企業公文處理過程中常見問題及對策探析

文/陳衛軍

企業公文處理過程中常見問題及對策探析

文/陳衛軍

筆者從事文秘工作以來，在公文處理工作因認識不到位、規范不熟悉等原因出現過一些失誤。經過不斷參加各級公文處理培訓、工作實踐，學習國家下發的最新《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》和《河南省國家行政機關公文處理實施辦法》及企業內部公文處理辦法等，根據工作經歷及日常積累的經驗，現就企業公文處理過程中常見問題及相關對策予以簡要闡述。

一、公文處理過程中常見問題

（一）公文處理效率方面。

1.明確時限，確保公文處理及時高效。針對集團型企業層級較多，公文處理滯后，應該有明確時限要求，常規類文件原則上應在3天以內處理完畢,最長處理時間不能超過7天；緊急公文應即收即辦；涉及工作安排、會議通知等時效性較強的事項，應當在24小時內處理并提交意見。

2.加強溝通，明確公文處理意見。一是企業各部門在處理公文時，要在擬辦意見之前，以電話、郵件、會議等形式充分加強溝通協調。二是下級機關在上報公文之前，要充分與上級機關領導、部門進行溝通，必要時可將相關文檔提前發至有關部門審核，明確溝通意見后再上報，避免返工。三是涉及多個部門協作、需要時間研究解決方案的，主辦部門一定要加強與協辦部門、行文單位溝通。

3.規范行文，減少公文處理障礙性因素。以筆者所在集團企業公文處理情況來看，部分下屬企業上報公文條理不清晰，缺乏相關支撐資料，特別是部分經營管理類公文，論證分析不科學，數據測算不嚴謹，請示事項支撐理由與結論脫節。上述情況導致集團業務部門在研究處理相關事項時無法掌握實際情況，反復要求報送單位補充材料，導致公文處理緩慢甚至停滯。下屬企業報送上行文時，需要集團企業提供資金、設備、人力等支持的，一定要在請示事項中明確數量、標準等；需要批復意見的，一定要有相關得失分析，并表明本單位建議性意見或措施，以便于決策。

（二）公文格式要素方面。

1.最新格式要素要求。根據國家最新下發的《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》，對公文部分要素的規范形式提出了新的要求，但部分企業依然沒有及時修訂公文格式，如版頭部分，上行文、平行文、下行文發文機關標志統一調整為上邊緣至版心上邊緣35mm；公文成文時間由大寫修改為阿拉伯數字，且公文都要署發文機關名稱；公文版記部分取消了主題詞標注等，主要要素使用的不正確影響公文整體規范性，企業應及時針對最新條例要求全面修訂各層級公文格式各項要素，力求公文格式規范、統一、嚴肅、整潔。

2.公文標題中出現標點符號。根據國務院公文處理辦法規定，標題中除法規、規章名稱可加書名號外，一般不用標點符號。如在“轉發《關于……通知》的通知”此問題中可不用書名號，而且“通知的通知”贅述不簡練，規范的格式應為“轉發關于……通知”。標題中一般不要出現“關于貫徹關于……”或“通知的通知”這類贅語。

3.附件說明位置標注。公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋字-GB2312體標示“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件”1.XX“），附件名稱后不加標點符號，附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

4.標點符號適用不正確。部分單位在印制文件或引用某一文件時，印制文號時括號使用方法錯誤，例如“XXX【2014】XX”或“XXX［2014］XX”，正確印制方法為“XXX〔2014〕XX”,應使用六角括號。部分單位在報送“請示”時，結語當中常見到“妥否？請批示！”這種錯用標點符號的現象。“請示”結語當中不得出現問號與感嘆號。正確寫法為“妥（當、可）否，請批復（批示）”“以上請示如無不妥，請批復（批準、審批）”“以上請示如無不妥，請轉報……審批”等，結尾加句號。

（三）公文文種方面。

1.文種使用有誤。現公文共15個文種，包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、紀要。印發公文只限于這些文種，但公文文種使用錯誤時有發生。如將“XX辦法”直接當作文題，導致文種錯誤，“辦法”等不屬于公文文種，規范的行文應為“關于印發XX辦法的通知”，把“XX辦法”作為附件。

2.“請示”與“報告”文種混淆不分。如公文題目中“請示”和“報告”并列使用，或者“報告”正文中含有請示的內容。“請示”應當一文一事，請示事項時需要上級機關批復、批準的, “請示”必須標注行文單位聯系人、聯系方式，便于上級機關了解請示事項具體情況。“報告”適用于向上級機關匯報工作，答復上級機關的詢問，報告事項是不再需要上級機關回復的。

二、擬采取對策

（一）提高思想認識境界是關鍵。公文“具有規范體式、特定程序”這一特點，要求我們在企業公文處理過程中必須注重維護公文的嚴肅性、權威性。企業各級管理人員尤其是各部門負責人要進一步提高對公文處理工作重要性的認識，堅決克服“只有抓生產經營才是干大事，搞文字工作是‘咬文嚼字’‘浪費時間’”等錯誤思想和片面認識，切實加強對公文處理工作的領導和檢查，既要明確公文處理分管責任人，也要安排業務精、責任心強的文秘人員專職從事公文的審核把關，維護公文的嚴肅性和權威性。各級管理人員還應帶頭學習公文處理知識并模范遵守，為廣大員工做出表率；文秘人員要抱著高度負責的態度和精益求精的精神，認真做好公文格式規范化工作，防止公文格式的隨意性，維護其規范的體式，遵守其特定的程序，進一步提高公文的處理效率，推動企業正常工作的開展。

(二)加強文秘隊伍建設是保障。為適應新形勢下公文處理工作的需要，企業要切實加強文秘人員的選配和管理，嚴把人員進出關，努力建設一支思想政治素質好、工作業務過硬的文秘隊伍。首先，企業要督促文秘人員增強學理論意識，變泛泛理解為深刻把握，使其不斷提高文秘人員的政治理論素養和政策水平。同時要樹立一絲不茍、精益求精的良好工作作風，培養良好的職業道德和強烈的敬業精神，使文秘人員認識到自身崗位所肩負的重任，增強干好工作的自覺性和主動性。其次，企業要加強文秘人員的業務培訓，不斷創新和豐富業務交流活動載體，搭建以會代訓、業務技能競賽、“一對一幫扶”、專題培訓班等多種形式的學習交流平臺，加強業務培訓，使所有人員熟知公文處理的基本知識和工作程序，平時注意留心各方面政策，把握各方面法規，了解各方面情況，熟悉各方面職能，盡快提高業務素質。

（三)促進公文處理制度化、規范化是根本。公文處理工作政策強、程序繁，時限緊，要求高。要使公文處理工作有章可循、有據可依、責任明確，就必須從促進公文處理制度化、規范化入手，結合單位實際，建立健全公文處理各項制度和工作流程，不斷強化公文差錯源頭治理，充分發揮文秘部門在公文處理尤其是審核過程中的把關作用，從公文的起草到審核、審批都必須建立嚴格的制度和規范，嚴格落實收文登記、流轉記錄及督辦制度，完善公文處理“零差錯”活動質量責任體系，明確各環節的權限和責任，嚴格考核制度，把“零差錯”理念和要求落實到公文處理全過程，最大限度地預防和減少差錯，確保每一個環節、每一個細節都做到精心細致、精益求精，努力達到制度完善、手續配套，流程規范、流轉有序，檔案齊全，管理科學，考核嚴格、閉環有效的目的。

（作者單位：永城煤電控股集團有限公司）