全面提高檔案整理業務水平的方法。

關鍵詞：歸檔文件;目錄著錄;著錄錯誤;業務水平

中圖分類號：G272.6 ????????????文獻標識碼：A?? ????????????文章編號：2095-6835（2014）23-0113-02

1? 歸檔文件目錄質量問題分析

歸檔文件目錄不單是一種基本的檢索工具，更是檔案整理工作成果的一部分。歸檔文件目錄著錄的標準和要求有其特殊性，與我國在1983年頒發、1996年修訂的《檔案著錄規則》所規定的標準和要求有很大不同，《檔案著錄規則》所規劃的是檔案電子檢查工具。但兩者也有很多相同點，歸檔文件目錄著錄要素有文號、備注、題名、責任者、件號、頁數和日期7個項目。在歸檔文件目錄的著錄過程中，基層檔案人員在題名、責任者、文號、時間等方面經常出現失誤和錯漏，影響了文件歸檔工作的整體質量。

筆者選取了10個不同機關2007—2011年5個年度的歸檔文件目錄，并對其進行了質量統計分析。這些目錄共計27 558條，排除保管期限鑒定錯誤，就著錄錯誤進行統計，共有2 133條著錄錯誤，占總條目的7.75%. 其中，責任者錯誤占20.13%，文號錯誤占15.20%，題名錯誤占59.93%，日期錯誤占2.41%.題名、責任者、文號、日期等這幾個項目在歸檔文件目錄著錄過程中會經常出現錯誤，而核心要素題名錯誤最多。如果我們認清發生錯誤的類型和原因，重點糾正檔案整理人員的著錄錯誤，就能有效提高歸檔文件目錄著錄質量和檔案整理質量。

2? 歸檔文件目錄常見著錄錯誤與規范

2.1? 題名的著錄錯誤與規范

題名又稱標題、題目，是歸檔文件要素的核心，反映了歸檔文件材料的主要內容;是表達檔案中心內容、形式特征，并區別于另一檔案的名稱，也是檔案二次信息最重要的信息元素;為歸檔文件目錄的必要著錄項目，是檔案檢索的重要途徑，是快速、高效檢索檔案的關鍵。在實際整理操作中，題名著錄常見的錯誤有以下幾種：①題名中出現的“我省”“我市”“我鎮”“我單位”“本單位”等含混不清的字眼沒有改為具體的省、市、鎮;②文件題名有“通知”“函”“會議通知”“警告”“合同”“協議”等文種信息的，沒有根據其內容另擬題名附后;③文件題名包含會議記錄、年度計劃總結、目標管理責任書、工作臺賬、各類報表、大事記等信息的，沒有標注所屬年份;④本單位或本單位人員未列在題名中的機構設置、任免文件、表彰文件、勞模名錄、介紹信等，也未在題名后將本單位和本單位人員列出。

2.2? 責任者的著錄錯誤與規范

責任者是指對檔案內容負有責任的團體或個人，即文件的發文機關或署名者。填寫責任者使用全稱或通用簡稱，責任者多的，可適當省略，原文上沒有的，要經考證后補上。常見錯誤有：①兩個責任者以上連用的時候，第二個或第三個前面沒有哪一級政府的名稱，比如“市財政局、科技局”這種情況。②同一單位名稱前后不統一，上一條是“某市財政局”，下一條是“市財政局”，另有一條可能就是“財政局”。著錄時，應該用固定的名稱。由于責任者欄目較小，所以提倡用通用簡稱。③聯合發文、責任書、合同、協議等文件材料有兩個或以上責任者的，只列出一個。

2.3? 文號的著錄錯誤與規范

文件編號是文件制發過程中由制發機關、團體或個人賦予文件的順序號。文件編號包括發文字號、科研試驗報告流水號、標準規范類文件的統編號、圖號等。文件編號常見錯誤有文件順序號不是阿拉伯數字小寫，文件編號中間的小括號、中括號混用，文件編號中間未寫年份，將不是文號的內容也著錄在文號欄目中等。文件編號一般只有一個，照原文著錄即可。對于沒有意義的代字所形成的文件編號，包括兩種情形：代字是總號的一律不予著錄;只有文件順序號第X號的，著錄時要刪除。

