多個(gè)項(xiàng)目管理的模式探討

文/王曉偉 丁曉京

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,許多工程公司會(huì)有同時(shí)承接多個(gè)工程項(xiàng)目的情況。很多項(xiàng)目是從可行性研究、初步設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、開車的全過(guò)程EPC 總承包項(xiàng)目。這些項(xiàng)目相互交叉,但管理類型和模式又各不相同。因此，合理安排進(jìn)度、合理調(diào)配人力、有效的科學(xué)溝通管理是多個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行和管理過(guò)程中的重點(diǎn)。

多項(xiàng)目管理的策劃

多項(xiàng)目管理策劃是連接現(xiàn)實(shí)與未來(lái)的橋梁，工程公司進(jìn)行項(xiàng)目策劃的任務(wù)就是要研究工程項(xiàng)目的內(nèi)容，以及完成這些內(nèi)容所應(yīng)進(jìn)行的活動(dòng)、可能的風(fēng)險(xiǎn)、偏差等因素，使工程項(xiàng)目能按時(shí)保質(zhì)安全地完成。通常我們習(xí)慣用解決4 個(gè)W（What、Where、When、Who）和一個(gè)H 來(lái)形容對(duì)項(xiàng)目策劃的理解。What 表示項(xiàng)目都要哪些工作、Where 表示項(xiàng)目的地點(diǎn)和外部環(huán)境、When 表示項(xiàng)目的開啟關(guān)閉時(shí)間以及怎樣的條件下開啟與關(guān)閉。項(xiàng)目執(zhí)行策劃基本上包括：風(fēng)險(xiǎn)控制管理、項(xiàng)目組織策劃、溝通和協(xié)調(diào)策劃、質(zhì)量管理策劃、計(jì)劃與進(jìn)度策劃、預(yù)算與成本策劃、文件管理策劃等幾個(gè)方面。

因此，對(duì)于多項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)，首先要根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，按項(xiàng)目的類型規(guī)模、產(chǎn)品、投資及項(xiàng)目建設(shè)周期進(jìn)行分類。對(duì)于類似的項(xiàng)目，可作為同類型項(xiàng)目策劃來(lái)處理，在組織機(jī)構(gòu)、人員配備、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的選用，用同一標(biāo)準(zhǔn)即項(xiàng)目組的概念來(lái)統(tǒng)一考慮，而對(duì)于有其特殊性和復(fù)雜性的項(xiàng)目，在組織機(jī)構(gòu)、人員配備、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和規(guī)模都得依靠其特殊手段和辦法來(lái)考慮，而對(duì)于EPC 項(xiàng)目，必須根據(jù)EPC 項(xiàng)目的特點(diǎn)進(jìn)行專門的組織機(jī)構(gòu)、人員配備、項(xiàng)目的具體執(zhí)行模式上專門考慮和實(shí)施，只有這樣才可以把多個(gè)且不同類型的項(xiàng)目從策劃上抓到位，為下一步項(xiàng)目順利執(zhí)行打下基礎(chǔ)。

多項(xiàng)目的進(jìn)度控制

項(xiàng)目控制是項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié),項(xiàng)目控制崗位是項(xiàng)目經(jīng)理的重要助手。項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用能否控制在計(jì)劃范圍內(nèi)，是衡量項(xiàng)目成敗的重要指標(biāo)，項(xiàng)目控制水平的高低也在很大程度上反映了項(xiàng)目管理水平的高低。因此，工程公司必須監(jiān)理和完善自己的項(xiàng)目控制體系。

對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度控制的關(guān)注點(diǎn)是：一是對(duì)造成進(jìn)度發(fā)生變化的因素施加影響，以保證這種變化朝著有利的方向發(fā)展；二是確認(rèn)進(jìn)度是否已經(jīng)發(fā)生了變化；三是在變化實(shí)際發(fā)生和正在發(fā)生時(shí)對(duì)這種變化進(jìn)行管理。項(xiàng)目的進(jìn)度控制必須結(jié)合其他控制過(guò)程的變化進(jìn)行綜合考慮和管理。

