如何提升辦公室工作業(yè)務(wù)能力

文/張春艷 李海文 龔文婷

如何提升辦公室工作業(yè)務(wù)能力

文/張春艷 李海文 龔文婷

高校黨政辦公室工作在學(xué)院管理工作中具有十分重要的地位和作用。要想有效地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、高效處理日常事務(wù)，需要辦公室工作人員熟知自己的崗位職責(zé)及工作職能，充分發(fā)揮崗位的特殊性及綜合性，認(rèn)清自我，不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高工作效率。

一、黨政辦公室的工作職能

從黨政辦公室的性質(zhì)和作用可以看出，辦公室不同于其他職能部門，有自己的許多特性。

第一，綜合協(xié)調(diào)作用。高校的行政工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其部門之間的相互配合、和諧工作，在很大程度上是通過黨政辦公室的指揮、組織和協(xié)調(diào)來(lái)完成的，全局性的中心工作和重大活動(dòng)，更要依賴黨政辦公室的合理安排和調(diào)度。

第二，參謀助手作用。黨政辦公室工作不單純是辦文辦事，還必須為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策提供信息、咨詢、建議等職能服務(wù)。要想領(lǐng)導(dǎo)所想，更要想領(lǐng)導(dǎo)所未想；要超前謀劃，做好充分的調(diào)查研究工作，真正成為領(lǐng)導(dǎo)與群眾溝通的橋梁。

第三，督促檢查作用。隨著高校管理體制的改革，黨政辦公室督查督辦職能已成為黨政辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是黨政辦公室工作的一項(xiàng)重要的、經(jīng)常性的工作。科學(xué)、有效地督查，不但能提高決策的執(zhí)行效率，反過來(lái)又為決策提供了真實(shí)可靠的依據(jù)，從而提高決策的科學(xué)化水平。

二、黨政辦公室工作人員應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求

（一）培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。黨政辦公室工作任務(wù)繁重，工作關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，面對(duì)各種困難和挑戰(zhàn)，只有具備良好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)才能從容應(yīng)對(duì)繁雜的腦力、體力勞動(dòng)和控制、調(diào)節(jié)個(gè)人的情緒。在工作中，始終保持滿腔熱忱的敬業(yè)精神和堅(jiān)韌不拔的意志，要有飽滿的工作熱情；始終保持樂觀向上的心態(tài)，能正視困難和挑戰(zhàn)，面對(duì)挫折決不低頭，要經(jīng)得住批評(píng)、受得了委屈，要學(xué)會(huì)控制和調(diào)節(jié)自己的情緒；始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度，對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要親和尊敬、不卑不亢，對(duì)群眾要和藹可親、平等待人，主動(dòng)成為師生員工的服務(wù)者。

（二）建立良好的工作作風(fēng)，培養(yǎng)無(wú)私奉獻(xiàn)精神。高校作為多元文化交融的中心，具有人才薈萃、知識(shí)密集、思想活躍等特點(diǎn)，服務(wù)對(duì)象的高素質(zhì)對(duì)高校黨政辦公室工作人員提出了更高的要求。當(dāng)前進(jìn)行的黨的群眾路線實(shí)踐教育活動(dòng)中的反對(duì)“四風(fēng)”與辦公室工作息息相關(guān)，堅(jiān)決克服“門難進(jìn)，臉難看，事難辦”的衙門作風(fēng)，主動(dòng)成為師生員工的服務(wù)者，建立良好的工作作風(fēng)。黨政辦公室的工作人員還要培養(yǎng)自己無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，要形成一種敬業(yè)求真務(wù)實(shí)、開拓創(chuàng)新的團(tuán)隊(duì)精神。

