以Web網(wǎng)絡(luò)協(xié)同為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)研究

葉蕾

摘 要 科技的發(fā)展與進(jìn)步時(shí)刻在進(jìn)行，在信息處理上，以往的方式既耗費(fèi)人力物力又耗費(fèi)時(shí)間，已經(jīng)難以跟隨社會(huì)需求的腳步。“快”是現(xiàn)今社會(huì)無論何處都倡導(dǎo)的一點(diǎn)，毫無疑問，在辦公中“效率更高”、“速度更快”就成了事業(yè)單位競相實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。基于這種現(xiàn)狀，摒棄傳統(tǒng)辦公方式，改用新興的自動(dòng)化辦公，并把這種新興方式覆蓋全社會(huì)是如今的主流方向。本文將較為細(xì)致地闡述在將web網(wǎng)絡(luò)的協(xié)同作為基礎(chǔ)的前提下，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的內(nèi)涵、技術(shù)的支撐及實(shí)現(xiàn)方案。

關(guān)鍵詞 web網(wǎng)絡(luò)；辦公自動(dòng)化；研究

中圖分類號(hào)：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-7597（2014）19-0026-02

隨著社會(huì)的發(fā)展，世界經(jīng)濟(jì)全球化趨勢的加劇，使得信息成為了各國決定綜合國力的關(guān)鍵，并且對于個(gè)人而言，必須要能夠快速并且正確的掌握信息，才能先發(fā)制人，而現(xiàn)代辦公的手段已經(jīng)為人們掌握信息提供了很好的途徑。在個(gè)人工作效率的增長上，計(jì)算機(jī)的作用不言而喻。但在工作中，不可能僅限于一個(gè)人辦公，而是跟諸多同事一起協(xié)同辦公，這樣全體員工工作效率的增長顯得極為迫切。基于此等現(xiàn)狀，自動(dòng)化辦公（無紙化辦公，英文縮寫OA）就順從形勢誕生了。它是把網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)作基礎(chǔ)，構(gòu)建一個(gè)電子化、高效、開放又可靠的OA系統(tǒng)。

1 辦公系統(tǒng)簡述

1.1 傳統(tǒng)辦公簡述

由于信息化程度不是很高，科技水平比較低，傳統(tǒng)的辦公主要是利用紙質(zhì)以及油墨來對信息進(jìn)行記錄和傳遞，并且人們對于一些事情的處理，主要依靠的是通過自身的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行決策，但是隨著信息程度的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們生活水平的逐漸提高，傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)無法滿足社會(huì)生活和工作的需要，因此必須要對其進(jìn)行改革。紙質(zhì)介質(zhì)是傳統(tǒng)辦公主要依賴的，用紙質(zhì)傳遞信息，信息傳遞可謂慢之又慢，因此在社會(huì)浪潮中明顯滿足不了“高效”為主的當(dāng)下需求。

1.2 OA辦公簡述

OA辦公俗名：自動(dòng)化辦公。電子化被當(dāng)作OA辦公的一個(gè)代名詞，在信息傳遞這一塊跟傳統(tǒng)比，可以是幾倍的差距，因此能逐漸覆蓋現(xiàn)今社會(huì)。

1.2.1 國外OA辦公自動(dòng)化發(fā)展現(xiàn)狀

隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，各種先進(jìn)的信息工具也逐漸的出現(xiàn)，對文字的處理能力越來越強(qiáng)，而對于辦公自動(dòng)化來說，軟件技術(shù)是促進(jìn)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)，目前為止，辦公軟件主要的發(fā)展有三個(gè)階段：①在七十年代開始，個(gè)人PC機(jī)的出現(xiàn)，逐漸的增強(qiáng)了對文字?jǐn)?shù)據(jù)的處理能力，并非且能夠數(shù)據(jù)以及文檔的處理已經(jīng)逐漸的向著電子化轉(zhuǎn)型；②在八十年代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使文檔數(shù)據(jù)庫的壓縮以及安全性能逐漸的提高，多數(shù)據(jù)的處理能力也隨之上升，并且在企業(yè)的各個(gè)部門都已經(jīng)逐漸的實(shí)現(xiàn)了信息的共享，使辦公更加的方便，突破了傳統(tǒng)的限制；③在九十年代，主要是以知識(shí)管理為主要的特征，各個(gè)企業(yè)逐漸的建立起了局域網(wǎng)信息交流平臺(tái)，促進(jìn)了信息數(shù)據(jù)的交流和處理。在國外，美國是發(fā)展辦公自動(dòng)化發(fā)展最快的國家，并且辦公自動(dòng)化程度也非常高，在美國的大部分的局域網(wǎng)中，都是應(yīng)用在辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域，并且在全球的互聯(lián)網(wǎng)通信中，也是主要由美國為主導(dǎo)。

