多校區高校辦公室加強督辦職能的思考

文/江燕

多校區大學即具有一個獨立法人資格，在同一個大學名稱之下，由兩個或兩個以上地理位置分散的校區所組成的大學。從定義看，多校區高校的管理工作已不單純集中在一址，而是對多址多校區的管理，這無疑對多校區高校辦公室的管理工作提出了更高要求。本文僅就辦公室管理職能之一——督查督辦，闡述針對多校區高校辦學模式下，加強辦公室督辦職能的必要性及措施。

一、研究多校區高校辦公室加強督辦職能的必要性

隨著高等教育的快速發展和教育改革的不斷深入，高等教育發展已經從依賴規模擴張的外延發展向注重質量提高的內涵發展轉變,而多校區高校規模大、校區分散等特點大大增加了管理工作的難度。要實現多校區高校內涵式發展的順利轉變,充分發揮高校人才培養、科學研究、社會服務的三大功能，辦公室的督辦職能以其促進學校各項決策順利、有效落實的強有力抓手作用，顯得尤為重要。因此，加強多校區高校辦公室督辦職能的研究也就顯得尤其必要，即“工欲善其事，必先利其器”。

（一）多校區高校管理特點決定了有必要加強辦公室督辦職能。一是多校區高校管理結構復雜。多校區高校管理部門相對于單一校區高校管理部門增加很多，這就要求辦公室必須清楚掌握每個職能部門甚至包括分校區職能科室的工作內容，這才能在督辦工作中快速確定“督誰”“督什么”，提高督辦工作的針對性、督辦效率。二是多校區高校校區分散，溝通環節多。由于多校區高校校區分散，校區與學校之間有時存在責權利關系不明晰問題，易產生溝通不暢的現象，因此必須加強辦公室的督辦職能研究，解決面對復雜局面“如何督”的問題，提高督辦水平。

（二）督辦職能在學校發展中的重要作用決定了有必要加強研究。一是做好督辦工作能確保學校決策執行有始有終，做到事事落實，件件辦好。實現高校內涵式發展的轉變，工作千頭萬緒，沒有督辦，很多工作很難有效推進。學校出臺的整體實施框架，必須由辦公室的督辦職能逐步細化實施步驟，逐項落實。二是做好督辦工作能確保學校領導及時掌握學校重大事項的推進情況，及時了解推進過程中的困難給予協調解決，或對可能存在的錯誤予以及時糾正，消除隱患。辦公室的督辦工作就是圍繞學校中心工作，對重大決策執行情況廣泛開展調研，掌握第一手決策執行情況的信息，定期呈報校領導。督辦工作成效好，學校決策落實就好，群眾看得見，就會起到正向引導作用，增強學校凝聚力。三是做好督辦工作能確保學校工作的高效運轉，不斷推進學校各項事業向前發展。督辦工作“督”兩方面內容，即決策落實進度和決策落實程度。

二、加強多校區高校辦公室督辦職能的措施

（一）建立督辦工作制度，規范督辦程序。多校區高校因為校區分散，管理部門較多，必須建立完善的督辦制度，明晰督辦程序、明確督辦責任，確保督辦效果，最終推進學校各項決策的落實。一般應規范督辦時限、督辦程序及督辦責任等內容，如我校在校內請示批辦單注明“3日內返回”，即為督辦時限。一般督辦程序包括擬辦、立項、交辦、催辦、辦結、反饋和歸檔7個環節，每一個環節工作如何操作應當在督辦制度中明確。督辦責任內容應當明確督辦單位責任、承辦單位責任。

（二）采取多種督辦方式，提高督辦效率。在有制度保障的基礎上，督辦過程中，可采取多種督辦方式，提高督辦效率。常用的督辦方式有會議、文件、督辦單、電話、郵件及其他現代快捷通訊方式。

督辦方式可分為正式督辦方式和非正式督辦方式。常用的正式督辦方式有會議、文件、督辦單等，非正式督辦方式有電話、郵件、短信提醒、QQ等。督辦時，可正式督辦方式與非正式相結合，靈活運用督辦方式，提高督辦效率。比如學校內重大決策可通過會議、文件或督辦單的方式，一般重大決策落實時間比較長，可定期采用電話、郵件或短信提醒方式了解督促決策落實程度，起到追蹤作用。學校一般性事項的督辦多采用電話、短信提醒等方式，比如我校公文流轉工作，承辦單位取走請示件或上級文件落實校領導批示意見，就可采用電話督辦方式，了解進度，及時向校領導反饋相關事項執行情況。

（三）靈活處理督辦過程，提高督辦水平。督辦工作除了按程序做，督辦人員還應結合學校各項管理工作情況，認真分析督辦事項，對立項督辦事項進行分類，對督辦進程進行排隊。特別是多校區高校，在內部管理機制還沒有完全捋順的情況下，更要頭腦清晰，準確判斷督辦事項的急緩、輕重程度，分類處理好三大類情況：一是一般督辦事項與特殊督辦事項：一般督辦事項落實相對比較簡單，時限性不強，可在督辦其他事項時插空督辦，也許一個電話就督辦完成。而特殊督辦事項，情況比較特殊，或因督辦對象特別或因督辦事項情況臨時有變需隨時關注變化帶來的后果等，此類事項，需隨時追蹤落實情況做好記錄，并及時反饋。二是常規督辦事項與緊急督辦事項：常規督辦事項只需定期了解事項落實進展，做好反饋即可；而緊急督辦事項，有時限性強、比較重要等特點，因此在督辦時，在迅速分析督辦事項情況的基礎上，快速交辦，積極催辦及時辦結、反饋。登記、立項等手續再后補即可。三是涉及部門的督辦事項與涉及學校整體的督辦事項：一般涉及部門的督辦事項有時限性強、處理過程比較簡單的特點；而涉及學校整體的督辦事項有重要程度高、辦理過程復雜、辦理周期比較長的特點，因此在督辦時，涉及部門的督辦事項突出“快”，涉及學校整體的督辦事項突出“穩中有進”，即定期督促落實，及時掌握進度。