贏得值定量評(píng)估原理圖

多項(xiàng)目的進(jìn)度控制是弄清每一個(gè)項(xiàng)目的組織分解結(jié)構(gòu)OBS 和工作分解結(jié)構(gòu)WBS，在此基礎(chǔ)上把每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度用贏得值原理曲線表示出來(lái)，找出每個(gè)項(xiàng)目人力的最高峰、低峰和平穩(wěn)段，加以綜合全面考慮，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目合同進(jìn)度適時(shí)調(diào)配。在進(jìn)度計(jì)劃管理上，應(yīng)做到了四個(gè)層次的管理：項(xiàng)目的主計(jì)劃（里程碑計(jì)劃），裝置的主計(jì)劃、專業(yè)的主計(jì)劃，具體到每個(gè)文件的出圖計(jì)劃。通過(guò)對(duì)這4 個(gè)計(jì)劃的觀測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并預(yù)測(cè)將來(lái)可能出現(xiàn)的問(wèn)題，做到及時(shí)調(diào)配資源，合理分配資源。根據(jù)周會(huì)、月會(huì)也可以隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和預(yù)測(cè)將出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)找到應(yīng)對(duì)措施和解決辦法。在整個(gè)進(jìn)度控制和管理方面還要充分發(fā)揮項(xiàng)目工程師的作用，讓他成為項(xiàng)目與項(xiàng)目之間的調(diào)節(jié)劑和潤(rùn)滑劑，是項(xiàng)目經(jīng)理掌握項(xiàng)目各專業(yè)、各部門情況的前沿兵。

計(jì)劃與進(jìn)度控制的基本程序：

明確工作范圍；進(jìn)行工作結(jié)構(gòu)分析和確定WBS 的編碼確定項(xiàng)目的組織；編制項(xiàng)目的計(jì)劃；確定人工時(shí)估算和進(jìn)行按WBS 要求的費(fèi)用劃分建立計(jì)劃基準(zhǔn)；計(jì)劃的審批；記錄和統(tǒng)計(jì)；檢測(cè)執(zhí)行效果；分析和預(yù)測(cè)；項(xiàng)目報(bào)告與監(jiān)督；進(jìn)度控制的具體方法和技術(shù)；進(jìn)度計(jì)劃變更控制系統(tǒng)；執(zhí)行效果檢測(cè)；補(bǔ)充計(jì)劃編制；項(xiàng)目管理軟件；偏差分析。

多項(xiàng)目管理中人力資源的管理和利用

人力資本是工程公司最重要的資本。為了更好地完成復(fù)雜的多項(xiàng)目的管理工作，必須要多專業(yè)、多學(xué)科協(xié)作，以豐富的工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)為依托，運(yùn)用先進(jìn)的知識(shí)、理念、方法、技術(shù)和技能進(jìn)行有效的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制。要把人力資源的管理和利用提升到戰(zhàn)略高度。由于工程公司的員工主體是知識(shí)型員工，所以在人力資源管理中要尊重知識(shí)、尊重人才、以人為本。要通過(guò)工作分析了解清楚每個(gè)項(xiàng)目中的每個(gè)崗位或職務(wù)的工作內(nèi)容，也就是崗位或職務(wù)的任職資格。

工作分析的意義在于：預(yù)測(cè)項(xiàng)目中人力資源需求情況，對(duì)多項(xiàng)目進(jìn)行人力資源的合理配置、調(diào)動(dòng)；為項(xiàng)目人員招聘提供職務(wù)的工作職責(zé)、工作內(nèi)容、資格要求，降低人力資源選擇成本；根據(jù)多項(xiàng)目的相似性，制訂類似項(xiàng)目中的人員進(jìn)行培訓(xùn)計(jì)劃；建立績(jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，為考評(píng)的實(shí)施提供依據(jù)，減少因考評(píng)引起的矛盾；確定各項(xiàng)工作相對(duì)于整個(gè)組織目標(biāo)的價(jià)值，為薪酬待遇的改善提供依據(jù)，保證分配制度的合理性；明確了組織結(jié)構(gòu)中的隸屬，關(guān)系明晰了工作流程與內(nèi)、外關(guān)系，從而提高工作效率。

