淺議如何加強醫療衛生檔案管理

王嬌

醫療衛生檔案的管理是醫院檔案管理工作的重點，是醫療衛生事業研究中的重要依據，建立完整、系統的管理方案，提高檔案管理的水平，有利于促進醫學的發展。

一、傳統醫療衛生檔案管理方式存在的缺陷

由于我國歷史和現實的多種原因及檔案材料的特殊性，檔案工作形成了封閉型、半封閉型的管理模式。管理意識、設備和技術方法比較落后，基本處于經驗管理和手工操作狀況，檔案管理和利用水平低。醫院檔案資料的收集、整理、立卷、裝訂都靠手工操作，不僅程序繁瑣，手工勞動量又大。在建立檔案檢索工具上，費時費力進行人工編制，查詢利用檔案資料時要靠對檔案材料、索引目錄的熟悉程度人工翻閱檢索，不僅浪費大量的時間，還可能漏查或者信息不全、不及時，效率低下，不利于檔案信息的整理、編研、利用。解決上述問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的信息技術設備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，實現管理現代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。

二、加強醫療衛生檔案管理的對策

1.強化領導層的檔案意識

由于長期以來醫療工作人員對檔案的管理重視度并不高，認為檔案管理就是抄寫、保管等簡單的單一性工作，不能直接創造經濟利益，只要保證檔案不丟失、不泄密、不缺少就算是做好本職工作了。

但這種檔案管理方式已經不能適應檔案管理要求和標準了。隨著醫療改革的深入，醫院各項工作的發展，傳統的檔案管理模式阻礙了檔案工作的發展，如何加強醫院檔案管理，以滿足醫院檔案信息的利用需求，建立一個高效、科學、完整的檔案管理體系，是醫院檔案管理工作的當務之急。顯而易見，要改進，就要從領導層的重視程度做起，有了領導的重視，檔案工作人員就有了信心與動力。其重點在于領導必須認識到檔案管理工作是醫院管理工作的基礎之一，是重要的信息來源，是醫院管理水平提高的體現。只有在領導的重視之下，才會促使工作人員積極改進檔案管理方式。由此可見，領導層的重視對醫療衛生檔案管理工作的開展起著決定性的作用。

2.提高檔案管理人員素質

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。首先，檔案行政部門要加強對醫院檔案工作的指導。檔案行政管理部門要悉心研究醫院檔案工作新情況、新問題，及時對醫院檔案工作進行實地指導，使檔案工作能夠適應醫院的發展需要。其次，要加強對各部門的兼職檔案員進行業務指導。中心檔案室專職檔案員要及時把檔案工作的有關精神、檔案整理標準傳達給各兼職檔案員，使各部門形成的檔案能符合中心檔案室的要求，并與中心檔案室的檔案統一標準，便于日后各部門檔案的移交，以及移交后的檔案利用和借閱工作順利開展。再次，加強檔案員的業務培訓，采取走出去、請進來的辦法，不斷提高業務知識和工作能力。

3.改革醫療衛生檔案管理方式

健全檔案管理制度，根據各類材料的內容進行歸檔，可羅列索引，盡量明確信息，把所收集的材料所屬人姓名、出生日期、所屬科室、歸檔時間、歸檔時職稱，按照檔案法的規定進行整理。對各科室醫療工作人員的信息進行統一管理，并分卷、冊、年代，按照順序依次排放。

4.建立完善的檔案管理網絡

因為手工管理的效率低、誤差大，為保管和日后調閱帶來諸多不便，甚至許多有價值的資料因保管不善缺失，成為不可彌補的損失。所以，要做到保證檔案的完整、安全和檔案管理的高效，沒有嚴密的檔案管理體系，沒有一個健全的檔案管理網絡，是根本不行的。現在，用計算機進行輔助管理，用專業的檔案管理軟件，對檔（下轉第55頁）（上接第53頁）案的檢索、匯編進行管理，方便查找，且效率高，檢索全面。在人員方面，可以按部門職責的不同，進行分門別類的管理。并可在各科室抽選一名細心、耐心、有責任心的人員協理，使全部門的檔案可以有序統一，使檔案管理網絡日臻完善。

（五）建立新型電子化檔案

隨著科學技術的不斷突破，計算機科技有了突飛猛進的發展。計算機技術在醫療檔案管理中也起到重要作用，用專業技術做到檔案一體化，并能遠程建立電子文件，使建檔、歸檔程序應用方便，并能實現資源共享，隨時供調取。在錄入信息時可雇用臨時人員，將電子檔案建立方式對其進行詳細講解，逐一錄入，錄入后要由專業檔案管理人員進行審查，合格后方可正式生成檔案信息，如有不合理之處，要及時查漏補缺。電子化檔案應與文字化檔案同時錄入和應用，定時更新。

（作者單位：河北省血液中心）endprint