基于ERP環(huán)境下前端業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)原始憑證規(guī)范化管理

鄭元穎+毛偲遠(yuǎn)

摘 要：在信息化快速發(fā)展時(shí)代，財(cái)務(wù)管理的思維與方法都需要與時(shí)俱進(jìn)地跟進(jìn)與變革；在企業(yè)財(cái)務(wù)-業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)全面集成的環(huán)境下，提升會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作水平也不能墨守成規(guī)，而需要“走出”財(cái)務(wù)而密切滲透到業(yè)務(wù)前端。基于ERP財(cái)務(wù)管理環(huán)境，密切結(jié)合公司業(yè)務(wù)實(shí)踐，以“用心服務(wù)、精心管控、細(xì)心稽核”的“三心”財(cái)務(wù)管理理念，通過(guò)事前用心編制《前端業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)原始憑證規(guī)范化管理服務(wù)手冊(cè)》，用心服務(wù)與指導(dǎo)前端業(yè)務(wù)發(fā)起；事中通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)、強(qiáng)化責(zé)任、加強(qiáng)審核等手段，精心過(guò)程管控，保證手冊(cè)執(zhí)行效果；事后細(xì)心稽核管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和糾正錯(cuò)誤，提升前端業(yè)務(wù)發(fā)起質(zhì)量，從而達(dá)到在財(cái)務(wù)-業(yè)務(wù)全面集成環(huán)境下，財(cái)務(wù)原始憑證管理規(guī)范化，全面提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的目的。

關(guān)鍵詞：ERP財(cái)務(wù)管理；財(cái)務(wù)-業(yè)務(wù)集成；三心管理理念；會(huì)計(jì)信息質(zhì)量

一、背景分析

國(guó)網(wǎng)公司深入推進(jìn)財(cái)力集約化管理，積極實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的全面信息集成，實(shí)行流程化管理，提升內(nèi)部控制效果與工作效率。在這種環(huán)境下，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作已經(jīng)難以保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，業(yè)務(wù)前端原始憑證的規(guī)范與否則成為影響會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的根源，并由于前端業(yè)務(wù)人員缺少財(cái)務(wù)知識(shí)的專業(yè)性支持，導(dǎo)致集成業(yè)務(wù)原始憑證質(zhì)量下降，且同時(shí)增加財(cái)務(wù)審核工作量。為此引領(lǐng)財(cái)務(wù)人員走向業(yè)務(wù)前端，通過(guò)調(diào)查研究，梳理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，編制服務(wù)手冊(cè)，加強(qiáng)前端業(yè)務(wù)服務(wù)與指導(dǎo)，通過(guò)服務(wù)手冊(cè)的應(yīng)用，全面提升財(cái)務(wù)-業(yè)務(wù)協(xié)同管理效果。

二、主要做法

建立用心服務(wù)、精心管控、細(xì)心稽核的“三心”財(cái)務(wù)管理理念，通過(guò)事前用心編制服務(wù)手冊(cè)、事中精心管控服務(wù)手冊(cè)執(zhí)行過(guò)程、事后強(qiáng)化財(cái)務(wù)稽核、開展績(jī)效考核、推行全流程管理等措施，全面規(guī)范財(cái)務(wù)原始憑證管理，進(jìn)一步提升會(huì)計(jì)信息工作質(zhì)量。

（一）事前用心服務(wù)，制訂前端業(yè)務(wù)服務(wù)手冊(cè)。通過(guò)加強(qiáng)編制依據(jù)管理、認(rèn)真梳理業(yè)務(wù)流程、保證精細(xì)化程度、固化財(cái)務(wù)控制功能、加強(qiáng)組織與管理等措施，保證服務(wù)手冊(cè)編制質(zhì)量，以便更好地服務(wù)與指導(dǎo)前端業(yè)務(wù)。

