加強基礎工作是檔案管理現代化的前提

李廷忠

牡丹江市政府采購中心 黑龍江牡丹江 157000

加強基礎工作是檔案管理現代化的前提

李廷忠

牡丹江市政府采購中心 黑龍江牡丹江 157000

在現代化檔案管理工作中，基礎工作在其中有著十分重要的意義，它不僅可以實現檔案管理工作的標準化和規范化，還能夠使得檔案管理水平得到相應的提升。而且隨著科學技術的不斷發展，人們也將一些先進的技術和管理理念引入到其中。本文通過對當前我國檔案管理工作中存在的問題進行分析，討論了加強檔案管理基礎工作的相關措施，以供參考。

檔案管理；基礎工作；問題

近年來，隨著人類社會的不斷發展，人們對現代化檔案管理工作也越來越重視，并且采用了相關的管理措施，來對其進行管理。但是，從當前我國檔案管理工作的實際情況來看，其中還存在著許多的問題，這就對社會經濟文化的發展有著嚴重的影響。為此，我們就要根據當前社會經濟發展的實際情況，適當的加強檔案基礎管理水平，進而實現檔案信息的標準化和規范化控制管理。

1、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

目前，在檔案管理工作的過程中，人們為了使其管理水平和工作效率得到進一步的提升，就將計算機信息技術應用到其中，從而對相關的信息數據進行收集管理，滿足現代化檔案管理工作的相關要求。

不過，從當前我國檔案管理的實際情況來看，由于其檔案信息量過大，其時間跨度也比較長，而且人們主要是采用封閉式的管理方法，因此導致檔案在質量管理的過程中，存在著許多的問題，其中主要表現在以下幾個方面：第一，檔案信息當號不規范整理，使得部分檔案信息趨勢目錄號，給數據信息的傳播帶來嚴重的影響；第二，檔案的標題缺乏規范性，其標題不能很好的反映出其中的內容；第三，由于采用封閉式管理方式，因此人們在對檔案信息進行管理的過程中，無法對其中的內容進行確定，這就使得檔案信息管理的質量大幅度的下降。由此可見，現代化檔案管理的過程中，檔案管理的基礎工作存在著許多的問題，這不僅對檔案管理的質量有著嚴重的影響，還使得阻礙了檔案管理行業的發展，因此我們就要將綜合性的檔案管理方法融入到其中，從而實現檔案信息的規范化、標準化的管理。

2、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

當前我們在檔案管理工作中，為了使得檔案管理工作的基礎水平得到有效的提升，人們也要將一些新型的管理理念應用到其中，從而對檔案管理工作的各個環節進行綜合性的管理，進而滿足現代化檔案管理的相關要求。

2.1 全面普查案卷，去糟取精在檔案基礎管理工作中，對案卷進行全面的普查是很有必要的，這不僅對檔案綜合性管理的基礎內容，還有利于對檔案信息文件價值的考察，從而將檔案室中存在的無用文件進行清楚，以避免檔案管理資源的浪費，為檔案管理的后續工作的正常開展提供了前提條件。

2.2 重新組合案卷實現案卷規范化在對檔案組卷進行整理的過程中，部分組卷的內容過于復雜，檔案管理人員為了保障組卷管理的質量，就采用重新組卷的方法，來對其進行處理，這樣不但使得檔案管理工作更具有規范性，還使得檔案數據信息管理的工作效率得到進一步的提升。

2.3 結合本館實際規范著錄工作隨著社會經濟的不斷發展，人們為了使得檔案管理工作的效率和質量得到進一步的保障，人們也將一些新型的管理方法應用到現代化檔案基礎管理工作當中。其中對著錄工作的規范管理，這就使得檔案管理工作的效率得到提高，滿足了當前我國檔案管理行業發展的相關要求。而且我們在對其進行著錄工作的時候，工作人員也必須按照我國相關的法律規范來對其進行嚴格的規范要求，從而實現當前我國檔案管理工作的現代化。

2.4 統一分類號保證檢索查全率計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。在分類過程中還應加強校審力度，以便及時校正分類人員的錯誤。

2.5 規范題名保證檢索查準率檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。

3、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中，計算機數據的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。

3.1 分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的，就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

3.2 分級次著錄，省時省力

在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即：將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.3 分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

4、結束語

總而言之，在當前我國檔案管理工作中，適當的加強基礎工作的效率和質量有著十分重要的意義，這樣不僅可以有效的提升的檔案信息管理的質量，實現檔案工作的標準化和規范化，還進一步的促進了我國檔案管理行業的發展，有效的經濟了傳統管理方法在實際應用過程中，存在的問題。而且隨著時代的不斷進步，人們也將許多先進的科學技術應用到了其中，這就使得檔案管理工作的質量得到了優化。

[1]李紅梅.淺析電力企業檔案管理現代化[J].青海電力,2007(01)

[2]陳慶華.加強檔案基礎管理全力服務企業建設[J].供電企業管理,2009(02)