高校秘書隊伍建設問題研究

文/成庭羽

高校秘書隊伍是高校管理隊伍的一支特殊群體，在高校管理中發揮著重要作用。隨著知識經濟來臨和高教管理體制改革的日趨深入，這支隊伍在高校管理中將面臨前所未有的機遇和挑戰。本文主要通過深入分析新時期高校秘書隊伍建設存在的問題，提出關于加強高校秘書隊伍建設的建議與對策。

一、加強高校秘書隊伍建設的意義

辦公室是高校機構的一個重要組成部分，高校辦公室的秘書群體高效工作是辦公室職能發揮的保障。隨著高等教育的快速發展，各高校面臨著多方面的挑戰，辦公室職能的內涵和外延都有了很大的拓展，對秘書隊伍的要求也就更高。各高校都將秘書隊伍的建設作為一件重要的工作來抓，然而,隨著高等教育管理體制改革的不斷深入，秘書隊伍的建設也面臨著前所未有的挑戰，存在著較為普遍的問題和矛盾。正確認識高校秘書隊伍建設存在的問題，深入分析問題背后深層次的原因，提出合理可行的解決對策，對于推進秘書隊伍的建設具有非常重要的現實意義。

二、高校秘書隊伍建設存在問題的現狀分析

改革開放以來，我國高等教育事業飛速發展，取得了舉世矚目的成就。尤其是近年，隨著高校改革的不斷深入，發展更加迅猛，但由于普遍存在建校和轉型升級時間短、資源緊張等問題，各高校往往把主要精力放在加強師資隊伍建設上。在管理隊伍建設方面卻只重視高、中層管理人員的配置，高校秘書隊伍建設幾乎成了各高校建設中的一個盲區。

(一）對秘書工作的認識有待糾正。秘書學是一門新興學科, 雖然高校領導每天與秘書部門、秘書人員打交道, 雖然他們知道秘書工作是一項綜合性、服務性、輔助性強的工作, 但能夠深入了解這門學科的特點、規律的高校領導并不多, 能夠關注這一學科, 并注重發展這一學科的領導就更少了。由此帶來的結果是, 領導在管理決策中,忽視對秘書群體利益的考慮, 忽視這一學科的專業要求, 沒有將秘書工作與教學、科研、人事等管理工作放在一樣的平臺上, 為秘書人員提供系統嚴格的專業培訓和提高的機會。事實證明, 缺乏秘書專業知識的更新和培訓, 秘書人員容易產生精神懈怠和工作懈怠, 工作績效難以提高, 不利于學校整體工作的順利進行。

（二）秘書人員素質有待提高。秘書人員的素質主要體現在思想政治素質、業務能力和工作作風三個方面。由于秘書人員日常時間大都處于繁忙的狀態,加之缺少外部的壓力、動力而放松了自我學習,因而這支隊伍存在著政治理論水平不高、業務能力不強、工作作風不嚴謹、不深入等問題。尤其在業務能力方面,許多秘書對自己的職責權限不明、管理規則不清、工作程序不曉,完全憑老經驗被動地工作;有些秘書只能做些低層次的事務性工作,而對于更為重要的工作,如參謀輔助、公文處理、信息調研、組織協調、督促檢查等方面職責不能有效地履行,甚至完全不能履行。像那些能撰文、善參謀、會辦事的“通才”型秘書人才在高校十分匱乏。因此很多應由秘書擔當的工作不得不由分管領導親自去做,分散了領導的精力,嚴重影響了學校黨政管理工作的效率。

（三）高校管理體制方面有待改革。一般高校在對秘書人員進行選拔任用、考核評定、職務晉升方面, 常常片面強調學歷要高、科研成果要多、群眾測評分數要高, 忽視了對秘書人員專業技能的考核和評定, 缺乏對其工作實績的認定。實際上, 大多數的秘書人員因為缺乏時間和精力進行學歷的提高和科研的累積, 同時因為工作的相對封閉, 缺乏大多數教職工的了解和認可,在這些評定體系中是不占優勢的。正是由于這樣的政策導向, 很多秘書人員出現非常強烈的心理失衡, 過于焦慮, 煩躁, 不能安心本職工作, 有的將主要精力和時間都投入到讀學位、寫文章、搞科研, 甚至拉關系, 千方百計想著如何離開這個崗位。這種管理體制不改革, 勢必影響秘書隊伍的穩定和發展, 影響辦公室的工作甚至學校的整體工作。

三、高校秘書隊伍建設的建議與對策

（一）樹立“以人為本”的發展觀，提高秘書人員整體素質要充分認識秘書人員在學校管理工作中的重要作用。要像加強教師隊伍建設一樣來加強秘書隊伍建設，給秘書人員創造一個寬松發展、崗位成才的環境。要在生活中多關心，工作上多指導，學習上多幫助，善于發現他們的長處，啟迪他們的智慧，鼓舞他們的士氣，調動他們的積極性，不斷激發他們在工作崗位上開拓進取、奮發有為的精神。讓他們在工作中感到溫暖，享受尊重，體現價值，實現個人發展愿望和單位工作目標的統一。要促進秘書人員的發展與進步，還必須對秘書人員進行專業培訓。在新的歷史時期，對秘書的要求由“一崗專能”向“一專多能”型轉變，由普通事務型秘書向參謀型、學習型秘書轉變。這種情況下，高校應該建立定期的專業化培訓制度，有目的、有針對性地更新優化秘書的知識結構，提高秘書人員的理論修養，讓秘書“在使用中培養，在培養中提高，在提高中成才”。

（二）以改革的精神和發展的眼光來加強高校秘書隊伍建設。隨著高校內部管理體制改革不斷深入，人事制度改革、分配制度改革等都對秘書隊伍建設產生了重大的影響。要以改革的精神和發展的眼光加強高校秘書隊伍建設。要牢固樹立崗位意識。打破“ 終生一崗”的觀念，提倡“愛崗敬業、適崗鍛煉、輪崗發展”的思路。給秘書崗位以科學的分工和界定，合理地制定崗位職責，建立嚴謹的考核體系。同時實行定期輪崗，使秘書人員能夠得到多方面的鍛煉，培養秘書“多面手”的能力。加強秘書隊伍建設還需要推動高校秘書隊伍結構的優化，要逐步提高秘書人員的學歷層次，加強秘書人員來源的多樣性，把優秀人才充實到秘書工作隊伍中來，使秘書隊伍在學校管理鏈條中發揮越來越重要的作用。

（三）轉變服務觀念，提升服務水平，加強和改進高校秘書工作。為師生服務、為領導服務、為來賓服務是高校秘書的定位。在新的形勢下，服務內容、服務對象以及服務要求等都發生了變化，這就要求高校秘書人員要及時轉變和更新服務觀念，樹立全方位服務意識，提高服務質量和水平。一是從對內服務向既對內又對外服務轉變。隨著改革開放的深入，高校與國內外的交流合作越來越頻繁，跨行業、跨地區、跨國界的學術、教育、科研、人才培養等方面的合作不斷增加，在客觀上擴大了秘書的服務工作范圍，這就要求秘書要根據服務對象的不同來完善服務內容。二是從被動服務向主動服務轉變。秘書要積極主動地和其他部門乃至上級主管部門進行溝通聯系，及時掌握各種信息，并對復雜的信息進行歸納和分析，供領導參考，充分發揮參謀助手作用。

總之，高校秘書在教學、行政管理中發揮著重要作用，應引起學校各級領導的重視。只有建立有效的考評機制，制定合理而人性化的政策，才能激發高校秘書的工作熱情，從而建立一支穩定的高校秘書隊伍，切實提高教學和管理工作。