立足風險防控 加強煙草商業企業合同管理

劉躍君

摘 要：合同管理是企業風險管理中一個十分重要的內容，直接體現一個企業的管理水平的高低，對企業的生存和發展起著至關重要的作用。煙草商業企業一方面承擔國家煙草專賣的職能，另一方面也是一個普通的民事主體，時刻受到各種經營管理風險的沖擊。面對當前的實際情況，只有通過創新手段，不斷增強合同風險防范意識、全員合同管理意識、合同履約過程控制意識、提高合同管理人員的素質，才能提高合同管理水平，降低風險，確保健康穩定發展。

關鍵詞：煙草商業企業；合同管理；風險防范

當前我國大部分企業對于風險的認識還明顯不到位，只是簡單地憑借個人的主觀判斷和經驗進行企業的生產經營管理，主觀隨意性大，對于企業經營過程中遇到的風險缺乏全面清晰的把握，風險管理往往是呈間斷性的特點，難以保障企業對市場的變化作及時積極的應對[1]。而合同是企業從事經濟活動取得經濟效益的橋梁和紐帶，是企業與外部進行物流、資金流、信息交換的基本形式。規范合同簽訂、執行以及合同資料整理、查詢、分析等工作，不僅是企業管理的重要組成部分，也是企業規范經營行為，防范市場風險，樹立商業信譽，提高企業競爭力和經濟效益的重要法律手段。由于受社會歷史、認識和法律相對滯后等主客觀因素的影響，特別是在行業特殊體制的保護下，目前，煙草企業合同管理與市場經濟要求之間仍存在著不相適應的問題，給企業風險防控帶來了很大的障礙。2013年，全國工商系統共查辦合同違法案件2.22萬件，收繳罰沒款超過1億元；調解合同爭議1.15萬件，爭議金額超過30億元。2011年至

2013年中，全國工商機關共查處合同違法案件近3萬件，違法金額59.6億元，為當事人挽回經濟損失3700多萬元。近三年來，湖南省工商系統連續三年在全省集中開展合同格式條款整治專項行動，共立案查處合同違法案件3223起，罰款金額

1635.64萬元。合同管理風險給企業帶來的危害十分巨大。

由于多方面的原因，煙草企業對合同管理重要性的認識仍然沒有達到應有的高度。主要表現為：

（一）對于合同法律風險防控的認識不到位。（1）對于合同的作用認識不高，不少人認為僅是一個程序，報賬時作為憑證所用，其本身無法認識合同的意義，更難以提及對合同所涉及的法律風險；（2）對于合同擬定的重視程度不夠，實行“拿來主義”，不立足工作實際和合同簽訂的初衷，將對方所提供的合同內容一字不改，直接確定為合同初稿，甚至忽略自身需求，完全按照相對方所約定的要求，使相對方利益最大化，自身處在被動地位；（3）合同擬定人員專業水準參差不齊，程序意識、規范意識有強有弱。

（二）合同事前介入機制不健全。（1）合同承辦部門進行采購或意欲與相對方簽訂合同時，往往忽略，甚至不告知法規部門，僅在合同會商時邀請法規部門作為三項工作委員會辦公室成員參加，使得法規部門事前介入不充分，對于相對方及承辦部門所需簽合同的信息知曉不全面；（2）合同內容不嚴謹，對合同條款，尤其是主要條款：質量、價款、數量、履行時間、履行地點、履行方式、違約責任等，約定不明確，易埋下糾紛隱患；（3）與相對方協商不夠，簽訂部門在擬定合同內容時，抱有完全依靠財審、法規部門會商的依賴思想，不結合自身工作實際對合同內容及權利義務提出要求。