1.2.2 國內(nèi)OA辦公自動(dòng)化發(fā)展的現(xiàn)狀

對于我國來說，國家出臺(tái)了很多的政策進(jìn)行了辦公自動(dòng)化方面的建設(shè)，并且也投入了很多的人力物力以及財(cái)力，在各大高校進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)，引進(jìn)了國外的先進(jìn)的技術(shù)，在很大程度上促進(jìn)了辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各大高校的計(jì)算機(jī)數(shù)量逐漸的增加，并且學(xué)校的信息化程度也逐漸的升高，學(xué)生都是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行信息的交流，對辦公自動(dòng)化方面也有了很大的認(rèn)知。在我國加入了世界貿(mào)易組織之后，為了能夠適應(yīng)國際發(fā)展環(huán)境，我國的市場經(jīng)濟(jì)逐漸的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體質(zhì)逐漸的改革，使得我國的各大企業(yè)以及學(xué)校對于辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的需求逐漸的提高，而這在很大程度上促進(jìn)了我國辦公自動(dòng)化的發(fā)展，并且辦公自動(dòng)化也開始在各大高校管理以及建設(shè)方面發(fā)揮作用。

2 OA技術(shù)簡述

對于OA辦公自動(dòng)化技術(shù)來說，主要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是：①信息的交互性，是利用信息的共享性，以此來實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部以及高校之間的信息交互；②信息的可行性，來為相應(yīng)的用戶建立一個(gè)具有實(shí)時(shí)性的通信渠道，并且能夠利用郵件以及短信的形式來充分的實(shí)現(xiàn)PC機(jī)與PC機(jī)以及PC機(jī)與手機(jī)之間的信息的交流，促進(jìn)了對信息的處理能力；③快速性，主要是利用互聯(lián)網(wǎng)以及局域網(wǎng)，來促進(jìn)信息的傳輸與交流，實(shí)現(xiàn)人們之間數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)母咚傩裕虎苄畔⒌募桑饕抢棉k公自動(dòng)化系統(tǒng)將各項(xiàng)管理機(jī)制進(jìn)行結(jié)合，最終實(shí)現(xiàn)信息的共享與集成，并且辦公自動(dòng)化的開放性也為信息的互通提供了有力的保障；⑤在辦公自動(dòng)化管理中，最為重要的便是對知識(shí)的交流以及管理，并且該系統(tǒng)對知識(shí)的交流提供了很好的條件以及保障，并且提升了對知識(shí)管理的效率。

2.1 C/S架構(gòu)

作為傳統(tǒng)的模式，C/S一般是以兩層結(jié)構(gòu)來實(shí)現(xiàn)，包括客戶端、數(shù)據(jù)庫，當(dāng)然也存在三層甚至以上的結(jié)構(gòu)。早期OA把其當(dāng)作系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)模式來對待，但伴隨科技進(jìn)展迅速，在移動(dòng)、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)辦公這兩大方式上，它已無法滿足而被替代。

2.2 C/S與Web架構(gòu)

加入Web是為彌補(bǔ)C/S架構(gòu)的缺陷。在C/S架構(gòu)之上加入Web，可實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程獲取。但是也存在局限的地方，比如：軟件升級(jí)、數(shù)據(jù)更新等仍是麻煩問題。

2.3 B/S架構(gòu)

該架構(gòu)是援用動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)，加入OA開發(fā)理念，對移動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)辦公這兩大塊的需求完完全全能適應(yīng)，所以在當(dāng)下被當(dāng)作OA辦公首選的技術(shù)[1]。

B/S開發(fā)上可選技術(shù)有幾種，下面逐個(gè)分析。

2.3.1 JSP技術(shù)

在跨平臺(tái)上性能良好，加之J2EE功能強(qiáng)大，但J2EE讓開發(fā)成本頗高，安裝界面也不夠良好。

2.3.2 PHP技術(shù)

在早期是動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁的能手，但伴隨JSP、ASP的更新，PHP相對就落后了。endprint

