企業試行內部稽核管理的作用

蓋影

(日照港股份有限公司,山東日照 276826)

企業試行內部稽核管理的作用

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(日照港股份有限公司,山東日照 276826)

日照港擁有石臼、嵐山兩大港區50個生產性泊位,涵蓋投資上市公司7個分公司、2個控股公司、4個全資子公司、4個分公司、3個服務單位等。本文以其中一個從事大宗散件雜貨裝卸服務為主的公司為例,闡述了其在公司內部試行稽核管理帶來的成效,以及在加強公司成本控制與監督、改善內部經營管理、提高公司經濟效益,保證各項經營活動健康、持續開展方面稽核管理發揮的作用。

企業管理 內部稽核 節約成本

1 現狀分析

隨著公司發展壯大,企業內部逐漸出現了管理監控措施不到位,物資采購、使用、回收環節管理混亂,物資二級庫庫存額常年居高不下成本大幅上升;外租機械作業票填寫混亂外租費常年徘徊在一億元左右。該公司為了改變管理現狀,在集團內部率先采取試行企業內部稽核管理方式,旨在加強公司成本控制與監督、改善內部經營管理、提高公司經濟效益,保證各項經營活動健康、持續開展。

2 必要性、可行性分析

作為一個以從事大宗散件雜貨流通、存儲、裝卸中轉服務為主的公司,要想樹立自己的品牌,在競爭日趨激烈的市場中脫穎而出,公司必須采取切實有效的創新管理方式完善管理制度提高管理水平,節約生產成本提升經濟效益。試行“企業內部稽核”就是該公司眾多創新管理方式的一種。

公司在集團內部創新設立“稽核”崗位,是依據國家相關法律法規、集團內部審計相關文件、公司相關制度及公司實際情況,旨在加強公司成本控制與監督,提升經營管理水平,提高經濟效益。它與審計不同,又區別于財會稽核。“審計”是由國家授權或接受委托的專職機構和人員,依照國家法規、審計準則和會計理論,運用專門的方法,對被審計單位的財政、財務收支、經營管理活動及相關資料的真實性、正確性、合規性、效益性進行審查和監督,評價經濟責任,鑒證經濟業務,用以維護財經法紀、改善經營管理、提高經濟效益的一項獨立性的經濟監督活動。“財務稽核”是財務稽查和財務復核的簡稱,是會計機構本身對于會計核算工作進行的一種自我檢查或審核工作。“企業內部稽核”是指公司稽核人員根據國家相關政策、法規及公司規章制度的相關規定,對公司生產經營過程中發生的成本浪費行為通過稽核檢查,及時糾正錯誤、堵塞漏洞,制止舞弊行為,防范經營風險,維護公司利益。

企業內部稽核行為圍繞企業自身生產經營發現問題漏洞,依據公司自身實際進行問題解決。通過企業內部稽核,不斷完善管理制度、強化部門監督職能、有效實行成本控制,為提升公司經濟效益起到促進作用。

3 具體措施

(1)從事散件雜貨裝卸作業的港務公司每年使用外租機械進行貨物倒運是一項必不可少的工作,前幾年每年外付機械租賃費徘徊在一億元左右,該項支出已經成為公司最大可變成本支出項目。(見圖1)

圖1

過去外租機械倒運作業管理由公司生產部一個部門負責,計劃派工、現場管理、單價制定、費用核算等全部過程由同一個部門負責,缺少監督制約便會帶來很多的弊端。稽核人員深入基層單位進行調研,詳細掌握每一個生產作業流程,查找公司相關制度漏洞,制定改進措施。

首先建立完善的制約機制,由設備技術部作為外租設備的主管部門,負責資質審核、單價核算等,兩個基層設備隊負責對外租設備進行派工和日常管理及費用核算,理貨、調度部門負責作業量的核算,生產部僅負責向兩個設備隊下達生產指令,不與外租設備單位發生直接關系。

第二,稽核人員發現公司雖然已經使用信息化系統錄入作業票,但是仍然存在大量手工填寫作業票現象,而且正在使用的作業票系統存在漏洞,這些漏洞都是導致公司利益流失的關鍵。稽核人員會同程序研發人員對外租機械作業票錄入系統進行重新研發,上馬一套新的程序,不同部門的權限嚴格設定,在電腦上無法越權操作,且各環節的操作在信息系統上一覽無遺,各部門之間能夠相互審核、監督,這樣以來,各部門間權力相互制約,堵塞了管理漏洞,避免了一些不正之風和錯誤的發生,管理更加規范、順暢。

第三,稽核人員在生產作業核查過程中發現,由于生產需要,堆場內貨物倒垛成為常態,貨物堆放的層高、噸數要靠庫場管理人員進行估算噸數,這是一項由于人為因素造成成本浪費的弊端。通過改進公司裝載機安裝檢斤計量系統,現場倒垛可以采用檢斤衡和裝載機兩種檢斤計量方式,徹底取消人為估噸現象。

(2)物資材料消耗如設備配件、燃料、五金、化工、墊料等等,公司每年為此支出費用達八千萬元。稽核人員從細節入手,通過稽核火車作業封堵物料,發現相關部門在計劃申報、價格詢問、采購驗收、領用回收等環節存在諸多管理漏洞,給公司造成一定的經濟損失。針對核查出來的問題,公司嚴格把控物資召開標、計劃申報、物資采購、驗貨、領用回收等各相關環節,完善物資管理考核制度,逐漸推行物資使用定額管理。

(3)物資由基層站隊領回未使用前存放于隊內倉庫,我們簡稱“物資二級庫”。二級庫的存在一開始是適應生產需要,但隨著公司的發展、管理上的松懈導致二級庫臃腫,成本積壓達2700萬元。稽核人員針對此問題,在建議公司將二級庫物資納入信息系統監管的同時,對公司二級物資管理及物資使用采取縱向檢查的方式。首先,從物資保管處隨機抽取物資接收單,然后深入每一個生產單位,根據物資的接收、入庫、出庫、維修保養的流程進行詳細檢查,不管是配件還是潤料,哪怕是一個輪胎,最終也要查驗到其換裝到哪一輛設備的具體哪一個位置上。

通過檢查,稽核人員對檢查結果和發現的問題及時通報監督整改,逐漸規范了各基層單位物資管理及使用,使其在以后的物資使用過程中能夠及時改正發現的問題,理順物資管理流程,避免過量物品積壓,做到最大限度地減少庫存,降低公司成本。

4 企業試行內部稽核管理的預期效果

(1)企業內部稽核試行兩年多,外租機械租費已經由原先的一億元左右降至2013年的8558萬元,全套的作業票審核系統嚴格規范;2013年場地貨物倒垛檢斤數與2012年估噸相比,同比下降36．4%,倒垛外付租費同比下降268萬元。

(2)公司物資管理建立健全規章制度,完善了定額考核標準,二級庫物資經過全面盤查納入信息系統,由多個部門對物資計劃申報、采購入庫、出庫領用、剩余定額等環節實施全面監管。物資消耗由2012年同比上漲10．74%下降至2013年的6．46%。

公司創新管理大膽試行企業內部稽核,在為公司查補漏洞同時提升了企業管理水平、降低了生產成本,為公司健康、持續發展起到了促進作用。

[1]書名:審計;圖書編號:1090376;出版社:經濟科學;作者:中國注冊會計師協會.