人力資源開發(fā)的主要途徑一是引進(jìn)、二是培訓(xùn)。所以專業(yè)人才的招聘與引進(jìn)是工程公司管理過(guò)程中一項(xiàng)重要的、經(jīng)常性的工作。在自己本企業(yè)缺少足夠的專業(yè)人員時(shí)，要利用外部人力資源。與外聘專業(yè)人員和管理人員以合同工期的方式簽定合同，尤其是讓他們完成一些跨行業(yè)項(xiàng)目更是如此。這樣可以解決目前項(xiàng)目上人力資源短缺，又可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的擴(kuò)展和人力成本的降低，同時(shí)可將一些簡(jiǎn)單勞動(dòng)外包。

多項(xiàng)目管理的團(tuán)隊(duì)建設(shè)

多項(xiàng)目管理的團(tuán)隊(duì)建設(shè)非常重要，團(tuán)隊(duì)建設(shè)的具體方法是:明確目標(biāo)，定立合理制度，確定項(xiàng)目開展方向；明確職責(zé)，分配任務(wù)；增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)個(gè)人自信心；發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)效應(yīng)，加強(qiáng)管理，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)互助合作；求同存異，杜絕不良行為。

一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的優(yōu)秀與否，不僅取決于條件和環(huán)境，更多的情況下人才是最主要的因素，在同一個(gè)項(xiàng)目組，就要消除本位主義思想，協(xié)調(diào)和提高統(tǒng)一作戰(zhàn)能力。因此項(xiàng)目組應(yīng)不定期的舉行團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，讓大家增進(jìn)友誼，加深了解和加深感情，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，互幫互助，讓大家都感受到團(tuán)隊(duì)的溫暖和熱情，讓自己在這個(gè)團(tuán)隊(duì)找到位置，增進(jìn)相互理解和相互支持，建立信心和成就感。

對(duì)于管理層面，挑選好合適的人才，做出合理的決定才是關(guān)鍵，要建立激勵(lì)和約束相結(jié)合的一個(gè)長(zhǎng)效機(jī)制。一是不斷完善各種機(jī)制和政策，體現(xiàn)公平、公正與合理的原則，達(dá)到激勵(lì)人才的目的;二是采取多層次、多形式的激勵(lì)，做到物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)相結(jié)合、短期激勵(lì)與長(zhǎng)期激勵(lì)相結(jié)合、一般激勵(lì)與特殊激勵(lì)相結(jié)合;三是積極宣傳和表彰有突出貢獻(xiàn)的項(xiàng)目人員,不斷提高其社會(huì)、政治地位和職業(yè)聲望。在約束方面，以科學(xué)分析和明確崗位職責(zé)為基礎(chǔ)，以業(yè)績(jī)考核為重點(diǎn)，按照項(xiàng)目的工作性質(zhì)和特點(diǎn)，建立和完善考核體系。只有這樣這個(gè)組織才能穩(wěn)定團(tuán)結(jié)高效的運(yùn)作。

多項(xiàng)目管理的溝通管理

溝通是把一個(gè)組織中的成員聯(lián)系在一起，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段。在項(xiàng)目管理中，專門將溝通管理作為一知識(shí)領(lǐng)域。PMBOK 中也建議項(xiàng)目經(jīng)理要花75%以上時(shí)間在溝通上，可見溝通在項(xiàng)目中的重要性。項(xiàng)目溝通管理就是要保證項(xiàng)目信息及時(shí)、正確的提取、收集、傳播、存儲(chǔ)以及最終進(jìn)行處置，保證項(xiàng)目組內(nèi)部的信息暢通。信息的溝通直接關(guān)系到項(xiàng)目的目標(biāo)、功能和結(jié)構(gòu)設(shè)置，對(duì)于項(xiàng)目的成功有著重要的意義。

