淺談信息化背景下高校學籍管理工作
——以西部某高校為例

張穎卓延邊大學 吉林延吉 133002

淺談信息化背景下高校學籍管理工作
——以西部某高校為例

張穎卓
延邊大學 吉林延吉 133002

隨著高校信息化的發(fā)展及我國教育部學籍學歷電子注冊制度的推行，對高校學籍管理工作提出了更高的要求。本文將對高校學籍學歷電子注冊制度的產(chǎn)生、發(fā)展進行梳理，并對目前學籍學歷管理平臺所包含的內(nèi)容進行簡述，以此來分析西部某高校在新生學籍注冊工作中存在的問題并探究問題的對策。

高等學校；信息化；學籍管理

一、高校電子注冊制度的產(chǎn)生和發(fā)展

高校電子注冊制度是在維護高等學校的聲譽及畢業(yè)生的合法權(quán)益，抵制文憑造假等不良行為的背景下產(chǎn)生的，至今經(jīng)歷了學歷電子注冊、學籍電子注冊和學年電子注冊三個階段。

（一）學歷電子注冊：2001年，國家教育部頒布《高等教育學歷證書電子注冊暫行規(guī)定》，2002年建立注冊數(shù)據(jù)信息檔案庫，建立了從1991年起的歷屆畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫。

（二）學籍電子注冊：2004年，教育部開始試行高等學校新生學籍電子注冊；2005年，教育部頒布《普通高等學校學生管理規(guī)定》規(guī)定學校應執(zhí)行高等教育學歷證書電子注冊管理制度；2007年，教育部頒布《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》，正式開始實施新生學籍電子注冊。

（三）學年電子注冊:2008年，教育部頒布《關(guān)于普通高等學校學年電子注冊的通知》，開始對普通高等本專科學生實行學年電子注冊；2010年，教育部頒布《關(guān)于普通高等教育學歷證書即時電子注冊的通知》，要求普通高等教育學歷證書實施在線即時電子注冊。

二、學籍學歷管理平臺

學籍學歷信息管理平臺是中國高等教育學生信息網(wǎng)（學信網(wǎng)）電子政務平臺之一，主要包括錄取數(shù)據(jù)、學籍注冊，在校生，學歷注冊，學生票及圖像校對六個模塊。

（一）錄取數(shù)據(jù)：該部分提供了1999年至今的學生錄取數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計、下載，還包含錄取照片的上傳和查看招生數(shù)據(jù)報送進度等內(nèi)容

（二）學籍注冊：學籍注冊是指為每年錄取新生進行電子注冊，是高校學籍電子注冊的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其主要任務是審核各高校新生錄取的身份是否合法、準確。

新生注冊流程：首先下載學籍學歷管理平臺中招生錄取數(shù)據(jù)，與學校新生報到數(shù)據(jù)進行比較，保留管理平臺中的相關(guān)字段信息，按照實際報到情況形成新生錄取的數(shù)據(jù)庫，并修改成核對表發(fā)放到各學院進行新生逐一核對、修改、確認工作，收集到反饋信息后整理上傳到學籍學歷信息管理平臺。新生數(shù)據(jù)與平臺中的字段相匹配的情況下，新生數(shù)據(jù)通過審核，否則處于待審核狀態(tài)。其次，進行新生網(wǎng)上自查，對于有誤的學生信息根據(jù)錯誤類型予以更改，并提供相應的證明材料。

（二）在校生：在校生是實現(xiàn)對學校在校生學年電子注冊的模塊，學年注冊是對在校生新學年學習資格的認定，及上一學年在校生學籍異動情況的管理，是加強高校學生學籍管理的基礎(chǔ)工作。

學年注冊流程：學期初將需要學年注冊的學生設(shè)置成待注冊狀態(tài)，注冊時先將在校生數(shù)據(jù)按照要求制作成注冊表，然后上傳到平臺在校生庫中進行注冊學籍，之后將注銷學籍如退學、死亡、取消學籍、開除學籍、畢業(yè)生學生數(shù)據(jù)進行處理，按照相應的格式批量上傳至平臺；對留降跳級、休學、復學、轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)等學籍異動數(shù)據(jù)按照相應的格式批量上傳至平臺。

（三）學歷注冊：該模塊可提供高校畢業(yè)生信息的查詢、畢業(yè)生學歷電子注冊、輔修學歷標注等。學歷標注以學籍注冊為前提，沒有經(jīng)過注冊學籍的學生不予學歷電子注冊。