（1）加強(qiáng)組織與管理，保證前端業(yè)務(wù)服務(wù)手冊(cè)編制質(zhì)量。為了高質(zhì)量編制服務(wù)手冊(cè)，公司成立了服務(wù)手冊(cè)編制工作小組，走向業(yè)務(wù)前端，全面梳理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，認(rèn)真研究國(guó)家及上級(jí)主管部門各項(xiàng)法規(guī)，明確編寫思路，共同商定框架結(jié)構(gòu)、并由財(cái)務(wù)主任結(jié)合日常工作將具體內(nèi)容均衡地分配到各編寫崗位，明確提交編寫資料時(shí)間節(jié)點(diǎn)，專人負(fù)責(zé)統(tǒng)稿。對(duì)服務(wù)手冊(cè)的編制、審核、完善實(shí)行流程化管理，以保證手冊(cè)編制質(zhì)量。（2）強(qiáng)化編制依據(jù)管理，提高服務(wù)手冊(cè)權(quán)威性。編制服務(wù)手冊(cè)，首先對(duì)編制依據(jù)進(jìn)行明確要求，以保證手冊(cè)的權(quán)威性與執(zhí)行必要性。手冊(cè)編制要求密切結(jié)合ERP管理各模塊、收入系統(tǒng)及網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)；以《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及公司內(nèi)部相關(guān)管理制度為依據(jù)，完成手冊(cè)編制任務(wù)，即前端業(yè)務(wù)原始憑證管理通過(guò)遵循手冊(cè)規(guī)定，既能夠達(dá)到遵守國(guó)家法規(guī)、上級(jí)公司制度規(guī)定的目的，進(jìn)而保證前端業(yè)務(wù)的客觀性、真實(shí)性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性。（3）認(rèn)真梳理業(yè)務(wù)流程，服務(wù)手冊(cè)全覆蓋公司業(yè)務(wù)。編制服務(wù)手冊(cè)，以前端業(yè)務(wù)為主線，按照各類業(yè)務(wù)程序，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)具體事項(xiàng)的財(cái)務(wù)原始憑證進(jìn)行全面規(guī)范，要求全覆蓋公司各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的全方位事項(xiàng)，將財(cái)務(wù)管理觸角伸展到企業(yè)各個(gè)角落。（4）實(shí)行精細(xì)化管理，強(qiáng)化服務(wù)手冊(cè)指導(dǎo)性。依據(jù)服務(wù)手冊(cè)框架設(shè)定業(yè)務(wù)，對(duì)每類業(yè)務(wù)根據(jù)日常工作中已經(jīng)發(fā)生和可能發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，進(jìn)行一一梳理，明確業(yè)務(wù)細(xì)目，實(shí)行精細(xì)化管理，保障業(yè)務(wù)部門在執(zhí)行業(yè)務(wù)發(fā)起工作時(shí)，能夠準(zhǔn)確地找到對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)欄目，以強(qiáng)化手冊(cè)指導(dǎo)性。（5）科學(xué)設(shè)計(jì)自制原始憑證憑證，固化財(cái)務(wù)控制功能。根據(jù)服務(wù)手冊(cè)具體業(yè)務(wù)，全面設(shè)計(jì)自制原始憑證。自制原始憑證以表單形式為主，根據(jù)原始憑證管理要求逐一設(shè)定管理欄目，以保證前端設(shè)計(jì)科學(xué)性，固化對(duì)前端業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)控制功能，促進(jìn)前端業(yè)務(wù)依法、合規(guī)運(yùn)作。

（二）事中精心管控，提升財(cái)務(wù)憑證管理質(zhì)量。服務(wù)手冊(cè)編制完成后，通過(guò)財(cái)務(wù)微講堂形式加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、暢通溝通渠道、加強(qiáng)財(cái)務(wù)審核等手段，對(duì)服務(wù)手冊(cè)執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行精心管控，全面提升財(cái)務(wù)憑證管理規(guī)范有效。

（1）開展全方位培訓(xùn)。在試用服務(wù)手冊(cè)之前對(duì)各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)起崗位進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，講師負(fù)責(zé)收集培訓(xùn)后存在問(wèn)題的反饋信息，開展問(wèn)題分析；（組織反饋問(wèn)題討論分析，總結(jié)成因，進(jìn)一步細(xì)化培訓(xùn)業(yè)務(wù)。之后又根據(jù)針對(duì)財(cái)務(wù)審核與協(xié)同稽核管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，組織開展階段提升性培訓(xùn)。階段提升性培訓(xùn)工作具有很強(qiáng)的針對(duì)性，密切結(jié)合實(shí)際工作中存在的問(wèn)題，解決日常工作中給業(yè)務(wù)部門造成困惑或容易出錯(cuò)的問(wèn)題，提高前端業(yè)務(wù)原始憑證管理效果。（2）暢通溝通渠道，提高工作效率。財(cái)務(wù)資產(chǎn)部根據(jù)服務(wù)手冊(cè)設(shè)定的具體業(yè)務(wù)，明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)管理崗位，建立財(cái)務(wù)崗位與業(yè)務(wù)崗位的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)溝通渠道。預(yù)防了前端盲目操作造成錯(cuò)誤，無(wú)謂增加財(cái)務(wù)審核工作量，降低工作效率。（3）加強(qiáng)財(cái)務(wù)審核，及時(shí)糾偏糾錯(cuò)。財(cái)務(wù)資產(chǎn)部設(shè)置財(cái)務(wù)審核崗位，要求全面切實(shí)履行財(cái)務(wù)審核職能，及時(shí)糾偏糾錯(cuò)，保證財(cái)務(wù)控制效果。財(cái)務(wù)審核崗位依據(jù)服務(wù)手冊(cè)規(guī)定，對(duì)業(yè)務(wù)部門提交的各項(xiàng)業(yè)務(wù)原始憑證進(jìn)行審核，在審核確認(rèn)后，進(jìn)行ERP系統(tǒng)記賬，對(duì)于未經(jīng)財(cái)務(wù)審核或財(cái)務(wù)審核未能通過(guò)的憑證，一律不得辦理記賬。