（三）合同事中履行監督不到位。（1）對合同履行監管缺乏認識，對合同履行情況不及時進行跟蹤。一旦合同簽訂以后，對相對方合同履行情況不聞不問，將合同束之高閣，忽視對合同履行過程中的監督，不及時行使先履行抗辯權、同時履行抗辯權等，而僅把合同看成是生產過程；（2）對合同成果驗收不仔細、認真；（3）對合同糾紛不能妥善解決。合同執行出現偏差，或發生糾紛時，不善于運用恰當的方式解決爭訴，不敢理直氣壯地要求對方承擔責任，索賠意識不強；（4）合同變更、作廢現象時有出現。因政策變動或與合同相對方溝通不暢等原因，存在合同變更或作廢現象，而變更、作廢時，未及時告知會商部門進行風險把關。

（四）合同事后救濟渠道不順暢。（1）對于合同救濟方式不清楚，約定不明確。不能全面、清楚地知曉合同救濟渠道，不能根據企業經營實際并結合合同，選擇最恰當的救濟方式，對于仲裁、訴訟、變更、解除合同等補救手段無法有效運用；（2）對法律所賦予的權利不知曉或怠于行使，法律素養不高，不知曉更不知道如何使用撤銷權、代位權、抗辯權、情事變更等救濟權利，無法有效維護自身利益。

由于各種不確定因素的存在，企業的經營活動難免存在各種風險，企業必須及時采取必要措施對風險進行控制，才能避免或降低風險給企業帶來的損失，從而確保企業經營目標的實現。因此，有效的風險管理對企業來說具有重要意義[2] 。對于風險管理，加拿大航天局（Canadian Space Agency， CSA）的Garon

Serge（2003 ）提出以集成化的手段來管理項目風險，并且強調集成的手段不在于軟件，而在于人員，在于生產標準化的管理過程和管理思想的創新。為了有效提高合同管理質量，鞏固企業風險防范基礎，株洲市煙草公司立足于信息化基礎，將企業管理要求與信息技術有機結合，自2012年5月份來，開始著手研發合同管理系統，2012年9月份投入運行，截止目前已有兩年多，受理審批合同500余份。

楊乃定（2002）指出企業集成風險管理是企業風險管理發展的新方向，分析了集成風險管理的特點并提出了企業集成風險管理的框架，包括企業風險管理目標、企業文化、企業風險管理組織、企業風險管理系統方法和企業風險管理信息系統，合同管理系統運用現代管理理論、計算機編程技術，構建一個以合同易于歸檔、查詢、責任明確、預警提醒、過程監控、授權委托、履行質量評價等為目標，以便捷、簡易、高效為指導原則，以合同起草、合同查詢、知識平臺、流程管理”五大功能模塊為主要內容，以解決目前企業普遍存在的合同管理復雜化、日常辦公無紙化、工作要求精細化等要求為目的具有完全自主知識產權的軟件運用系統。系統運行以來，發揮了良好的作用，有效提高了合同管理總體水平。