學歷注冊流程：學校將通過畢業(yè)審查、完成輔修課程并獲得輔修學歷的學生數(shù)據(jù)整理成名單發(fā)放給各學院讓學生進行核對并確認，信息準確無誤后上傳到管理平臺的學歷證書標注及輔修標注，經(jīng)教育部復查審核通過后，國家承認并予以保護。

（四）學生票：為保障學生寒暑假順利購買火車票，在學生火車票優(yōu)惠卡中寫入學生姓名、身份證號碼、乘車區(qū)間、入學日期、優(yōu)惠次數(shù)等五項內(nèi)容，并將優(yōu)惠卡信息注冊到學生學籍電子注冊信息中，保證優(yōu)惠卡寫入信息與學生證填寫內(nèi)容、學生學籍電子注冊信息一致。

（五）圖像校對：學歷圖像是畢業(yè)證以及學生學歷上網(wǎng)必需相片，由新華社統(tǒng)一采集，報送新華社圖像采集中心進行處理。未參加學歷電子圖像采集學生，將無法按期發(fā)放畢業(yè)證。學生在進行學歷圖像采集（畢業(yè)生照相）后一段時間須到學信網(wǎng)進行“學歷圖像校對”工作。畢業(yè)生應認真做好本人“學歷圖像校對”，如發(fā)現(xiàn)本人信息采集有誤應及時告之學籍學歷管理部門。

三、學籍電子注冊工作中存在的幾個問題及對策

（一）存在的問題

1、管理部門分工、職責不明確。學籍注冊工作涉及到高校的管理部門較多，如招生部門、學生管理部門、教務處及學生所在院系。由于不同部門的職責不同，學校對學籍管理工作分工不明確，如教務部門負責學籍管理，但各院系管理學生的工作人員歸屬于學生管理部門，教務部門下達任務時較周折，須下達給學院教務管理部門，學院的教務管理部門上報至學院，再將此工作下達給學院學生管理部門，有時還需再轉(zhuǎn)交給學生輔導員。耗時長，為學籍注冊工作增大了難度。

2、新生學籍準確性較差，信息核對、修改時間長。首先，學校將應該在注冊前將發(fā)生錯誤的錄取信息進行更改的步驟改到新生自查時進行，這必然降低了新生數(shù)據(jù)的準確性。第二，由于學校對學籍注冊的宣傳力度不夠，師生對自查工作不重視，學籍注冊后新生自查進度慢。第三，信息核對后發(fā)現(xiàn)信息有誤，要根據(jù)錯誤的類型予以更正，并且提交相關(guān)材料和證明，某些證明材料需要戶口所在地派出所提供，外地考生辦理相關(guān)的材料需要較長時間，拖延了新生學籍注冊工作進度。

3、存在重名重身份證號碼的新生。產(chǎn)生重名重身份證號碼的情況有兩種原因：高考后某些因素未及時來報到，高校為其保留學籍；學生離校后所在高校沒有及時對學籍信息進行處理。

（二）對策

1、完善學籍管理制度、明確學校各職能部門的工作職責，上下協(xié)調(diào)一致，簡化工作流程，才能提高工作效率；2、應用新生報到及學生注冊系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上新生信息核對，提高信息核對工作的效率；3、在招生發(fā)放錄取通知書時、新生入學教育時采取措施加強學信網(wǎng)電子注冊宣傳力度，強調(diào)電子注冊的重要性；4、提高學籍管理人員的計算機操作能力，vfp數(shù)據(jù)庫操作能力以及圖像處理能力；培養(yǎng)學籍管理人員較強的法律意識、責任感和工作主動性，做好學籍注冊的宣傳工作和及時有效處理學籍信息。

隨著學籍管理的信息化進程，電子注冊成為了學籍管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，新生數(shù)據(jù)的準確性成為學籍管理的重要基礎(chǔ)，只有完善學籍管理制度、完善新生注冊流程、提高管理人員素質(zhì)才能更好的規(guī)范和完善學籍電子注冊工作，才能更好的服務于高校、服務于學生、服務于社會。

[1]高櫻.高等學籍學歷電子注冊工作的現(xiàn)狀及對策研究[J].理論研究,2013(3):20-21.

[2]路華清.信息化背景下高校學籍管理面臨的挑戰(zhàn)及未來展望[J].2010(10):5-6.

[3]于雪燕.高僧院校新生學籍電子注冊工作淺述[J].2010(16):192-193.