基于信息系統的醫院人力資源管理模式探討

文/王秉姝

基于信息系統的醫院人力資源管理模式探討

文/王秉姝

在信息化背景下，醫院的人事管理部門必須要立足于醫院的戰略發展方向，兼顧醫院短期績效與長期戰略，依據醫院和個人發展的需要，更好地借助于信息系統這一由計算機硬件、網絡和通訊設備、計算機軟件、信息資源、信息用戶和規章制度組成的以處理信息流為目的的人機一體化系統對醫院人力這一特殊資源進行有效開發、合理利用與科學的管理，從而由傳統的醫院人事信息管理模式逐步蛻變成為緊跟時代發展潮流，有效提升人力資源管理效率和效果的全新的基于信息化的人力資源管理模式。

一、醫院人力資源信息管理系統建設的現狀及存在的問題

（一）考勤管理方面。目前很多醫院的考勤管理仍然停留在最為基礎的由臨床科室及其他行政部門手工填報月考勤統計報表，人工匯總科室當月人員出勤及請假情況至人事部門，再由人事部門考勤專員負責依據上報的統計表與請假單、補休單進行核對，最后錄入到固定模式的院Excel考勤統計報表內的過程。這種原始的考勤信息收集、加工、處理方式，不但耗時、耗力，而且使人事部門考勤管理統計匯總效率低下，并且對保證數據的正確性、連貫性和完整性也存在一定的缺陷和漏洞。

（二）人事數據統計方面。由于醫院人事部門經常要面對來自醫院上級領導部門（如衛生廳、人事廳等）、院領導及其他行政職能部門的數據統計支持需要，且每每統計口徑和所統計的項目（包括現有人數、醫療人員分布狀況、專業技術級別分布情況、年齡、科室崗位編制情況等）都呈現出較大的差異化需求，單純依靠原有的靜態化的人員基本信息報表進行分類匯總的統計，很難保證統計信息的準確性。

（三）人事檔案管理方面。大部分醫院的人事檔案管理仍然主要是采用紙質的人事檔案管理形式，紙質檔案的整理是一個系統而浩大的工程，需要花費醫院人事部門人員較多的時間進行精細化的操作，且信息反映的實效性不佳。許多醫院人事部門現有的所謂電子化的人事檔案信息資料也僅僅指得是建立了一份醫院人員基本信息登記表之類的電子文檔，并進行簡單的錄入、存儲和維護功能的使用。這使得醫院人員許多人事相關信息，例如晉升、調動、辭職、學歷變更等得不到及時地更新，且在聯合交叉查詢和分離剔除某些同類特質信息的時候也顯得操作不便。

（四）合同管理方面。有鑒于醫院目前采取包括聘用制、臨時聘用制、普通工等多種用工形式，且由于我國醫療事業的蓬勃發展和醫療市場就業的靈活性和雙向選擇性所導致的人員流動性的增加，使得不少醫院年招錄和流失的人員數量也呈現增加的趨勢。隨之而來的就是如何更好地完善與現有人員的聘用合同簽訂工作，以防止勞動糾紛的產生。但在現有的合同簽訂信息的管理方面，對合同期限的管理缺乏預警機制，合同到期等信息仍需人工查詢獲得，缺乏按期預警、自動提示的輔助支持技術。

（五）人事審批流程管理方面。對于職工請假、出境旅游、外出學習培訓、職稱評聘申報、轉正定級考核、崗位調整、辭職、調動等需要職工提出申請并按照人事相關規定進行審批的手續，仍不能做到無紙化申請和電子在線審批。一個簡單的手續要經過多人手工傳遞逐級審批，難免效率低下，難免引起職工對人事部門效率和效能的不滿。

（六）人員考核方面。根據衛生部門的要求對醫療人員的考核應包含對業務技術能力和醫德醫風作風這兩大類包含眾多細分項目的硬性量化指標的考核和評價，加之根據醫院自身情況所制定的院內以工作量、醫療質量、合理用藥和貢獻度等為依據的績效考核標準。顯然簡單的手工評定和數字計算已經無法滿足龐大的量化統計指標和數據信息分析的要求。

（七）信息共享方面。對于已經建立了與自身醫院規模相適應的人事信息數據庫的醫院，往往也分別建立了醫療、教學、科研等相關的數據庫，并且各個數據庫自成體系，彼此之間很少存在交集，無法實現信息的資源共享，無法統一整合，為各職能部門所使用，常常造成數據更新不及時、收集不全面，重復采集等問題，無法為醫院工作的開展提供及時、準確、最新的數據信息參考。

