淺談工程公司投標(biāo)項(xiàng)目化管理的重要步驟

李洪燕 王允山（海工英派爾工程有限公司 山東 青島）

作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下分配社會(huì)資源的相對(duì)成熟、高級(jí)、規(guī)范和有效的手段，近年來(lái)招投標(biāo)被廣泛用于工程項(xiàng)目承包、政府及事業(yè)單位采購(gòu)、服務(wù)及咨詢等領(lǐng)域。通過(guò)招投標(biāo)，可以充分發(fā)揮競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的作用，更有利的進(jìn)行資源優(yōu)化配置。同時(shí)，通過(guò)招投標(biāo)，也有利于企業(yè)更好地加強(qiáng)管理，提高技術(shù)水平。2000年1月1日，《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》正式實(shí)施，標(biāo)志著我國(guó)的招投標(biāo)有了法律依據(jù)，從此走上了法制化的軌道。招投標(biāo)法正式實(shí)施，為工程項(xiàng)目招投標(biāo)提供了有利的制度保障，通過(guò)相關(guān)的法律條款約束招標(biāo)行為，使各企業(yè)在平等條件下競(jìng)爭(zhēng)，有利的促進(jìn)了工程項(xiàng)目市場(chǎng)的有序競(jìng)爭(zhēng)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制的完善。合理優(yōu)質(zhì)的項(xiàng)目是企業(yè)健康發(fā)展的動(dòng)力源泉。近幾年來(lái)，隨著我國(guó)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，工程公司所承接的項(xiàng)目越來(lái)越多，而其作為實(shí)施項(xiàng)目的中堅(jiān)力量，對(duì)整個(gè)行業(yè)的法制化、制度化起著至關(guān)重要的作用。作為投標(biāo)活動(dòng)的主要參與者，中標(biāo)是企業(yè)的獲取理想利潤(rùn)的第一步。獲取項(xiàng)目合同憑借的是企業(yè)的綜合實(shí)力，而投標(biāo)文件是展示企業(yè)綜合實(shí)力的最直接、最有效的載體，投標(biāo)質(zhì)量高低直接決定了企業(yè)是否能夠中標(biāo)，決定了企業(yè)是否能夠取得更多的業(yè)務(wù)，間接決定著企業(yè)的生死存亡。實(shí)施投標(biāo)項(xiàng)目化管理，完善公司投標(biāo)管理，使其更好地為企業(yè)服務(wù)。本文重點(diǎn)闡述投標(biāo)項(xiàng)目管理的三大方面。

第一，項(xiàng)目投標(biāo)的范圍管理。

一、1WBS簡(jiǎn)介。

工作分解結(jié)構(gòu)，是work breakdown structure的英文縮寫，是項(xiàng)目管理的重要專業(yè)術(shù)語(yǔ)之一。它以可分解成果為導(dǎo)向，對(duì)項(xiàng)目要素進(jìn)行分組，把項(xiàng)目分解成分解成可以控制和管理的工作單元，從而容易且準(zhǔn)確界定項(xiàng)目的進(jìn)度、成本及質(zhì)量要求。WBS是把項(xiàng)目分解的一種方法，使項(xiàng)目目標(biāo)從抽象表述轉(zhuǎn)化為明確、詳細(xì)、實(shí)在的工作內(nèi)容，使其成為工作目標(biāo)的具體體現(xiàn)。WBS主要有3個(gè)目的：

1.通過(guò)制定WBS深對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知和理解；

2.通過(guò)將項(xiàng)目目標(biāo)被分解為小顆粒度的、可被執(zhí)行的任務(wù)，進(jìn)而消除項(xiàng)目的神秘感；

3.作為后續(xù)管理活動(dòng)計(jì)劃和控制的基礎(chǔ)；

WBS是對(duì)項(xiàng)目所處領(lǐng)域活動(dòng)進(jìn)行分解，所以沒(méi)有固定的方法。WBS實(shí)際上是項(xiàng)目管理和工程的接口點(diǎn)，有效的關(guān)聯(lián)了兩部分的活動(dòng)。后續(xù)項(xiàng)目管理的內(nèi)容，基本上都是根據(jù)WBS上的工程活動(dòng)來(lái)開(kāi)展的。

二、工程項(xiàng)目中常用的WBS方法

在項(xiàng)目管理的過(guò)程中，一般采用3中方法來(lái)創(chuàng)建WBS，分別是自下而上法類、自上而下法、比法。這3種方法各有特點(diǎn)及特定的適應(yīng)性。鑒于高質(zhì)量的工作分解結(jié)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目后續(xù)活動(dòng)的重要性，下面以“自上而下法”為例，展示W(wǎng)BS中最常見(jiàn)的一種分解方法。

