加強檔案工作管理 服務衛生監督事業發展

文/張冬夏

加強檔案工作管理 服務衛生監督事業發展

文/張冬夏

對衛生監督機構來說，做好檔案管理工作，對積累執法經驗和保證法律、法規的正確實施具有重要的現實意義。根據河北省檔案局《關于省直機關所屬單位“十二五”檔案工作目標管理等級認定計劃通知》（冀檔辦〔2011〕18號）精神，我局高度重視，對照河北省機關檔案工作目標管理認定標準》，進行了認真自查，進而健全了管理制度，完善了檔案設施，規范了各種檔案管理，基本達到了AAAA級標準。現將自查情況簡述如下：

一、強化組織管理，健全規章制度

自2001年建局以來，局領導高度重視檔案工作，堅持把檔案管理與監督業務工作同部署、同推進、同檢查、同考核，大力推進檔案工作的規范化、制度化、信息化建設。在主管局長的具體領導下，辦公室具體負責檔案管理，把檔案工作列入了每年的工作計劃，所需經費等問題給予及時研究解決。

（一）規范檔案機構設置。我局從2004年正式明確了檔案管理機構，明確檔案管理工作由辦公室負責，并設置了專職檔案人員。設有檔案室、庫房、閱覽室，各處室分別明確了一名兼職人員為檔案管理員，形成了以檔案室為中心，各處室分工負責的管理體系和管理網絡。

（二）集中統一管理單位檔案。檔案室對各處室文件材料及時收集整理，對執法檔案、會計檔案、實物檔案等各種門類和載體的檔案實現了集中統一管理。

（三）采取多種形式學習宣傳規范性文件。檔案工作納入了辦公室年度工作計劃和年終總結，辦公室負責人定期在述職報告中匯報檔案工作，接受局黨組和局干部職工的監督。

（四）加強檔案人員培訓，提高業務水平。開展檔案規范化管理活動，關鍵在人，必須要有一支能打仗、愿打仗、打得贏的人才隊伍作保障。我局專職檔案管理人員具備大學本科學歷，遵紀守法、政治可靠、愛崗敬業，具有較強的業務能力。多年來，我局檔案人員積極參加省檔案局組織的培訓活動，及時掌握國家的檔案管理政策，豐富檔案管理知識和技能，檔案管理水平不斷提高。

（五）建立健全各項檔案管理制度。制定各類檔案整理規則、案卷質量標準和防災應急預案等，統一管理各類執法文書、照片、實物等各種門類和載體的檔案。在日常工作中，我們逐步健全了文件收集歸檔制度、檔案保管、整理、保密、統計、利用和鑒定銷毀、檔案庫房管理等一系列檔案管理制度，不斷推進我局檔案的制度化建設。

二、抓住關鍵環節，加強檔案業務建設

在檔案業務建設過程中，我們抓住收集歸檔、整理、保管與保護等關鍵環節，努力把每個過程、每個細節做實做好，做到了“三化”，即收集整理系統化、保管保護安全化、設施設備齊全化。

（一）收集整理系統化。按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書歸檔保管期限規定》，結合各處室工作職責范圍，我局修訂了《各處室文書檔案歸檔范圍、保管期限》，使歸檔范圍有章可循，更加科學、規范，符合國家新標準。各處室每年按歸檔范圍和文書歸檔保管期限按時歸檔。努力做到執法檔案及時收，常用文件定時收，責任到人督促收，發現不全反復收。在做好文書資料收集的同時，還注重聲像檔案和實物檔案的收集，盡力做到不缺不漏。

（二）檔案整理標準化。檔案分類方案規范，全宗內檔案分類合理，檔案整理質量符合國家和省檔案局規范要求；保管期限劃分基本準確，文件排列有序，編號準確，加蓋歸檔章，檔案整理規范。目錄編制嚴格按照全宗、類別編制了各門類、載體檔案文件級目錄，以及職稱評審、科研成果等專題文件目錄。

（三）保管保護安全化。硬件設施方面，做到了檔案庫房、辦公、閱覽三分設，庫房面積充足，布局合理，便于工作；庫房管理規范、檔案排列合理；庫房干凈、整潔溫濕度基本符合標準。

（四）設施設備齊全化。我局有充足的檔案金屬柜、密集架，卷皮卷盒規格、式樣基本符合國家要求；配備了檔案所需設施設備，有吸塵器、裝訂機、打印機、復印機、計算機、服務器、掃描儀等設施，能夠滿足檔案工作的需要。

三、檔案信息化建設情況

我局將檔案信息化建設納入機關信息化建設，與局信息化建設同步發展。檔案管理軟件經省檔案局（審定）認可，符合《檔案管理軟件功能要求暫行規定》，具備數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等基本功能，系統應用良好。目前，建立了全部文件級目錄數據庫。對永久檔案進行了掃描，實現了數據圖像的目錄數據掛接。各處室可通過局域網對歸檔文件進行目錄查詢工作。檔案系統采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。切實做到檔案“資料全、甄別準、查詢快”，提高了檔案管理的工作效率。

四、檔案開發利用不斷加強

檔案工作的根本目的在于利用，而服務工作的好壞直接影響利用效果。我局在檔案開發方面成效顯著：檔案室借閱條件良好，復印方便，有借閱登記冊；能夠提供直接查閱、電話調閱等多樣利用手段。案卷排列規范有序、布局合理、分類清楚，按年度-保管期限-組織機構排列，從左到右、從上到下，檔案排列整齊，編號規范，指引卡標示清楚。查閱迅速準確，準確率達100%。近3年來，共為局內各處室提供各類文件資料查詢服務3000多件次，為推進衛生監督體制改革提供了重要依據和準確的信息，提供了重要服務和保障。

五、存在問題及改進措施

由于種種原因，目前我局的檔案管理工作還存在一些問題和不足，如受硬件建設的影響服務器不夠大，掃描掛接速度較慢，對照片、實物檔案的收集不夠及時、不夠齊全等。今后，我們將從以下三方面改進，一是按要求對全部永久、長期檔案進行掃描。二是在齊全完整上再下功夫，不斷提高檔案人員業務水平。三是創造條件對重要實物檔案舉辦檔案展覽。

隨著衛生事業的發展，檔案服務范圍不斷拓寬，領域不斷延伸，我們將緊跟時代需求，以檔案目標認定為契機，進一步充實、完善并加強檔案管理的各項工作，使檔案工作更加全面、科學、規范，充分發揮檔案“資政惠民”的作用，更好地為本單位服務，為全省衛生監督事業服務。

（作者單位：河北省衛生和計劃生育委員會綜合監督執法局）