如何做好國企總經理秘書工作

文/王海镕

近年來，我國的國有企業秘書工作逐步走上規范化、制度化、科學化的軌道，在協助企業領導做好發展決策、市場運作、經營管理與辦公室日常工作等方面起到了重要作用。與地方黨政機關的秘書工作一樣，國有企業的秘書工作也是從屬于領導工作并為其服務的。在當前新的市場經濟條件下，快速適應新環境并做好服務和參謀工作是企業秘書的重中之重。習近平總書記在《秘書工作的風范——與地縣辦公室干部談心》一文中談到：“秘書的特殊性工作，光有埋頭苦干的精神是不夠的。就我個人體會，秘書在加強自身修養中，還要特別注意培養良好的工作作風，注意生活小節，即要努力做到“五不”：不自恃、不自負、不自詡、不自卑、不自以為是。”這對于當前的秘書工作者來說不僅有極強的學習價值，而且對廣大領導干部有著深刻的教育意義。

一、國企總經理秘書應當具備的素質與能力

秘書是領導身邊的綜合輔助工作人員，以輔助決策、綜合協調、溝通信息、辦文、辦會、辦事等為主要職能。很多人說秘書工作最突出的特征是當配角，因為秘書確實干的是幕后性、鋪墊性工作，沒有臺詞，也沒有亮相的機會，從來就是在領導背后默默無私奉獻的人。然而，作為一名國有企業總經理的秘書應當具備怎樣的素質和能力呢？

首先，應當具備過硬的職業道德。“行有行規”，國有企業的秘書工作是一項政治性和政策性極強的工作。日常工作中不可避免會接觸到公司的一些內部文件和領導的重要信息。這就要求秘書工作者必須時刻保持較高的思想覺悟和職業道德，加強保密觀念和養成保密習慣就顯得格外關鍵。

其次，必須具備扎實的語言文字功底。語言文字功底是秘書工作者的“看家菜”，撰寫各種文書材料是秘書的基本職責。對許多普通人來說，寫作并不是一件十分容易的事情，寫好也就變得更難。一篇能夠征服領導或觀眾的文章必須做到“三心”，即留心、潛心和用心。

最后，必須具備過硬的現代技術水平。當前，現代化辦公的普及程度越來越高，國有企業的秘書工作者更應當身先士卒，起到帶頭作用。加強吸收新知識，積極將現代辦公設備及技術等運用于日常工作中，高效便捷地做好本職工作，做一名新時代的秘書人員。

二、國企總經理秘書工作的特點

作為國有企業的總經理秘書，其工作特點體現在：

一是責任重大。《論語》中有云“士不可不弘毅,任重而道遠”，作為國有企業的總經理秘書，在工作中往往起著決策參謀和智囊的作用。而總經理作為企業的最高執行人，需要處理很多緊張必須的要事，這就需要我們在日常生活中樹立起強烈的責任感，為提高總經理的工作效率，妥當地安排好工作日程。美國管理學家科維提出“時間管理四象限”，即按照既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要來安排各項事宜，以此提升總經理的辦事效率。

二是相當繁瑣。國有企業總經理的秘書工作可大可小，大至企業的重要決策，小至總經理辦公室的室內衛生。上至接待各級領導，下至聯系相關部門，每天都會面臨大量的繁雜工作，猶如“山陰道上，虛接不暇”。鄧穎超同志曾說：“秘書的高尚可貴之處，恰恰在他的獻身精神、埋頭苦干精神、熱愛事業的精神、不計較報酬待遇的精神。”

三、如何做好國企總經理秘書工作

（一）緊緊圍繞領導開展工作，及時做好“對接”語言。顧名思義，總經理秘書是專職為總經理服務的，所以在開展秘書工作時要以滿足領導活動需要為前提。始終堅持以領導為中心，一切工作服從領導的指示，這個“指示等同于語言”，它要求秘書能準確把握和理解領導的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題。對于不明白的事情，要做好記錄，正所謂好記性不如爛筆頭。

（二）總經理秘書要樹立起“兩高”意識。這里的“兩高”是指高度的自省糾錯和高效率地開展工作。秘書工作者必須培養和樹立起高度的自省糾錯意識，曾子說“吾日三省吾身,為人謀而不忠乎”，意思是說“每天三次反省自己，替人謀事,有沒有盡心”。任何人都難免會犯錯誤，但一旦在工作中出現紕漏或錯誤，就感到后悔、自卑，甚至唯恐領導責備而去推卸責任。事實上，犯錯誤本身并不要緊，要緊的是要盡早與領導溝通，以期得到領導的批評、指正和幫助。沒有良好的自省意識，很難正確認識自己從而得到提高。另外，秘書工作者應當力求高效率地開展日常工作，這就要求秘書“審大小而圖之，酌緩急而布之，連上下而通之，衡內外而施之”，有條不紊地應對各種大事小事，要學會顧全大局，分清主次。努力在提高工作效率上下功夫，切實為總經理做好服務工作。

（三）總經理秘書要加強自身素質修養。宋代的著名詩人、詞人、道學家認為，做官和做秘書都應當滿足三個最起碼的要求，那便是“清、慎、勤”，即公正廉潔，兩袖清風；周密考慮，謹言慎行；勤奮好學，刻苦上進。 因此，作為秘書工作者，必須時刻提醒自己加強學習，不斷提高自己的理論素養和政治水平。只有這樣才能在面對新的形勢、機遇和挑戰時更加從容不迫，做一個稱職的秘書。

總之，國有企業總經理秘書工作者要想真正做好領導的參謀和助手，就必須做到緊緊圍繞領導活動開展服務工作、樹立起“兩高”意識并不斷加強自身素質的修養，這樣才能更好地為總經理服務，為企業服務。