第一步：建立出0層。這是以整個(gè)項(xiàng)目作為分解的基礎(chǔ)。對(duì)于投標(biāo)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，這樣做便于合并操作項(xiàng)目的分解結(jié)構(gòu)。

第二步：建立可交付成果列表。

第三步：分解每個(gè)可交付成果，得到細(xì)分的子交付成果，直到細(xì)化到適當(dāng)?shù)念w粒度為止。

第四步：分解完成每個(gè)子成果需要的活動(dòng)。即經(jīng)歷了這些活動(dòng)，就可以創(chuàng)建一個(gè)子成果。

第五步：某些子成果簡(jiǎn)單相加即可構(gòu)成上一級(jí)的父成果。

經(jīng)歷完這五步，便建立一個(gè)完整項(xiàng)目的WBS。

三、WBS在項(xiàng)目中的應(yīng)用

項(xiàng)目是多范圍的，其中項(xiàng)目中投標(biāo)工作自身也可以作為一個(gè)項(xiàng)目來(lái)界定其工作范圍，創(chuàng)建WBS進(jìn)行范圍管理。投標(biāo)工作與工程公司其它設(shè)計(jì)、咨詢、總承包等工作的項(xiàng)目管理不同，它的范圍更加籠統(tǒng)、復(fù)雜，需根據(jù)招標(biāo)文件的情況來(lái)確定工作范圍。下面的例子是利用“自上而下法”，針對(duì)LHQD工程公司某項(xiàng)目的投標(biāo)工作進(jìn)行WBS分解。

第一步：建立0層，某投標(biāo)項(xiàng)目

第二步：建立項(xiàng)目的可交付成果列表。古雷地下水封洞庫(kù)可研投標(biāo)項(xiàng)目可交付成果可分為兩大部分：即商務(wù)成果和技術(shù)成果。

第三步：對(duì)每個(gè)可交付成果進(jìn)行分解，得到細(xì)分的子交付成果。商務(wù)成果方面主要包括商務(wù)標(biāo)書和價(jià)格標(biāo)書。

第四步：對(duì)每個(gè)子成果進(jìn)一步分解出完成它的所需活動(dòng)。

子成果分解1：

子成果分解2：

子成果分解3：

第五步：橫向關(guān)聯(lián)活動(dòng)。在項(xiàng)目投標(biāo)期間，有很多橫向關(guān)聯(lián)活動(dòng)。例如，商務(wù)投標(biāo)階段所選擇的分包伙伴，需要提供其技術(shù)方案及報(bào)價(jià)，與我司的標(biāo)書進(jìn)行融合。

將上述五步總結(jié)起來(lái)，便得到了某投標(biāo)項(xiàng)目的完整WBS分解圖。

第二，項(xiàng)目投標(biāo)中的計(jì)劃管理

在項(xiàng)目投標(biāo)工作過(guò)程中，通過(guò)制定WBS分解了投標(biāo)工作的內(nèi)容和范圍，將投標(biāo)工作作為一個(gè)項(xiàng)目，分解成小的、容易管理的組成部分，即活動(dòng)。定義活動(dòng)過(guò)程輸出的最終成品是活動(dòng)，不是可交付成果。可交付成果是建立WBS過(guò)程的輸出。工作分解結(jié)構(gòu)中的每個(gè)工作包都要分解成活動(dòng)，通過(guò)完成這些活動(dòng)進(jìn)而完成相應(yīng)的可交付成果。在實(shí)際的工程項(xiàng)目投標(biāo)工作過(guò)程中，因?yàn)轫?xiàng)目生命周期有不同的階段，所以工程分解詳細(xì)程度也不同。在投標(biāo)項(xiàng)目前期的規(guī)劃階段，信息不明確，工作只能計(jì)劃到里程碑的階段。隨著更多信息的獲得，可將工作包可分解成具體的活動(dòng)。

可投標(biāo)工作細(xì)分為一系列工作的工作進(jìn)行開(kāi)展，其中的重要活動(dòng)節(jié)點(diǎn)和成果形成了投標(biāo)項(xiàng)目的里程碑。在這個(gè)里程碑規(guī)劃過(guò)程中，各里程碑點(diǎn)即可以是強(qiáng)制性的，也可可以是選擇性的。所以說(shuō)投標(biāo)策略對(duì)里程碑的規(guī)劃起著決定主導(dǎo)作用。

第三，項(xiàng)目投標(biāo)中的組織設(shè)計(jì)