（1）實現合同管理系統化。通過電子軟件對合同信息從起草到審核、到合同履行、預警、終止的全部生命周期進行系統化監管，從而便于合同查閱、整理。（2）規范基礎數據管理：合同管理系統采用集中的數據管理，可以有效地改變企業信息分布比較散亂的現狀。（3）提高管理效率：合同管理系統避免了手工管理合同的繁瑣，利用審批流管理，可以方便、快捷地處理企業管理事務；預警平臺可以協助合同管理人員更輕松地應對日常管理事務；報表管理的靈活定義，為管理部門的統計分析提供強大的技術支持。遠程辦公避免了紙質合同審核在時間、空間上的各種局限，有效提高了工作效率，節約了大量人工成本。（4）實現標準化管理和個性化管理的有機結合：合同管理系統通過全局設置和權限分配，可以由公司制訂統一采用的管理標準，比如，由公司設置業務單據必填字段，信息錄入必須填寫這些信息；數據字典可以為某些信息項提供標準的選擇項，防止錄入人員的錄入隨意性；設置統一的報表格式，信息輸出時可以保證一致性。同時，系統也允許用戶根據自身的實際情況采取個性化的措施，比如網格的列顯示、自定義報表等。（5）為領導決策提供準確及時廣泛的信息：利用局域網，領導可以在任何時間、任何地方進入系統，隨時查閱與合同管理相關基本信息，準確定位下屬人員的工作情況，掌握合同執行現狀，并方便地生成各種數據報表或圖表。同時，系統還提供強大的管理工具模塊供客戶選擇，對這些信息進行深入分析，為公司決策人員提供更多的智力支持。（6）為責任追究提供了有效的痕跡證明。合同系統對各審核人員所進行的修改提供了痕跡識別，并永久保存，有利于在合同履行發生風險和損失時進行責任劃分，查明合同管理中的漏洞，提高風險防范能力。（7）提高了企業按理的技術含量。合同管理系統與時俱進，通過電子信息技術對合同進行精細化管理，具有先進的技術性。以現代信息技術統一合同申報審批形式，強化合同管理標準化建設、有利于增強合同的嚴肅性和穩定性，降低風險發生概率。（8）保障了企業管理持續改進的要求。合同管理系統在滿足現有需求的基礎上，不僅緊密結合合同管理基本情況，同時為臨時性變更提供可控空間，具有充分的可擴展性，能夠確保合同管理系統運行順暢、高效。

總之，通過合同管理系統的應用和實施，為合同管理信息化和合同管理能力提升提供了一個最佳的結合點，實現了企業合同風險防控的制度化、現代化和技術化，為切實打造企業核心競爭力起到了推動和促進作用。

在合同管理系統運行中也還存在一些需要進一步解決的問題，一是與一體化辦公管理平臺對接的問題。兩個系統承擔不同的職能和作用，新系統不能進行合同內容修改，起公示作用；合同管理系統可以對合同進行內容修改，并自動進行編號、存檔，方便管理查詢和對合同履行情況進行監控，對供應商進行評價。兩個系統在操作上存在一定的重復，影響了工作流程的優化。需要得到相關部門的支持，爭取將合同管理系統納入一體化管理平臺，實現與系統內“三項工作”的并軌管理。二是要加強人員培訓。人員崗位方面可專職或兼職，視部門具體情形而定。一旦合同管理員所在部門有合同需簽訂，則由合同管理員負責聯系、商洽相關事宜，內外對口統一人員，以提升工作效率，保證合同質量。三是要強化管理配套制度，（1）合同臺賬制度。對合同應建立臺賬，臺賬可采用電子形式或紙質形式，并按簽訂部門進行分類，臺賬中應包含合同名稱、編號、金額、簽訂日期、生效日期等。（2）合同專用章管理制度。應在行政章之外，專門制作合同專用章，合同專用章與臺賬可統一由法規部門或行政管理部門保管。蓋章前，應對領導審批意見、合同授權委托書、法律審查意見是否齊備進行核查。印章保管部門務必盡到謹慎義務，對印章丟失、隨意蓋印空白合同書或授權書等行為追究責任。（3）合同檔案制度。確定法規部門為合同檔案保管部門，合同簽訂后要及時將原件移交法規部門歸檔，并做好移交手續，合同檔案保管可與合同專用章保管部門一致，從而達到臺賬、印章、檔案三統一，防止合同遺漏、丟失。四是要進行責任追究，責任追究制度。對不按照制度執行，或者對合同審核、履行、歸檔保管未盡心盡力履職的，可對相關部門、人員嚴格追責，確保謹慎對待合同。通過對發生在企業外部的風險事故進行分析，將激勵和警惕管理層測試企業自身的風險管理程序，從而來檢查他們是否能阻止企業內的風險發生；對企業內部以前發生的風險事故進行分析，可以避免以后類似風險事故的發生。

參考文獻：

[1] 姜艷艷.基于財政政策的中小企業經營風險規避對策研究[J].電子商務，20019（11）

[2] 施民 .COSO企業風險管理框架在我國保險企業中的應用研究[D]對外經濟貿易大學，2007