2.4? 時間的著錄錯誤與規范

文件材料的時間著錄相對容易，不易產生錯誤，文件形成時間以制發文件所形成的時間為準，由8位數字組成，年份4位，月份2位，日期2位，例如“20130303”。一般來說，哪一年的文件，它的文件編號、文件形成時間、歸檔年份應該屬于同一年份。但在實際中，一份文件往往有多個時間特征，包括成文日期、簽發日期、批準日期、收文日期等。有的表式、臺賬等沒有時間，容易造成檔案著錄人員出錯。著錄時間項時，應以文件簽發日期為準，據以判斷文件所屬年份。對于計劃、規劃、總結、預決算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年份的文件，統一規定為按文件簽發日期判定文件所屬年份，跨年份辦結的文件以辦結年份的日期著錄。例如，2013年形成的2012年工作總結，應著錄2013年;2012年制定、2013年生效的法律法規，應著錄2012年;2013-01收到的2012-12上級機關的批復，應著錄2012年;2013年制定的文件，針對2012年表彰的先進集體和個人，應著錄2013年。

3? 全面提高檔案整理業務水平

歸檔文件目錄是檔案整理工作的一項重要內容，其質量是檔案整理整體質量的綜合反映。檔案整理還有文件保管期限鑒定、文件清理裝訂、蓋章、填寫檔號、裝盒等工作內容，提高歸檔文件目錄的著錄質量僅是提高檔案整理質量的一項內容，提高歸檔文件目錄質量有賴于檔案整理工作其他業務質量的提升。

3.1? 歸檔文件的收集工作質量

歸檔文件收集齊全，歸檔文件經系統整理后呈現出有機的邏輯關系，在歸檔文件目錄中著錄的文件也條理、清晰、有序。

3.2? 歸檔文件材料的質量

歸檔文件的題名、時間、責任者等要素齊全、正確、規范，檔案標引著錄才能準確、規范。歸檔文件質量差，時間、題名等缺失，需要考證的內容多，檔案標引著錄產生謬誤的可能性就會增加。

3.3? 歸檔文件的價值鑒定質量

歸檔文件的一次鑒定是與檔案整理同時進行的，檔案保管期限是作為檔號流水編號的一個標準，因此，歸檔文件目錄中檔案價值鑒定是否準確不僅是歸檔目錄質量的一個衡量要素，更是檔案整理質量的一個重要指標。檔案人員要全面領悟和理解文件材料產生機關的職能流程，歸檔文件收集、整理辦法和檔案標引著錄工作系統要求。檔案主管部門要加強監督指導力度，及時將最新的指導思想、業務規范、整理技巧傳達貫徹，使本地區的檔案工作與最新、最高標準保持一致。檔案著錄的出發點和落腳點在于滿足檔案本身的保管需求、查檔者的利用需求、檔案工作者的管理需求，只有提高檔案著錄質量，才能確保檔案信息著錄的完整性、規范性、準確性。歸檔文件目錄的著錄是一個活動過程，要準確捕獲、分析、組織和記錄用以確認、管理、查詢和解釋的歸檔文件材料、產生背景及生成文件的系統信息，以形成對著錄單位及其組成部分的準確表述，保證著錄信息的對應性、一致性。這個過程包括了對檔案內容和形式特征的分析、對需儲存檔案線索的選擇和對選擇結果的記錄。這個過程并不簡單，只有不斷提高檔案管理的理論水平和實際操作能力，才能在檔案整理過程中制作出優質的歸檔文件目錄。

4? 結束語

綜上所述，歸檔文件的目錄著錄中有題名著錄錯誤、責任者著錄錯誤和文號著錄錯誤等問題，我們要結合相應的規范來解決這類問題，以提高歸檔文件整理的業務水平，提高歸檔文件整理的質量，保證歸檔文件的價值。

參考文獻

[1]朱銀剛.填寫歸檔文件目錄應做到“三要”“三不要”[J].檔案天地，2002（05）.

[2]倫鳳梅，吳衛.如何用WPS Office打印歸檔文件目錄[J].黑龍江檔案，2006（08）.

〔編輯：王霞〕

Archive Files Directory Cataloguing Problem Analysis and Operational Level to Improve

Liu Yan

Abstract： Contents bibliographic archive file briefly express the contents and elements of files， directories with high quality finishing record can improve the quality of archive files; therefore， to comprehensively improve the level of business archives through problem analysis has important significance. Analysis of the quality of the archive directory， elaborated common bibliographic archive file directory errors， and gives an overall improvement in the level of business archives finishing methods.

Key words： archive files; bibliographic catalog; bibliographic error; level of business