有關(guān)辦公自動(dòng)化在文書檔案的運(yùn)用淺議

文/甘肅省平?jīng)鍪袐D幼保健院 秦偉

有關(guān)辦公自動(dòng)化在文書檔案的運(yùn)用淺議

文/甘肅省平?jīng)鍪袐D幼保健院 秦偉

隨著科技的發(fā)展進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的普及，越來越多的項(xiàng)目步入了自動(dòng)化行列。傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)不滿足社會(huì)發(fā)展的需求，政府部門和企業(yè)等都開始實(shí)施新的現(xiàn)代化管理方式，如辦公自動(dòng)化，能夠提供有效的文書檔案的整合管理，對(duì)各文案的信息也能及時(shí)準(zhǔn)備的反饋，滿足了發(fā)展需求。本文分析了辦公自動(dòng)化在文書檔案中運(yùn)用的優(yōu)點(diǎn)，并描述了在未來發(fā)展中要實(shí)現(xiàn)方面，促進(jìn)辦公自動(dòng)化更好的發(fā)展。

辦公自動(dòng)化；文書檔案；運(yùn)用

一、引言

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，科技的進(jìn)步和計(jì)算機(jī)的大面積普及，政府部門和企業(yè)單位等都開始運(yùn)用辦公自動(dòng)化進(jìn)行文書檔案管理。辦公自動(dòng)化依托于計(jì)算機(jī)進(jìn)行的現(xiàn)代化管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)高效、準(zhǔn)確地處理各種文件、信息，提高辦公效率。由于計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)功能，使得其逐步取代了紙質(zhì)文件材料，文件在計(jì)算機(jī)上可以直接修改、核對(duì)，確認(rèn)后可直接發(fā)送給辦公信息數(shù)據(jù)庫，由檔案管理人員進(jìn)行管理。弱化了檔案和文件之間的界限，改變了傳統(tǒng)的管理手段和處理手段，方便收集、存儲(chǔ)大量的信息數(shù)據(jù)，方便各類信息的查找工作，很大程度上改變了文書和檔案管理。

二、辦公自動(dòng)化在文書檔案中運(yùn)用的優(yōu)點(diǎn)

（一）大大提高了辦公效率

辦公自動(dòng)化在文書檔案中運(yùn)用的最大優(yōu)點(diǎn)是計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大信息處理能力對(duì)辦公效率的提高。傳統(tǒng)的文書檔案管理，需要工作人員在紙質(zhì)材料上進(jìn)行信息的收集、整理工作，要求材料上信息記錄符合規(guī)范、字跡清晰、工整，準(zhǔn)確進(jìn)行各類文件信息的分類和統(tǒng)計(jì)，浪費(fèi)了大量的人力物力，得到的結(jié)果也不精確。而辦公自動(dòng)化，避免了重復(fù)性勞動(dòng)，規(guī)范化文檔，標(biāo)準(zhǔn)化管理，方便文件收集、存儲(chǔ)、分類和查閱等。

（二）提高了文檔一體化管理水平

辦公自動(dòng)化利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，文件化的管理形式和體系化的管理手段，方便了文件信息的共享，避免了信息的大量閑置，通過分享可以了解更多其他部門的概況、最新發(fā)展、工作重點(diǎn)等，提高了資源利用率，查找起來也更方便，提高了文檔一體化管理水平。

（三）能很長久的保存文件資料

紙質(zhì)材料都有一定的使用壽命，且容易受到外界損壞，如火災(zāi)、潮濕等都會(huì)破壞紙質(zhì)，很難復(fù)原，容易造成不可挽回的損失。而電子文件則能保存更長時(shí)間，電子文件可以存儲(chǔ)在不同載體上，可以根據(jù)實(shí)際需要選擇不同的電子載體。隨著讀取文件設(shè)備的不斷進(jìn)步，更容易實(shí)現(xiàn)存和讀，存儲(chǔ)時(shí)間更長，文件受外界影響較小，穩(wěn)定性強(qiáng)，破壞后也可以進(jìn)行恢復(fù)。

（四）提高了文件傳遞的安全性，縮短傳遞時(shí)間

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在傳遞過程中可能會(huì)發(fā)生丟失等情況，妨礙了檔案歸檔的順利進(jìn)行，檢索檔案也很繁復(fù)、工作量大，且傳遞是依靠人為傳送，受到距離影響，使得傳遞時(shí)間可能會(huì)相當(dāng)長，影響檔案歸檔的及時(shí)性。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，讓傳遞工作變得非常方便和簡單，電子文件可以直接通過網(wǎng)絡(luò)工具傳遞給需要者，傳遞速度非常快，提高了文件傳遞的安全性，縮短傳遞時(shí)間。

三、辦公自動(dòng)化在文書檔案中運(yùn)用的未來發(fā)展

（一）提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)的安全性

實(shí)施文書檔案的辦公自動(dòng)化，一定要保證電子文件的信息安全，最好隔離開辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)外網(wǎng)。通過隔離防護(hù)措施，對(duì)屏蔽的IP地址和服務(wù)進(jìn)行過濾，設(shè)置一定的進(jìn)入條件，有選擇性的允許特殊地址進(jìn)入辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。也可以充分利用防火墻的強(qiáng)大作用進(jìn)行電子文件的保護(hù)工作，如利用防火墻對(duì)進(jìn)出的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，管理內(nèi)外網(wǎng)的訪問；對(duì)于禁止的項(xiàng)目要隔離，及時(shí)檢測(cè)和警告網(wǎng)絡(luò)攻擊行為；時(shí)刻記錄下進(jìn)出防火墻的信息和活動(dòng)內(nèi)容。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)，增加交流和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，積累管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，掌握處理危急時(shí)刻的電子文件處理措施，提高文書檔案的管理能力。

加強(qiáng)檔案部門之間的交流合作和區(qū)域系統(tǒng)之間的合作力度，了解不同層次上的新政策、新進(jìn)展。通過交流合作和互相學(xué)習(xí)，合理化各檔案資料，并從中提煉出新的知識(shí)創(chuàng)新部分，也能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。在豐富的網(wǎng)絡(luò)資源，現(xiàn)代化的通訊方式下，收集大量有用信息，增加信息儲(chǔ)量，發(fā)展創(chuàng)新思維能力，從而建立一支具有創(chuàng)新性能力的高質(zhì)量文書檔案管理隊(duì)伍。

四、結(jié)語

辦公自動(dòng)化的文書檔案管理是現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必定產(chǎn)物。要想保證文書檔案資料的完整、延長文書資料的保存期、提高管理效率，則必須提高管理水平，這就要求要有一個(gè)全面化的、科學(xué)化的文書檔案管理模式和高質(zhì)量的文書檔案管理隊(duì)伍。因此，必須切實(shí)提高文書檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理部門之間的溝通交流，在未來發(fā)展中，努力實(shí)現(xiàn)安全、規(guī)范的文書檔案管理。

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