（三）事后細(xì)心稽核，提高財(cái)務(wù)憑證管理水平。通過(guò)事后用心開展稽核管理與工作總結(jié)，加強(qiáng)原因分析，從根源著手，加強(qiáng)引導(dǎo)與控制，及時(shí)調(diào)整策略和措施，保證稽核管理效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高財(cái)務(wù)憑證管理水平。

（1）實(shí)行跨部門協(xié)同稽核，提升稽核管理效果。按月實(shí)行稽核管理，具體工作由財(cái)務(wù)副主任組織管理。稽核方式采取財(cái)務(wù)部門與執(zhí)行業(yè)務(wù)部門協(xié)同稽核的方式，對(duì)于稽核工作中發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤，認(rèn)真分析差錯(cuò)產(chǎn)生原因，并對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)起崗位及業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行細(xì)心解釋，加深雙方理解，提升管理意識(shí)，提高工作主觀能動(dòng)性，進(jìn)一步提升手冊(cè)應(yīng)用效果。（2）開展總結(jié)提升管理活動(dòng)，及時(shí)調(diào)整工作策略與措施。財(cái)務(wù)資產(chǎn)部根據(jù)財(cái)務(wù)審核與協(xié)同稽核管理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行總結(jié)與提升管理：一方面實(shí)行自我反省，檢查編制服務(wù)手冊(cè)在指導(dǎo)方面是否存在缺陷，以便進(jìn)一步完善和提升；一方面總結(jié)與分析問(wèn)題癥結(jié)與癥因，及時(shí)調(diào)整工作策略，明確糾錯(cuò)完善措施，保證原始憑證質(zhì)量。（3）開展績(jī)效考核管理，強(qiáng)化問(wèn)責(zé)管理。實(shí)行流程制績(jī)效考核措施，重點(diǎn)加強(qiáng)前端業(yè)務(wù)發(fā)起崗位與財(cái)務(wù)審核崗位的績(jī)效考核管理。按月根據(jù)財(cái)務(wù)審核情況與稽核工作情況，計(jì)算審核崗位未糾正錯(cuò)誤率與業(yè)務(wù)發(fā)起錯(cuò)誤率，綜合分析與評(píng)價(jià)財(cái)務(wù)審核崗位與業(yè)務(wù)發(fā)起崗位的工作情況，提供初步考核意見，對(duì)于工作成績(jī)突出的崗位，提出獎(jiǎng)勵(lì)意見，對(duì)于工作不負(fù)責(zé)任，影響會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的，提出問(wèn)責(zé)意見。

會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理實(shí)踐中，建立“三心”管理理念，對(duì)財(cái)務(wù)原始憑證規(guī)范化管理延伸到業(yè)務(wù)前端，從前端業(yè)務(wù)開始對(duì)財(cái)務(wù)原始憑證實(shí)行全過(guò)程管理，通過(guò)事前用心服務(wù)、事中精心管控、事后細(xì)心稽核，全面提升財(cái)務(wù)原始憑證規(guī)范化管理水平。

三、管理創(chuàng)新

通過(guò)一系列的管理措施與手段，使公司財(cái)務(wù)原始憑證規(guī)范化有效提升，實(shí)現(xiàn)了：（1）管理理念創(chuàng)新：以全面提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量為宗旨，推行“三心”管理理念，通過(guò)用心服務(wù)、精心管控、細(xì)心稽核，加強(qiáng)對(duì)前端業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，全力提升會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作水平。（2）管理思維創(chuàng)新：在提升會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作中，跳出財(cái)務(wù)環(huán)境，走到業(yè)務(wù)前端，通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)前端原始憑證規(guī)范化管理的服務(wù)與指導(dǎo)，以提高前端業(yè)務(wù)執(zhí)行質(zhì)量，進(jìn)而達(dá)到提高會(huì)計(jì)信息工作質(zhì)量的目的。（3）管理手段創(chuàng)新：通過(guò)編制《前端業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)原始憑證規(guī)范化管理服務(wù)手冊(cè)》的形式，建立財(cái)務(wù)——業(yè)務(wù)管理職能的無(wú)縫銜接，將會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理標(biāo)準(zhǔn)推到業(yè)務(wù)前端。endprint