檔案信息化的信息資源管理問題探析

吳爽黑龍江省大中專學(xué)校學(xué)生信息咨詢與就業(yè)指導(dǎo)中心 黑龍江哈爾濱 150090

檔案信息化的信息資源管理問題探析

吳爽
黑龍江省大中專學(xué)校學(xué)生信息咨詢與就業(yè)指導(dǎo)中心 黑龍江哈爾濱 150090

現(xiàn)階段我國(guó)的檔案信息資源管理存在一些問題，比如異構(gòu)性現(xiàn)象明顯、滯后性特征突出等，這嚴(yán)重影響了我國(guó)檔案信息管理事業(yè)的發(fā)展。因此需要使用信息化的管理方式來解決上述面臨的問題。本文主要通過介紹我國(guó)檔案信息化的信息資源管理現(xiàn)狀，進(jìn)而探討了其管理對(duì)策，僅供交流。

檔案信息化；信息資源管理；問題探析

檔案信息化管理模式是我國(guó)檔案信息資源管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，所謂檔案信息管理信息化，主要是指利用先進(jìn)的現(xiàn)代化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的一體化管理，縮短檔案信息資源形成的時(shí)間，提高檔案信息資源共享程度。檔案信息化的信息資源管理的特征是規(guī)范化、統(tǒng)一化以及綜合化，進(jìn)而使得我國(guó)的檔案信息資源能夠得到最大程度的利用。

1、檔案信息資源管理中存在的問題

1.1 信息數(shù)據(jù)異構(gòu)現(xiàn)象明顯，這是我國(guó)檔案信息化資源管理中普遍存在的一個(gè)問題，無論是數(shù)據(jù)來源，還是檔案架構(gòu)等方面，都明顯的存在異構(gòu)現(xiàn)象，這種異構(gòu)性表現(xiàn)在檔案管理的多方面，其中典型的有兩點(diǎn)，一點(diǎn)是檔案數(shù)據(jù)的變換，另一點(diǎn)是檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，因?yàn)楫悩?gòu)現(xiàn)象的存在，使得檔案館信息資源管理難度加大，變得十分復(fù)雜。

1.2 信息數(shù)據(jù)資源管理分散性特征明顯，之所以會(huì)造成這種情況，主要是因?yàn)橹洐n案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使得即使是相同的主題檔案，但是也不能集中收錄，只是采取分散管理的方式，而這種管理方式導(dǎo)致的直接后果就是檔案信息的利用價(jià)值降低，而且也不方便檔案管理人員管理，在查找統(tǒng)一檔案主體信息時(shí)，十分麻煩，如果事先沒有做好記錄，很多的檔案信息甚至不會(huì)被發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而使得很多檔案信息失去了利用的價(jià)值。

1.3 信息數(shù)據(jù)資源重復(fù)性特征明顯，所謂重復(fù)性即指相同的檔案信息主題下，收錄的很多檔案信息性質(zhì)相同，甚至內(nèi)容完全相同，這樣檔案館在整理這些檔案時(shí)，需要耗費(fèi)大量的精力，逐一篩選，將無用的檔案信息刪除，留下利用價(jià)值高的信息，如果檔案館將大部分精力都放在這上面，其他方面的檔案信息管理工作將難以開展，因?yàn)闄n案館人力方面明顯不足，而信息數(shù)據(jù)資源重復(fù)性的特征，又分散了大量的人力，因此十分不利于檔案管理整體工作的開展。

1.4 滯后性現(xiàn)象明顯，這也是我國(guó)檔案信息資源管理面臨的主要問題，檔案信息數(shù)據(jù)形成過程過長(zhǎng)，當(dāng)所有的信息數(shù)據(jù)已經(jīng)整理完成形成檔案時(shí)，該檔案已經(jīng)失去了大部分的利用價(jià)值，或者有些檔案信息形成之后并未被利用，但是等到其有利用價(jià)值時(shí)，或者轉(zhuǎn)移到其他檔案館或者已經(jīng)超過保存年限，這使得某些檔案信息數(shù)據(jù)一直處于無利用就價(jià)值的狀態(tài)中，盡管現(xiàn)代檔案信息管理要求時(shí)效性，但是這種匯總之后的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，從中可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)這種檔案管理方式無法達(dá)到公眾對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的需求。

2、檔案信息化的信息資源管理對(duì)策

上述存在的檔案信息資源管理存在的問題，可知必須使用先進(jìn)的現(xiàn)代化手段來管理檔案信息，以此來提高檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價(jià)值、