在工程進(jìn)行投標(biāo)的實(shí)踐活動(dòng)中，可以發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目沒(méi)有明確的任務(wù)輸入，并且啟動(dòng)時(shí)間與市場(chǎng)商務(wù)信息因素緊密聯(lián)系，所以說(shuō)投標(biāo)項(xiàng)目往往具有一次性、突然性和臨時(shí)性，也不能納入工程項(xiàng)目正常的流程中。因此需要采取靈活有力的項(xiàng)目管理組織方式來(lái)確保投標(biāo)項(xiàng)目的順利開(kāi)展，并實(shí)現(xiàn)成功中標(biāo)的目的。每個(gè)工程公司都需要結(jié)合公司的實(shí)際情況，在正式啟動(dòng)重大工程投標(biāo)項(xiàng)目時(shí)，結(jié)合其公司的實(shí)際情況，以相關(guān)部門牽頭，為投標(biāo)項(xiàng)目下達(dá)專向任務(wù)通知單，并采取基于專向任務(wù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制的矩陣式管理模式來(lái)開(kāi)展投標(biāo)項(xiàng)目工作和過(guò)程管理。

首先，建立項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制是項(xiàng)目管理的主要原理，通過(guò)把時(shí)間緊迫和預(yù)算受限的投標(biāo)工作委托給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并賦予他有權(quán)進(jìn)行獨(dú)立計(jì)劃、按照實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)的分配資源、協(xié)調(diào)和控制。它明確了投標(biāo)項(xiàng)目是管理的對(duì)象，突出了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的作用，具體負(fù)責(zé)投標(biāo)項(xiàng)目的組織、協(xié)調(diào)和及方案實(shí)施，通過(guò)強(qiáng)制的方式確定了各相關(guān)部門的工作范圍和時(shí)間點(diǎn)，比傳統(tǒng)管理方法更具約束力，更加明確了責(zé)任主體、工作范圍、工作目標(biāo)及風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)方式等項(xiàng)目投標(biāo)過(guò)程中隨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題。

其次，建立基于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制的矩陣管理模型。在投標(biāo)項(xiàng)目的項(xiàng)目管理過(guò)程中，商務(wù)工作和技術(shù)工作都有跨部門的情況，導(dǎo)致難以處理的問(wèn)題不僅包括上下級(jí)之間，還包括平級(jí)的各部門之間。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與各職能部門之間會(huì)經(jīng)常因?yàn)槿肆Y源調(diào)配及時(shí)間、進(jìn)度安排等問(wèn)題產(chǎn)生沖突。投標(biāo)項(xiàng)目是一個(gè)全面的工程項(xiàng)目，涉及到市場(chǎng)、財(cái)務(wù)、技術(shù)發(fā)展部、各專業(yè)部室等多個(gè)部門的通力合作。投標(biāo)質(zhì)量的高低，直接關(guān)系到企業(yè)的外部競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，對(duì)整個(gè)公司來(lái)說(shuō)具有重大的戰(zhàn)略意義。所以，各企業(yè)都把投標(biāo)項(xiàng)目放在一個(gè)特殊的位置，要求各部門主動(dòng)配合項(xiàng)目的實(shí)施，全力提供必需的資源。而通過(guò)實(shí)施項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制的陣式投標(biāo)項(xiàng)目管理模式，有效的解決了此類問(wèn)題。

總之，工程公司為提高企業(yè)自身的競(jìng)標(biāo)能力和中標(biāo)率，應(yīng)當(dāng)考慮采用合理的投標(biāo)管理機(jī)制。投標(biāo)項(xiàng)目管理模式，作為一種科學(xué)、可行的方法，能有效地提升工程公司項(xiàng)目的投標(biāo)工作，有助于解決項(xiàng)目投標(biāo)實(shí)際工作中商務(wù)、技術(shù)投標(biāo)工作分離及溝通不到位等問(wèn)題，建立了商務(wù)團(tuán)隊(duì)和技術(shù)團(tuán)隊(duì)合作投標(biāo)的平臺(tái)，有利于改善工程公司在投標(biāo)工作計(jì)劃的粗放、運(yùn)作效率低的問(wèn)題，真正做到了投標(biāo)分工明確、任務(wù)明確，盡最大限度規(guī)避了投標(biāo)準(zhǔn)備工作的決策失誤問(wèn)題。實(shí)施投標(biāo)工作項(xiàng)目化管理模式，是工程公司推向項(xiàng)目管理的必然選擇，也是工程公司提升自身管理水平的有效管理模式。

[1]邱寇華等著.《現(xiàn)代項(xiàng)目管理學(xué)》.科學(xué)出版社.[M].2007年.

[2]王洋.《我國(guó)工程項(xiàng)目投標(biāo)管理規(guī)范化研究》.[D].西安科技大學(xué),2009.