2.3.3 ASP技術(shù)

與PHP技術(shù)很雷同，不僅開發(fā)簡便、快速，再有IIS功能的支撐，便成了快速又簡易的開發(fā)技術(shù)。

2.3.4 ASP.net技術(shù)

可用C#、VB、javascript三種語言來編寫代碼，代碼的安全性被加強(qiáng)。該技術(shù)可謂替代ASP的技術(shù)，比ASP更為進(jìn)步[3]。

3 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

在對OA系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)時(shí)，開發(fā)公司都常用B/S架構(gòu)，B/S架構(gòu)的短處是太固定，因此代碼固化、限制也多。另外，非常多的OA系統(tǒng)盡管手法、流程操作不盡相同，但功能相同，實(shí)際上它們是一致并可統(tǒng)一的[2]。

基于上述問題，最好的辦法是：搭建一個(gè)底層的、通用的OA平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)下對功能模塊實(shí)現(xiàn)底層操作。如此，若某公司想開發(fā)OA系統(tǒng)，在這個(gè)平臺(tái)上稍稍修改下，便可做成本公司實(shí)實(shí)在在需求的OA系統(tǒng)。

4 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

上述底層模塊，不需要有實(shí)實(shí)在在的功能，而是把應(yīng)用層給予的任務(wù)同底層的數(shù)據(jù)庫作交換，因而在功能上它就較為抽象、可擴(kuò)展、統(tǒng)一。盡管這樣，還是按功能把模塊劃分子模塊，把子模塊用來反映系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)。

4.1 公文管理

此子模塊負(fù)責(zé)發(fā)送、接收公文。發(fā)送必須按照一定流程，因此還需要有流程定制功能這一項(xiàng)。流程定制極為靈活也較為復(fù)雜，但它卻對OA系統(tǒng)的可用性、效率都起絕對作用。

4.2 郵件管理

此子模塊負(fù)責(zé)對內(nèi)部郵件的發(fā)送、接受。若要對外部郵件發(fā)送或接受，外郵的服務(wù)器得支持pop3才能實(shí)現(xiàn)，同時(shí)郵件會(huì)被存入數(shù)據(jù)庫，方便今后隨時(shí)查看。

4.3 表單管理

此子模塊是輔助性的一個(gè)模塊，所以在其他模塊里都能用得到它。它負(fù)責(zé)：定制表單模板、存儲(chǔ)表單、打印等。表單的重要性僅僅次于公文，因而不可小覷。在定制和打印上，這里一直是技術(shù)方面的困難點(diǎn)。

4.4 檔案管理

此子模塊是針對公文、合同、文件、資料等作存儲(chǔ)、查閱之用。面對分類復(fù)雜或具備查閱權(quán)限的，能夠有較為合理地管理、存取功能。

4.5 人事管理

此子模塊涵蓋：資料管理、權(quán)限管理、考勤管理以及工資管理等凡是與人事涉及的所有功能。

4.6 日程安排

此子模塊也是輔助模塊的一方面，而且是OA系統(tǒng)不能缺少的一塊。它涵蓋部門日常、個(gè)人日常兩大塊，為的是對日常作存儲(chǔ)以及提示。

4.7 公共信息維管

所謂公共信息是指：文檔、公司新聞、資料等。管理、維護(hù)這些信息就是此模塊的職責(zé)。

4.8 會(huì)議管理

在任意一家公司都會(huì)涉及會(huì)議。但會(huì)議形式卻經(jīng)歷了更替，除開坐在會(huì)議室開會(huì)這種傳統(tǒng)會(huì)議，衍生的新型會(huì)議方式還有視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等。新型會(huì)議讓本來相隔甚遠(yuǎn)的人打破距離障礙、面對面交流。對總公司同子公司間，距離較遠(yuǎn)可運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。對一個(gè)大廈只是部門不同，可運(yùn)用視頻會(huì)議，還不失傳統(tǒng)會(huì)議的氛圍。

5 結(jié)束語

綜上，在Web網(wǎng)絡(luò)的協(xié)同下，OA系統(tǒng)要想開發(fā)出來必須分三期實(shí)施。第一期開發(fā)是針對基礎(chǔ)類庫，第二期開發(fā)是針對底層管理的模塊，第三期開發(fā)是應(yīng)用層關(guān)聯(lián)的定制。盡管上一期都是下一期的基礎(chǔ)，但是又都可獨(dú)立地使用。當(dāng)然，只有三期完完全全實(shí)現(xiàn)，OA系統(tǒng)才算作整套完成。此套系統(tǒng)在過往OA系統(tǒng)上修改，克服過往OA的缺陷，投入后會(huì)被大量使用。

參考文獻(xiàn)

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