多項(xiàng)目中的溝通對(duì)象主要為項(xiàng)目成員，不同的人需要的信息不同。所以在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，就要識(shí)別所有的項(xiàng)目成員的不同信息需求，將項(xiàng)目所有人員所得到信息拿出來(lái)共享交流。將溝通對(duì)象、需要的信息、信息發(fā)布頻率等都要確定好，執(zhí)行溝通計(jì)劃。

溝通管理的定義及特征

每一個(gè)項(xiàng)目的建立都與大量的公司、企業(yè)、居民、政府機(jī)構(gòu)等密切相關(guān)。項(xiàng)目都是由特意為其建立的項(xiàng)目班子進(jìn)行實(shí)施的，具有臨時(shí)性。因此，多項(xiàng)目溝通管理必須協(xié)調(diào)各項(xiàng)目與項(xiàng)目之間、各部門以及部門之間的關(guān)系，以確保項(xiàng)目順利實(shí)施。

項(xiàng)目是開放的復(fù)雜系統(tǒng)。項(xiàng)目的確立或多或少的涉及到社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化、生態(tài)、環(huán)境、能源等，這就決定了項(xiàng)目溝通管理應(yīng)從整體利益出發(fā)，運(yùn)用系統(tǒng)的思想和分析方法，全過(guò)程、全方位地進(jìn)行有效的管理。

項(xiàng)目溝通管理的重要性

對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，就必須進(jìn)行信息溝通。沒(méi)有良好的信息溝通，對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善，都會(huì)存在著制約作用。主要有以下幾方面的作用：

①?zèng)Q策和計(jì)劃的基礎(chǔ)。管理者要想做出正確的決策，必須以準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息作為基礎(chǔ)。

②組織和控制管理過(guò)程的依據(jù)和手段。只有通過(guò)信息溝通，掌握項(xiàng)目各方面情況，才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高項(xiàng)目組織的效能。

③建立和改善人際關(guān)系是必不可少的條件。信息溝通，意見交流，將許多獨(dú)立的個(gè)人、團(tuán)體、組織貫通起來(lái)，成為一個(gè)整體。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突；改善人與人，人與管理者之間的關(guān)系。

④是管理者成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。項(xiàng)目經(jīng)理要通過(guò)各種途徑將意圖傳遞給項(xiàng)目人員并使之理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，項(xiàng)目人員就不能正確理解和執(zhí)行管理者的意圖，項(xiàng)目就不能按預(yù)期的意圖進(jìn)行，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目混亂甚至項(xiàng)目失敗。

溝通通常的方式

在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，經(jīng)常可以看到各部門之間發(fā)生矛盾和沖突，部門之間互不通氣、溝通渠道不暢是重要原因之一。

溝通通常使用以下幾種方式：正式溝通、非正式溝通、上行溝通、下行溝通、平行溝通、單向溝通、雙向溝通等。

①正式溝通是通過(guò)項(xiàng)目組織明文規(guī)定的渠道進(jìn)行信息傳遞和交流的方式;

②非正式溝通指在正式溝通渠道之外進(jìn)行的信息傳遞和交流;

③上行溝通是指下級(jí)的意見向上級(jí)反映，即自下而上的溝通;

④下行溝通是指領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)員工進(jìn)行的自上而下的信息溝通;

⑤平行溝通是指組織中各平行部門之間的信息交流;

⑥單向溝通是指發(fā)送者和接受者兩者之間的地位不變(單向傳遞)，一方只發(fā)送信息，另一方只接受信息方式;