（三）夯實(shí)理論功底，提高能力素質(zhì)。作為黨政辦公室的工作人員，能力素質(zhì)是做好黨政辦公室工作的關(guān)鍵因素。在這個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門，沒有一定的理論功底及較強(qiáng)的綜合能力，思考、分析問題只能是膚淺的，很難順利地做好工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)就無(wú)從談起。在工作中，要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的十八大報(bào)告、有關(guān)文件及領(lǐng)導(dǎo)講話，對(duì)于學(xué)校及學(xué)院的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦學(xué)使命及發(fā)展目標(biāo)等都要熟悉把握，力求工作上與領(lǐng)導(dǎo)所思所想保持步調(diào)一致，這樣才能不偏離方向地搞好參謀服務(wù), 進(jìn)一步提升辦公室工作的整體服務(wù)水平。

在個(gè)人的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)方面，應(yīng)具備鍛煉過硬的寫作能力、較強(qiáng)的理解能力、較強(qiáng)的調(diào)研能力、一定的協(xié)調(diào)能力、良好的表達(dá)能力和扎實(shí)的辦公自動(dòng)化操作能力等，這樣才能更好地提高工作效率。

三、適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，創(chuàng)新工作理念

2013年10月23日，北京聯(lián)合大學(xué)商務(wù)學(xué)院正式成為國(guó)際高等商學(xué)院協(xié)會(huì)（AACSB）的會(huì)員單位。這標(biāo)志著學(xué)院開始融入全球商學(xué)院的大家庭，為未來(lái)緊跟世界商科教育的步伐，提升人才培養(yǎng)質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。北京聯(lián)合大學(xué)商務(wù)學(xué)院未來(lái)幾年的發(fā)展目標(biāo)是成為國(guó)際化商學(xué)院，目前，確立的學(xué)院使命是“踐行社會(huì)責(zé)任，推動(dòng)應(yīng)用創(chuàng)新，培養(yǎng)商界骨干，服務(wù)區(qū)域發(fā)展”。從辦公國(guó)際化角度出發(fā)，作為黨政辦公室工作人員，面臨新的挑戰(zhàn)，面對(duì)新的發(fā)展形勢(shì)，需要不斷提升自身素質(zhì)、增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平，緊跟學(xué)院發(fā)展。

為了順應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，北京聯(lián)合大學(xué)商務(wù)學(xué)院黨政辦公室目前亦不斷探索改進(jìn)新的工作理念。出臺(tái)了各種文件制度，如《關(guān)于規(guī)范院級(jí)會(huì)議管理的通知》《北京聯(lián)合大學(xué)商務(wù)學(xué)院黨務(wù)公開實(shí)施細(xì)則》等。在日常工作中，票據(jù)審簽是院領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)重要工作，尤其是到年中、年底集中審簽的票據(jù)會(huì)突增，這使得領(lǐng)導(dǎo)們的精力深陷其中。為了緩解這種狀況，黨政辦公室主動(dòng)承擔(dān)起此項(xiàng)工作，在院領(lǐng)導(dǎo)審簽這一事項(xiàng)過程中，增加一個(gè)環(huán)節(jié)：待簽字登記。即老師們將需要簽字的票據(jù)交到黨政辦公室進(jìn)行登記，由辦公室人員將票據(jù)歸類，再統(tǒng)一找時(shí)間找領(lǐng)導(dǎo)簽字，然后，電話通知每位送簽老師。經(jīng)過兩年的運(yùn)行，收到了很好的效果，不但可以將領(lǐng)導(dǎo)們的時(shí)間化零為整，使得領(lǐng)導(dǎo)能夠集中精力思考更重要的大事，同時(shí)減少老師們?yōu)榱苏翌I(lǐng)導(dǎo)簽字而反復(fù)來(lái)回的時(shí)間成本，獲得了教師們的普遍好評(píng)，取得了雙贏的效果。

做好這項(xiàng)工作對(duì)辦公室工作人員提出了更高的要求，除了清晰的管理票據(jù)，更需要對(duì)財(cái)務(wù)的各項(xiàng)審批權(quán)限及程序等相關(guān)文件了然于心，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

（作者單位：北京聯(lián)合大學(xué)商務(wù)學(xué)院）