2.1 樹立信息化管理的觀念

檔案信息資源必須采用先進(jìn)的信息化管理方式，進(jìn)而逐步實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案信息資源管理的規(guī)范化以及現(xiàn)代化，但是要想做到這一點(diǎn)，檔案信息管理人員必須樹立現(xiàn)代化的信息管理觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的信息化管理模式，進(jìn)而更好地為社會(huì)大眾服務(wù)。我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展多年，已經(jīng)逐漸摸索出一套符合我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展的方法，但是這種管理方法封閉式特征十分明顯，檔案管理是也在不斷的發(fā)展，這種管理方式也應(yīng)該隨之改變，以此來滿足社會(huì)大眾的需求。現(xiàn)代化的檔案信息資源管理應(yīng)該將內(nèi)容統(tǒng)一，避免出現(xiàn)重復(fù)性的問題，與此同時(shí)，還應(yīng)該采取一站式服務(wù)的方式，提高檔案信息資源管理的利用價(jià)值，除此之外，建立強(qiáng)有力的監(jiān)管模式。這種新型的模式，將檔案信息資源管理從封閉性管理中解放出來，實(shí)現(xiàn)了信息化管理的目標(biāo)。

2.2 建立健全的檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)

網(wǎng)站作用的發(fā)揮，必須以公眾服務(wù)網(wǎng)和內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)的建設(shè)為基礎(chǔ)，使其能夠成為檔案工作宣傳和信息服務(wù)開展的平臺(tái)。局域網(wǎng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了全國(guó)聯(lián)網(wǎng)、行業(yè)聯(lián)網(wǎng)和地區(qū)聯(lián)網(wǎng)，為了使檔案信息資源發(fā)揮服務(wù)社會(huì)的作用和網(wǎng)上查詢和利用的作用，我們要按一定的計(jì)劃對(duì)開放檔案目錄上載，有條件的對(duì)公開的檔案全文信息進(jìn)行上載。系統(tǒng)的建設(shè)必須有一定的硬件基礎(chǔ)，要采購(gòu)一定的硬件設(shè)備。建立數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)，使網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)能夠更好地來銜接各級(jí)各類檔案，從而實(shí)現(xiàn)館際互聯(lián)，逐步實(shí)現(xiàn)各級(jí)各類檔案網(wǎng)站的銜接，構(gòu)建最終的檔案工作地區(qū)性信息網(wǎng)，把快捷、優(yōu)質(zhì)、方便的檔案信息服務(wù)提供給社會(huì)。

2.3 提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)在，檔案信息資源的管理還是要靠人工來完成，這就要求檔案工作人員必須具備相應(yīng)的素質(zhì)來完成這項(xiàng)重任。其中包括檔案管理知識(shí)、信息化數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)應(yīng)用以及現(xiàn)代管理技術(shù)等。同時(shí)，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，使他們掌握一些新型的技術(shù)、設(shè)備和方法等，來造就一批新型的綜合型檔案管理工作者。

2.4 加強(qiáng)深度發(fā)掘館藏文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)

現(xiàn)代化的檔案館除了向用戶提供深層次的信息服務(wù)之外，對(duì)館藏的文獻(xiàn)以及相關(guān)信息也要進(jìn)行深層次的研究工作。同時(shí)，向用戶提供信息也是現(xiàn)代化館藏資源共享的一個(gè)重要途徑。在向用戶提供服務(wù)信息的同時(shí)，還要進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)有館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)的升級(jí)，為館藏資源的數(shù)字化提供支持。而且，館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)的升級(jí)還可以增加用戶的易檢索性，使用戶更快更方便地找到資源并實(shí)現(xiàn)資源的共享。我們要圍繞社會(huì)的各種需求來升級(jí)館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)，與此同時(shí)，還要服務(wù)社會(huì)，關(guān)注民生，運(yùn)用科學(xué)的依據(jù)、大量的社會(huì)調(diào)研和編輯工作，并根據(jù)社會(huì)的一些要求，超前完成一些服務(wù)項(xiàng)目，并將這些資源進(jìn)行有效的分類，建立相應(yīng)的專題，如房產(chǎn)信息、城市規(guī)劃建設(shè)、再次就業(yè)、計(jì)劃生育、退伍找工作等，把眾多零散的信息加以篩選整合，將其中對(duì)用戶有用且重要的信息提供給用戶，這樣才能發(fā)揮館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)的最大用途，使其真正做到更好地為人民服務(wù)。高效率的館藏信息服務(wù)還可以解決社會(huì)矛盾，成為用戶和政府之間的一座橋梁，在現(xiàn)代化社會(huì)構(gòu)建中國(guó)特色社會(huì)主義和諧社會(huì)的過程中具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

3、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，可知在信息化時(shí)代，應(yīng)該采取信息化的手段來管理檔案信息資源，只有如此才能真正的實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)效發(fā)展，但是需要明確的是，信息化的管理模式的應(yīng)用，并不意味著完全的摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，兩者應(yīng)該相互結(jié)合使用，尤其是重要的檔案的信息，必須保存紙質(zhì)的檔案資源，同時(shí)做好備份處理。

[1]吳薇.對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].甘肅科技,2011(19)

[2]林小玲.論檔案的信息化管理[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào),2011(09)

[3]吳偉寧.淺論博物館檔案管理[J].大眾文藝,2011(12)

[4]彭艷.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的實(shí)施策略分析[J].才智,2009(32)