海事檔案管理探討

符佐梅FU Zuo-mei

（貴州省安龍縣地方海事處，安龍552400）

1 海事檔案管理概述

海事檔案管理是對海事管理工作的一個歸檔，包括所有的海事工作中的管理、專業等，主要是對業務的專業管理和口岸管理，包括船舶監督、通航管理、危險品以及防污染管理、船員管理等工作的信息化整理的記錄。海事檔案管理具有管理性、服務性與政治性的特征。

海事檔案管理人員需確保海事檔案的真實性、完整性和可利用性。海事檔案管理要在提高認識的基礎上完善管理制度、改進收集途徑、嚴格移交程序、注重價值鑒定、統一電子檔案格式，使海事檔案的服務性和指導性作用得到最大限度的發揮。維護檔案完整性要做到以下兩點：①要保證檔案數量齊全，沒有殘缺現象；②要保持檔案之間有機聯系，不可雜亂無章。維護檔案安全要做到以下兩點：①確保檔案本身完好無損，權限控制；②杜絕惡意破壞檔案行為，防治檔案機密被盜竊。檔案管理工作的最終目的是便于利用，是檔案管理工作質量的衡量標準之一。檔案反映的是歷史事實，具有不可修改或篡改性。因此，維護檔案的真實性，是檔案管理工作遵循的重要原則之一。

2 海事檔案管理發展現狀

近年來，隨著檔案管理工作的不斷發展，我國海事檔案管理也在不斷完善和改進中，從傳統的紙質檔案向電子化方向轉變。由于部分地區設備缺乏，資源不足，導致檔案管理工作發展進度緩慢。但大部分地區已經實現了電子化的管理方式。相對于傳統的檔案管理而言，電子化的檔案管理更加便捷、可靠和安全。目前，海事檔案管理相關的制度也在不斷的完善中，不同地區也不斷地推出一些新的，更加有效的檔案管理政策和規定。另一方面，對于海事檔案管理人員的培養還不夠，許多地區的海事檔案管理人員由于缺乏海事管理相關的知識和技能，使得其海事檔案管理出現雜亂無章，分類不明確，缺乏收集途徑，移交程序不嚴格，檔案格式不正確等問題。可見，海事檔案管理的電子化還處于不成熟階段，需要加強這方面后備人才的培養，不斷提升海事檔案管理工作質量。

3 海事檔案管理的發展趨勢

3.1 發展趨勢分析 在社會的進步和科技的發展之下，伴隨著社會發展信息化程度的與日俱增，檔案信息化管理是其發展的必然趨勢。①傳統的海事檔案管理工作過于繁瑣，管理人員工作量大。而信息化的引入可以將管理者從傳統的管理方式中解放出來，實現檔案管理信息化，從而有效提升管理效率和質量。②檔案信息化管理更加便捷，且可維護性強，檔案信息的安全性更高。此外，檔案的管理工作分工明確，流程更加規范。③檔案電子信息化解決了傳統管理模式的諸多缺陷，比如占用空間大、耗費人力、容易混亂、查詢困難、可維護性差等。

3.2 信息化發展方向 隨著現代信息技術的發展，數字化技術應運而生，它極大地提升了信息處理和轉換效率。隨著該市檔案管理的逐步發展成熟，檔案管理的信息化發展方向也會指向數字化。檔案管理出現數字檔案館，并呈現出管理計算機化、信息多媒體化、存貯多載體化與信息傳輸網絡化等特點。

4 海事檔案管理中存在的主要問題

4.1 缺乏長遠發展戰略 近年來，檔案管理工作在海事事業發展中的作用日益突出，海事事業的發展離不開海事檔案提供的便捷、全面以及高質量的服務。通過各級領導以及檔案工作者的共同努力，探索并實踐了一系列可行的管理措施，通過管理力度加大、設備投入增加、人員素質的培養使檔案管理在短期內得到了很好的提升效果。但是由于處于探索階段，尚未制定長遠的規劃，是的檔案管理存在一定的風險，要想檔案管理可持續發展，制定長遠規劃迫在眉睫。