二、建設醫院人力資源管理信息化的必要性及意義

（一）有利于打破信息共享的局限性，提高信息利用程度。通過建立和完善醫院人力資源信息化系統，能夠更好地彌補醫院人員人事檔案、考勤管理、薪酬管理、績效考核、招聘和培訓等傳統人事管理模式存在的不足，提供實時更新的人事信息資源共享平臺，突破信息利用的局限性，提高醫院各行政職能部門（包括醫療、護理、科研、教學等部門）和臨床科室對信息的利用率，避免不必要的重復收集和統計工作，尤其是能夠將人事部門人員從事務性的重復勞動中解放出來，騰出手來參與到醫院人力資源戰略的調研、規劃、設計中去，為上級領導提供有價值的參考意見。

（二）有利于規范醫院人事管理，提高人事工作效率。近年來，我國醫院的規模建設不斷增長，醫院的職工身份多樣化，職工數量不斷增加，新職員大量補充，給醫院的人事管理工作帶來了很多新的問題，也提出了更高的要求。醫院整合并應用基于信息化的人力資源管理系統能有效地為每位員工建立專屬的個人電子化檔案，使得人員的相

關數據信息得到及時地更新、統計、分析、反饋、預警和提示，從而更好地規范動態變化著的醫院人力資源管理工作，使人事部門從容應對醫院人力資源需求的預測、需求計劃和規劃的制定、定崗定編的調研和控制、醫院人力資源隊伍的結構狀況(知識結構、年齡結構、職務結構等)把握等工作。簡單規范的系統操作方式能夠極大地簡化手工操作的繁復和節省時間，并提高人員工作效率，這從某方面來說，也為醫院節省了人力成本。

（三）有利于實現醫院領導和普通員工的自助管理和服務。醫院人力資源信息化系統所提供的電子化的自助查詢和申請、審批功能，一個方面，能夠使醫院領導便捷地通過權限設置查詢到實時更新的人事信息資料，同時在該系統上進行各種人事相關事務和申請手續的批復工作；另一方面，使得院內職工能夠通過該系統完成請假、外出學習、出境等人事相關手續的申請和審批流程，方便職工及時查看自己的工資、福利待遇等信息，從而極大地促進醫院行政效能的提升和無紙化辦公在人事管理領域的實踐。

三、建立信息化的醫院人力資源管理模式的策略與步驟

（一）強化意識。醫院領導作為醫院信息化建設的主要決策者，應提高醫院人力資源信息化管理意識，了解其重要性，從而倡導和推動醫院人力資源信息化建設。醫院人事部門人員是醫院人力資源信息化建設的主要操作者，應適應和掌握人力資源信息化系統的使用方法，充分利用該人力資源管理模式的優勢，站在組織發展的戰略高度上，對未來醫院人力資源的供求總量、結構層次及素質要求等提出建設性意見，供領導參考與決策；醫院職工要學會如何使用好醫院人力資源信息化系統的便捷自助服務項目，按規范完成各項人事手續申報和審批流程。

（二）需求調研。“沒有調查就沒有發言權”，調研工作是進行人力資源信息管理系統構建和開發的出發點和落腳點。系統是否能夠滿足醫院人事部門開展人力資源管理工作的實際需要，是否具有成熟的可操作性和實用性，其關鍵的重中之重是要做好需求的調研工作。通過需求調研、分析，制定系統具體的要求，例如：功能項目化、系列化，實現資源共享、結構優化、安全穩定、數據通用標準化、數據處理簡潔高效、空間長效延展、多任務多用戶的網絡化管理、操作便利、界面美觀等，都應是需求調研所關注的問題。

（三）合作開發。醫院可結合自身實際，通過調研、考察和招投標的形式，確定一家軟件公司負責進行醫院人力資源信息管理系統的開發工作。醫院人事部門應指定專人負責跟進該系統的開發工作，包括向系統軟件設計人員提供可靠的基礎數據信息，描述醫院人力資源管理的實際需求，經常與系統軟件設計人員交流設計思路，共同研究系統流程的優化方案，例如可預設醫院常用的人力資源管理表格和報表，明確行業管理的規范和控制標準等，使系統不但可處理日常醫院人事事務性管理工作，還可提供人力資源信息共享，并解決系統權限設置等問題。此過程，不可能保證建設得一步到位，而是需要從最基礎的部分開始實施，并與軟件的開發企業進行積極溝通，體現出醫院管理流程的專業性。

（四）持續改進和不斷完善。正如面對新形勢下我國不斷深化的醫療體制改革對于醫院人力資源管理所提出的新問題和新挑戰，只有順應醫院內外部環境的變化趨勢才是可持續發展之道。同理，醫院的人力資源信息化管理系統也必須要具備一定的戰略前瞻性和預留升級空間，并根據實際需要和情況發展，做好持續性的改進和調整創新工作，從而使其在不斷打磨中得到完善。

（作者單位：福建省第二人民醫院）