數碼照片檔案管理應把握自身的特點與規律

張靜華

數碼照片檔案是指將國家機構、社會組織以及個人在社會活動中形成的，對國家和社會及個人有保存價值的數碼照片分類收錄保存。數碼照片檔案一般由數碼照片和該照片的文字說明兩部分組成。

一、數碼照片檔案管理的現狀

1、數碼照片檔案管理缺乏統一的標準，制度不健全

有關檔案實體分類規定：“聲像檔案必須實行集中統一管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于開放利用”。但現在照片檔案管理的制度建設都還處于不斷完善中，相關的規章制度發展也比較滯后。隨著數碼相機的普及，數碼照片資料日益增多，大量堆積如山的數碼照片在豐富著檔案資源的同時，也給檔案管理者提出新的挑戰，數碼照片檔案和膠卷照片、圖片資料、紙質文件等檔案有著本質的區別。因數碼照片管理工作沒有統一易行的方式，一直以來，更多的都是管理工作人員憑借自己的“經驗”在整理。數碼照片具有特殊性，原有的管理已不適合，而新的管理制度又不健全，數碼照片檔案管理無章可循，這直接影響了數碼照片的規范管理。

2、對數碼照片檔案管理缺乏深刻認識，管理意識不強

長期以來，在檔案管理工作中都偏重于文書檔案的收集、整理、歸檔，照片檔案在檔案管理工作中往往處于配角地位，相對于傳統照片檔案，數碼照片起步較晚，人們對數碼照片檔案管理認識程度不深，思想上不夠重視，管理意識不強，數碼照片檔案管理普遍被忽視。但隨著科技的不斷發展，數碼相機在人們的生活、工作中已經普及，數碼照片也代替了傳統的膠卷照片。在實際工作中，因數碼照片無底片，不需沖印即可觀看和利用，所以一般情況下，單位或個人在活動中若拍攝數碼照片后大都輸入計算機看完、用完即大功告成，對于它的分類、整理、歸檔這些工作則經常會一拖再拖，而隨著時間的推移、人員的變動和其它工作的影響，這些數碼照片也失去了它存在的價值，有的甚至會丟失。

3、數碼照片檔案管理存在安全隱患，管理系統不完善

數碼照片沒有底片，以數字文件形式保存，查閱、復制、整理都是通過數字化程序來實現的，它依賴計算機、存儲卡等各種設備，而存儲各種設備的條件及故障直接影響數碼照片的安全，在管理工作不到位情況下，計算機病毒、軟件故障、網絡傳輸出錯、數據誤刪、工作人員流動、更換電腦等都會造成數碼照片的破壞或丟失。另外數碼照片的內容很容易被增、刪和修改，制度、技術措施不到位就很難對數碼照片進行安全保護。數碼照片成像與處理便捷快速、方便修改、傳輸方式多等特點也可導致數碼照片如果被修改、重新編輯，那么，收集數碼照片檔案管理的工作人員就無法判斷數碼照片的原始性和真實性。

4、數碼照片檔案的開發利用技術比較落后

基于數碼照片檔案的便利、圖像清晰等特點，很多單位的檔案室都設立數碼照片檔案管理室，但由于沒有統一的專門檢索數碼照片的系統，檔案管理者對數碼照片不能及時的開發，所以很難在一個平臺上查閱與搜索到用戶所需求的數碼照片檔案的資源，使數碼照片檔案資源很難被大眾化地開發與利用。

二、依自身特點與規律做好數碼照片檔案管理的措施

數碼照片檔案資源作為“檔案資源體系”建設的重要組成部分，越來越引起檔案部門的高度重視。做好數碼照片檔案管理工作，有效提升數碼照片檔案資源建設的水平，要從提高思想認識、健全制度標準、優化工作流程、配備專業人員與設備等幾個層面著手。只有準確把握數碼照片檔案在形成、收集、整理、保管、利用等環節的特點和規律，數碼照片檔案的管理工作才能確保取得實效。

1、依自身特點與規律做好數碼照片檔案的前期介入工作

數碼照片檔案的收集工作不是件容易的事情，筆者認為，一是拍攝照片的人不注重片的質量，拍攝技術，內容主次等，造成無照片可收集;二是拍攝照片的人或部門將照片作為個人或部門成果不愿移交歸檔，造成照片收集不上來。這兩個不容易的原因就是數碼照片檔案在拍照前期的介入不夠，拍照人對數碼照片檔案收集的認識不夠深入。

隨著對數碼照片檔案形成規律認識的深入，檔案管理工作人員合理有效的前期介入，能夠改善數碼照片檔案歸檔不齊全、歸檔數量不足、拍攝照片質量不高等資源建設困境。在實際管理工作中要根據數碼照片自身特點與規律，采取積極有效的措施，比如明確分工、落實職責等。確保數碼照片拍攝范圍全面、拍攝數量、質量得到保障，并及時向檔案部門進行移交，從而使檔案部門做好檔案的收集整理。

2、依自身特點與規律細化數碼照片的收集環節

在實際工作中，數碼照片和它的文字說明是數碼照片檔案資料的重要組成部分，要做到圖文并茂，照片和文字說明應齊全、準確、簡明、能夠概括時間、地點、人物、事由、攝影者等必備的要素，能反映數碼照片的主要內容。二者如有一項不完備，鮮活的照片就可能成為沒有價值的死信息;拍攝質量不高就會使得形象的歷史記錄黯然失色。

細化要求，加強培訓是解決問題的重要途徑。在收集數碼照片檔案的環節中，通過細化要求的形式，可以確保數碼照片的拍攝質量及文字說明的準確完整。文字說明應該包含哪些要素、怎樣編寫等細節內容，將這些要求明確下來，形成攝影工作人員的手冊。有些數碼照片經過修飾剪裁，破壞了數碼照片的原始性，對將來的利用造成困難，為避免這些情況的發生，就要通過具體要求和培訓來有效規避此類隱患。

3、依自身特點與規律做到“隨辦隨歸”的整理環節

數碼照片方便快捷等特點是眾所周知的，數碼照片隨形成隨整理的方式是解決檔案整理不及時的有效措施。通過“隨辦隨歸”，將數碼照片檔案工作的量分在平時，由于整理及時，避免了少歸、漏歸等情況，優化工作流程，提升工作效率?，F在有很多單位的檔案管理人員都是兼職的，數碼照片來源多，“隨辦隨歸”可以改變原來的年底集中移交或第二年初集中移交歸檔的模式。這樣可以做到移交及時、整理及時、利用及時，而且歸檔的齊全完整程度也得到了保障，有利于歸檔工作的良性循環。

4、依自身的特點與規律，做好數碼照片檔案的安全保管

在數碼照片的管理過程中，保管和利用環節非常重要。數碼照片的存儲與移動較紙質照片更加便利，對存儲條件和管理水平都有較高的要求。要對檔案管理人員進行計算機安全培訓，檔案管理員操作計算機時要規范，避免檔案資料被誤刪;要加強對計算機的防毒措施，安裝殺毒軟件，定期檢測查殺病毒，禁止直接使用未經殺毒的外來磁盤，光盤等，要定期進行計算機軟硬件維護，做到專人負責，專機專用并設置密碼，充分做好數碼照片檔案的備份工作;采取技術措施保護數碼照片的原始性和真實性，保證數碼照片信息不被更改，確保數碼照片檔案的安全利用。

（作者單位：寧夏大學）endprint