提升電力企業辦公室文秘工作水平的途徑

文/周鋒華

提升電力企業辦公室文秘工作水平的途徑

文/周鋒華

隨著經濟的快速發展和和諧社會的構建，我國的電氣企業得到了飛速的發展，辦公室是電力企業處理日常事務的中心，辦公室的文秘人員每天需要處理各種事務，因此，提高電力企業辦公室文秘工作水平有十分重要的作用。辦公室是處理日常事務的中心，在企業經營管理中，辦公室承擔著審核把關、協調調度、監督檢查等重任，隨著電力企業的快速發展，電力企業對辦公室文秘工作的要求也越來越高，為保證電力企業辦公室的穩定運行，電力企業要不斷提高辦公室文秘工作水平。

一、辦公室文秘工作的重要性

辦公室文秘很多工作都是在為領導服務的，例如領導在開會前，需要文秘人員進行會前準備、會議記錄、會后整理，領導在審批文件前，需要文秘人員進行文件處理擬辦等，文秘人員的工作效率對領導的工作進展有很大的影響。辦公室文秘工作不僅是領導工作的基礎，還是領導工作的延伸，例如當領導作出決策后，需要辦公室文秘人員進行具體的文件起草，并下發到各個單位；當領導出差回來后，文秘人員要將領導帶回來的相關材料整理好，因此，做好辦公室文秘工作有十分重要的意義。

二、電力企業辦公室文秘工作存在的問題

（一）辦公室文秘人員解決問題能力差。由于辦公室的日常工作比較繁忙，導致文秘人員忙于處理日常事務，在工作過程中，沒有掌握到工作的重點，導致文秘人員解決實際問題的能力比較差，不能和上下級進行有效地溝通，在起草文件的過程中，思路不清晰，很難幫助領導進行日常事務處理。

（二）辦公室文秘人員少，工作量大。目前，電力企業辦公室文秘人員比較少，加上辦公室的日常工作比較繁重，導致文秘人員忙里忙外，甚至還需要加班加點，文秘人員少，工作量大直接導致工作效率低、工作質量差，這對辦公室工作的進行造成很大的影響。

（三）辦公室文秘人員的綜合素質差。隨著科技的快速發展，電力企業對辦公室工作的要求越來越高，導致文秘人員現有的專業知識已經不能滿足辦公室對文秘人員的要求。目前，很多電力企業的辦公室文秘人員沒有學過專業的文秘知識，在工作中不能順利地完成工作任務；受工作性質的影響，辦公室文秘人員很少出去學習培訓，這導致文秘人員的知識更新比較慢，不能滿足辦公室工作的需求；有的文秘人員服務意識比較差，工作責任心不強，工作散懶，這極大地影響了辦公室文秘人員的工作效率。

三、提升辦公室文秘工作水平的措施

（一）提高服務意識。電力企業辦公室的主要職責就是為領導、部門及基層工作人員服務，因此，辦公室文秘人員要樹立良好的服務理念，堅持做到熱情服務、真誠服務，辦公室文秘人員要不斷提高自身的服務意識，積極完成領導和其他部門交辦的事情，辦公室文秘人員要發揮好辦公室的協調作用，這樣不僅能協調好企業內部關系，還能為企業樹立良好的形象。

（二）提高辦公室文秘人員的綜合素質。電力企業要根據辦公室文秘人員的實際工作水平，制定合理的培訓內容，定期對文秘人員進行培訓，從而不斷提高辦公室文秘人員的綜合素質。電力企業要擴展文秘人員獲取知識的渠道，為文秘人員創建一個良好的學習環境，鼓勵文秘人員積極進行自主學習，電力企業要注重文秘人員的思想教育，強化文秘人員的工作責任心，從而不斷提高辦公室文秘人員解決問題的能力。由于電力企業缺乏專業的辦公室文秘人員，因此，電力企業要積極引進專業的人員，避免辦公室文秘人員少的現象。

（三）改進工作方法。辦公室的工作比較繁雜，并且每一項工作都對全局有一定的影響，因此，電力企業的辦公室文秘人員要不斷改進自己的工作方法，從而有效地提高工作效率。文秘人員在工作過程中，要分清工作的主次，做到忙而不亂，文秘人員要不斷摸索辦公室工作的規律，并掌握這種規律，從而有效地提高辦公室文秘工作水平。由于辦公室文秘人員的自由支配時間比較少，因此，文秘人員要協調好自身的心態，在工作中不斷充實自己。

（四）注重細節管理。辦公室的工作面比較廣，文秘人員在工作過程中要特別注意細節工作的處理，要用謙虛謹慎的工作態度進行工作，加強全局意識，潛心工作，正確對待領導交給自己的工作，并用實際行動來帶動身邊的同事，這樣才能為辦公室工作的順利進行提供保障。

（五）抓住重點工作。辦公室文秘人員的工作重點是做好文件整理工作，并準確、及時地向上下級傳遞信息，例如領導在開會時，文秘人員要根據領導的意見，起草好領導的演講稿，并做好重要信息記錄、文件傳達等工作。信息傳達是辦公室的重要工作內容之一，文秘人員在向領導傳遞信息前，首先要確定信息的準確性，并對信息進行認真分析，了解成績背后隱藏的問題，提醒領導注意這些問題，為領導的決策提供科學依據。

辦公室文秘工作對電力企業的穩定發展有十分重要的意義，因此，電力企業辦公室文秘人員要提高服務意識，改進工作方法，注重細節管理，抓住重點工作，不斷提高辦公室文秘工作水平，從而為電力企業辦公室工作的順利進行提供保障。

（作者單位：廣東電網公司陽江供電局）