⑦雙向溝通是指發(fā)送者和接受者兩者之間的位置不斷交換，且發(fā)送者是以協(xié)商和討論的姿態(tài)面對(duì)接受者，信息發(fā)出以后還需及時(shí)聽取反饋意見，必要時(shí)雙方可進(jìn)行多次重復(fù)商談，直到雙方共同明確和滿意為止。

另外還有書面溝通、口頭溝通、言語(yǔ)溝通、體語(yǔ)溝通等。

溝通計(jì)劃

溝通計(jì)劃應(yīng)包括以下的內(nèi)容：

①建立信息收集流程；②建立項(xiàng)目的溝通管理細(xì)則；③建立項(xiàng)目現(xiàn)狀報(bào)告模塊；④建立向干系人發(fā)布信息的模塊；⑥建立信息共享時(shí)間表；⑥估算溝通所需成本;⑦使用信息共享的技術(shù)。

項(xiàng)目經(jīng)理的溝通職能

項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行溝通時(shí)基本職能是：確定溝通計(jì)劃、明確溝通依據(jù)、檢驗(yàn)溝通結(jié)果。

①確定溝通計(jì)劃。明確溝通對(duì)象、溝通目的、溝通動(dòng)機(jī)、溝通方式等。

②溝通依據(jù)。溝通要求是項(xiàng)目參加者信息要求的總和。溝通技術(shù)包括根據(jù)溝通的嚴(yán)肅性程度所分的正式溝通和非正式溝通；根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據(jù)溝通的工具分為書面溝通和口頭溝通等等。

③溝通結(jié)果。分析確定各項(xiàng)目之間的厲害關(guān)系。確定項(xiàng)目溝能的需要和期望，對(duì)期望進(jìn)行管理和調(diào)節(jié)，確保項(xiàng)目獲得成功。說(shuō)明待發(fā)信息的形式、內(nèi)容、詳細(xì)程度。訂出信息發(fā)生的日程表。制訂隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而對(duì)溝通計(jì)劃更新和細(xì)化的方法。

溝通中的沖突處理

項(xiàng)目始終存在于沖突環(huán)境中，沖突就是項(xiàng)目存在的方式，因?yàn)橛袥_突，才更需要溝通，沖突的解決方法一般有：回避或撤退；強(qiáng)迫或強(qiáng)制；圓滑；妥協(xié)；面對(duì)；仲裁或解決；溝通和協(xié)調(diào)；發(fā)泄等。

結(jié)論

無(wú)論何種規(guī)模及類型的項(xiàng)目都有特定的周期。項(xiàng)目周期的每一個(gè)階段都是重要的甚至是關(guān)鍵性的，特別是大型系統(tǒng)集成項(xiàng)目和復(fù)雜項(xiàng)目更是如此，為做好每個(gè)項(xiàng)目的各個(gè)階段的工作，首先要先做好多項(xiàng)目管理的策劃，做好項(xiàng)目控制，確保項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用能控制在計(jì)劃范圍內(nèi)，利用好項(xiàng)目的人力資源，特別要做好多項(xiàng)目的溝通管理，使項(xiàng)目部?jī)?nèi)、項(xiàng)目與項(xiàng)目之間、項(xiàng)目與部門之間、部門與部門之間、以及項(xiàng)目與外界之間建立起通暢的溝通渠道，快速準(zhǔn)確地傳遞和溝通信息，以便各項(xiàng)目及項(xiàng)目?jī)?nèi)各部門達(dá)到協(xié)調(diào)一致，使各項(xiàng)目成員明確各自職責(zé)，并了解他們的工作對(duì)實(shí)現(xiàn)各自所在項(xiàng)目目標(biāo)所做的貢獻(xiàn)，通過(guò)大量的信息溝通，找出各個(gè)項(xiàng)目管理的問(wèn)題及解決問(wèn)題的辦法，制定政策并控制評(píng)價(jià)結(jié)果，建立溝通反饋機(jī)制，任何溝通都要保證到位，沒(méi)有偏差，并且定期檢查項(xiàng)目溝通情況，不斷加以調(diào)整。