計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用研究

潘談

摘? 要：辦公自動(dòng)化是運(yùn)用多種技術(shù)形成的現(xiàn)代化新型的辦公形式，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用中具有重要的影響。本文主要以計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的必要性為切入點(diǎn)，重點(diǎn)研究計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);辦公自動(dòng)化;應(yīng)用研究

引言：計(jì)算機(jī)技術(shù)是辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)決策效能的核心，其功能體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的硬軟件設(shè)施上，辦公自動(dòng)化運(yùn)行的環(huán)節(jié)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)的設(shè)施，兩者相輔相成，共同促進(jìn)。深度掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，能夠減輕工作重量，提高辦事效率的總水平。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的重要性

計(jì)算機(jī)技術(shù)是對(duì)信息處理和收集的一個(gè)過(guò)程，隨著信息社會(huì)的深入，企業(yè)對(duì)辦公水平不斷的要求高質(zhì)量化。辦公自動(dòng)化作為優(yōu)化工作質(zhì)量的載體，其工作內(nèi)容必須準(zhǔn)確、及時(shí)的采集企業(yè)所需的信息，科學(xué)的處理，才能使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中穩(wěn)占先機(jī)，提高企業(yè)的綜合效率。辦公自動(dòng)化以工作人員的技術(shù)為主導(dǎo)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)相結(jié)合，形成多樣的辦公模式，具有方便快捷、綜合開(kāi)放及辦事效率高的特點(diǎn)。它通過(guò)收集信息資源，建立企業(yè)內(nèi)部資源共享機(jī)制，從而全面提升計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用效果。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

（一）構(gòu)建信息發(fā)布平臺(tái)。企業(yè)在進(jìn)行辦公自動(dòng)化工作時(shí)，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息交流平臺(tái)，發(fā)布企業(yè)的綜合信息，使信息的流通快速準(zhǔn)確，同時(shí)需要工作人員積極配合，對(duì)企業(yè)信息及時(shí)采集和處理。比如，在企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)站上開(kāi)發(fā)企業(yè)內(nèi)部員工論壇，將員工的工作狀況和工作內(nèi)容等發(fā)布在論壇中，相互交流，吸取工作經(jīng)驗(yàn)并要求員工在論壇中發(fā)布工作心得和對(duì)工作的建議，提高員工的整體工作效率，有利于企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng);企業(yè)還可以開(kāi)發(fā)信息對(duì)外流通平臺(tái)，使客戶或同企業(yè)能出初步了解本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，掌握本企業(yè)的基本信息。另外，企業(yè)還可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部員工的資料信息平臺(tái)，將員工的通訊率和基本信息發(fā)布到企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站，從而提高辦公自動(dòng)化的工作水平。信息發(fā)布平臺(tái)的構(gòu)建，能及時(shí)查閱外部和內(nèi)部的信息反饋，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)外信息交流的進(jìn)度，提高企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

（二）強(qiáng)化文檔管理。在進(jìn)行文檔管理時(shí)，企業(yè)可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)深度完成文檔的批復(fù)工作。其操作過(guò)程由工作人員結(jié)合實(shí)際工作要求合理完成。對(duì)文檔操作的過(guò)程、時(shí)間、修改和審閱痕跡及操作人的姓民進(jìn)行保存，方便日后查閱。文檔操作完成后，對(duì)文檔進(jìn)行管理，管理方可分為擬辦方和承辦方，可以根據(jù)文件的重要程度進(jìn)行安置，然后制定查閱權(quán)限，防止員工對(duì)文檔信息的更改。在文檔管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠方便文檔檢查，保證信息的共享。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用在在文檔使用的軟件上，數(shù)據(jù)、文字、表格的處理是辦公自動(dòng)化工作的重要組成部分，既能快速的對(duì)文檔進(jìn)行更改和編輯，還能為文檔提供大量的信息，保證文檔的制作的專(zhuān)業(yè)性。計(jì)算機(jī)技術(shù)將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，具有保密且不易丟失的效果，通過(guò)對(duì)企業(yè)的文檔建立安全的文檔管理數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)自動(dòng)化文檔管理的水平，提升工作人員的工作效率。

（三）優(yōu)化工作流程。企業(yè)的工作流程離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)[1]。企業(yè)在辦公自動(dòng)化工作過(guò)程中，可以協(xié)調(diào)部門(mén)和崗位之間的工作內(nèi)容，促進(jìn)企業(yè)人才的綜合利用率，部門(mén)間的工作內(nèi)容且具有固定的操作特點(diǎn)，應(yīng)嚴(yán)格按照工作流程辦事，對(duì)工作流程進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控，保證工作的真實(shí)性。比如，企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中公告的擬定、請(qǐng)示、審批及發(fā)放等，工作內(nèi)容相對(duì)固定，為了降低工作人員的操作失誤，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)制定自動(dòng)化的工作流程，合理安排資源的配置，將公告上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)且同意后，直接在網(wǎng)上發(fā)布到各個(gè)員工的賬號(hào)中，使其他員工及時(shí)的查閱公告，掌握情況。還可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化固定的工作管理，如在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上設(shè)置會(huì)議管理、工作內(nèi)容管理、用餐管理及公共物品管理等機(jī)制，既能增加員工對(duì)工作的認(rèn)識(shí)，又能提高整體員工的工作效率。

（四）深化資源設(shè)備。辦公自動(dòng)化的主要工作是對(duì)企業(yè)信息進(jìn)行收集、傳送并配上文字或圖像等業(yè)務(wù)進(jìn)行處理[2]。辦公自動(dòng)化的開(kāi)展離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。因此計(jì)算機(jī)的設(shè)備室配合工作的關(guān)鍵。辦公自動(dòng)化工作所用的軟件資源主要體現(xiàn)在通用軟件和專(zhuān)用軟件上，專(zhuān)用軟件包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件、支持性軟件及財(cái)務(wù)管理等軟件;通用軟件包括WORD、EXCEL、PPT、PS等圖像處理軟件和文字?jǐn)?shù)據(jù)處理軟件。軟件的操作需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的多方配合，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用為工作帶來(lái)便利，具有廣泛的運(yùn)用效果。

結(jié)語(yǔ)：總之，辦公自動(dòng)化是計(jì)算機(jī)技術(shù)持續(xù)發(fā)展的前提，也是信息時(shí)代的重要產(chǎn)物，具有強(qiáng)化管理組織和提高辦公效率的功能。企業(yè)需要不斷培養(yǎng)員工的辦公自動(dòng)化工作效率，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的全面發(fā)展，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1] 呂靜.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用[J].東方企業(yè)文化，2012，20（1）：22-23.

[2] 魏宏玲.辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，12（22）：28-29.