4.2 檔案分類缺乏統一標準 不同地區單位的執行標準不一樣，分類編號雜亂無章，同一類出現不同編號，內容也不同。導致檔案的可重用性差，達不到最佳效果。

4.3 缺乏數字化管理 隨著檔案管理的不斷發展完善，一些單位選擇將實物檔案轉為數字化管理。但據有關統計數據顯示，海事檔案數字化進程緩慢，進度滯后，需加強管理力度。

4.4 檔案管理工作者綜合素質需提高 如何實現檔案信息的電子化。要從管理工作者抓起，檔案管理人員要適應時代步伐，不斷跟進現代化知識和技能，與時俱進。許多檔案部門的管理者總體水平較低，專業技能水平低下，復合型人才稀缺。盡管引進了現代化設備，仍無法充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

5 海事檔案管理工作問題的解決對策

5.1 明確檔案管理職責 對于分管領導，應當把檔案工作納入海事工作議事日程，研究落實本機關檔案工作發展規劃；對于主管領導，應當建立健全檔案管理體制和運行機制，實施檔案工作目標管理，督促、協調各業務部門的檔案管理行為，貫徹上級有關檔案工作的方針政策，制定本單位檔案工作的發展規劃和工作計劃；對于專職檔案員，貫徹上級有關檔案工作的方針政策，制定本單位檔案工作的發展規劃和工作計劃，積極學習檔案業務知識，大力宣傳檔案工作，努力提高全體工作人員的檔案意識，負責檔案的接收、登記，加強對進庫檔案的保管、鑒定和保護工作，確保檔案的齊全、完整和安全，及時編制各類檢索工具，積極開展檔案史料編研工作，認真做好查檔接待工作，提供優質服務。

5.2 建立檔案收集整理規則 檔案收集整理分工明確，分類準確，人事檔案由人事科負責收集整理，會計檔案由財務科負責收集整理，基建檔案由財務科負責收集整理，特殊載體檔案包括照片檔案、實物檔案和電子檔案。其中照片檔案由各科室負責收集，綜合檔案室負責整理；實物檔案由人事教育部門負責收集，綜合檔案室負責整理；電子檔案由各科室負責收集，綜合檔案室負責整理。此外，業務檔案，包括船舶船員技術檔案、船舶登記檔案、航道管理科檔案、港口管理科檔案等參照相應的規定和方法進行收集整理。

5.3 對檔案分類歸檔、移交 綜合檔案的歸檔和移交由對應的科室或單位進行，而業務檔案則按照指定時間及時向綜合檔案室歸檔和移交。

5.4 做好檔案價值鑒定和銷毀工作 檔案管理部門和各立卷單位（部門）應按照各種不同門類檔案的保管期限及時開展檔案價值的鑒定工作。經鑒定失去保管價值的檔案，立卷單位（部門）經辦人應編制檔案銷毀清冊和檔案銷毀匯總表，報請專業主管部門和本單位檔案鑒定工作領導小組審查批準。經鑒定需繼續保存的檔案，應重新進行整理、編號，確定新的保管期限，由綜合檔案室保管。經批準需要銷毀的檔案，由檔案形成部門（或立卷部門）、檔案管理部門、監察部門共同負責到造紙廠進行集中銷毀；具有秘密級以上的檔案文件銷毀必須經當地保密部門批準。

5.5 充分發揮檔案服務和指導作用 應積極主動地開展檔案利用工作，編制必要的檢索工具，改善閱覽條件，為利用者提供方便。嚴格按照規定發揮檔案查詢功能。

6 小結

檔案管理信息化對海事檔案管理而言，既是一次機遇，也是一場挑戰。在信息化時代背景下，檔案工作者要跟緊時代步伐，進一步強化其責任意識，積極促進海事檔案事業的發展。

[1]馮惠玲.檔案管理學[M].中國人民大學出版社,1999.

[2]費文雋.開創科技檔案管理新思路[J].檔案與建設,2004(06).

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