探討如何做好醫療事業單位檔案管理

徐秀萍

[摘 要]醫療事業單位的檔案管理是事業單位高效、協調地運行的重要保障，由于對檔案管理工作的認識程度問題，很多單位的檔案管理存在管理工作認識不深、員工素質不高和管理設施不完善等問題。文章對這類問題進行了針對性的分析，提出了健全檔案管理制度、加強檔案管理標準化建設、提高員工綜合素質建設檔案信息化管理工作和加強保密工作的對策。

[關鍵詞]檔案管理；標準化建設；管理信息化

一、前言

醫療事業單位的檔案是醫療事業單位成長歷史的一個重要記錄，它涵蓋著事業單位每個重大事件的記錄，是事業單位重要文化的體現。其次，事業單位的檔案還包括像人事檔案、財務檔案等一些重要的信息資源，是事業單位的具有保密性的檔案，同樣也是能夠為事業單位提供決策依據的重要資料信息。所以說，有效的在事業單位中進行檔案管理工作是非常重要的。只有做好檔案管理工作，才能夠體現出事業單位的綜合管理水平。運用科學的管理手段健全和完善事業單位的檔案管理工作，能夠方便事業單位的管理層對事業單位的整體情況進行掌握，以及提高檔案資料的利用率和價值性，為事業單位更好更快的發展提供有力的保證。

二、醫療事業單位檔案管理存在的問題

一是對檔案管理工作認識不深。檔案管理工作是服務于事業單位的其他部門的，是為其他部門以及事業單位的管理層提供信息資料的一項服務性的工作。由于其服務性的特點，導致檔案管理工作往往被人所忽略，存在意識性不夠的問題。就因為對檔案管理工作的意識性不夠，從而導致了對檔案管理工作的監督力度不夠、人員專業素質認識不夠、檔案管理安全性認識不夠以及沒有相應的檔案管理制度來對檔案管理工作進行管理等問題的衍生。所以說，對于檔案管理工作意識性不夠的問題是阻礙檔案管理工作的最主要問題。

二是沒有完善的檔案管理制度來進行檔案管理工作。由于對檔案管理工作的意識不夠，就導致很多的事業單位沒有建立完善的檔案管理制度，甚至是根本沒有檔案管理制度來規范化檔案管理工作。沒有檔案管理制度，直接致使檔案管理工作缺乏工作標準以及工作規范，日常的檔案管理工作變得雜亂無章，使檔案管理工作處于無序的狀態，從而導致檔案管理工作得不到有效的應用。

三是檔案管理工作缺乏安全性。由于對檔案管理工作的意識不夠，致使檔案管理工作缺乏安全性。檔案管理中包括事業單位的一些重要信息資料的存儲，如果檔案管理工作的安全性缺失，則可能導致事業單位的重要信息的流失，給事業單位帶來經濟損失。

四是在進行檔案管理工作時，管理人員缺乏專業素質。由于對檔案管理工作的意識不夠，間接導致檔案管理的管理人員對于檔案管理工作認識不夠，致使檔案管理工作的熱情不夠，工作效率低下。甚至有些事業單位的檔案管理人員是由其他工作人員進行兼職，檔案管理工作不受重視，致使檔案管理工作處于一個癱瘓的狀態。其次，檔案管理人員不具備專業的檔案管理技能，導致檔案的管理情況存在無序性，影響檔案管理機能的有效實現。

五是檔案管理工作缺乏先進性。即便信息化辦公在事業單位中被廣泛應用，但由于對檔案管理工作的意識性薄弱，導致檔案管理工作缺乏先進性，致使檔案管理工作仍然停留在傳統的檔案管理和半傳統的檔案管理方式上。這嚴重的制約了檔案管理的先進性水平，影響檔案管理技能的有效實現。

三、醫療事業單位檔案管理的改進措施

一是健全完善管理制度。檔案管理制度的健全在于規章制度的建設，制度建設要合理、可操作性強。一方面要加大對檔案管理工作重要意義的宣傳，使干部和職工主動配合檔案材料的搜集和整理工作；另一方面要加大資金力度投入到檔案管理的現代化工作，在單位的資金預算中納入檔案管理設施的現代化，年底再對工作進行考核；領導的重視，領導的重視不僅表現在對檔案設施的完善方面，也表現在對檔案管理工作的督查考核方面，單位主管檔案建設的領導應該定期對檔案工作的開展進行指導和考察；第三方面是檔案館的建設，通過每年的經費預算對檔案館的硬件設施進行定期的升級和維護。

二是加強檔案管理的標準化建設。檔案信息的交換、檔案數據的共享和傳遞等都依賴于統一的標準進行規范，因此制定各類檔案管理標準形成體系是確保檔案管理現代化工作得到實施的先決條件。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。

三是建設檔案信息化管理工作。做好檔案的信息化管理工作是現代檔案管理工作的需要，在配置檔案信息化管理設備的同時也應該要對員工進行信息化管理的培訓，培訓內容包括光盤、縮微、聲像等先進的檔案管理技術。在這方面，國外的一些國家在檔案信息化管理已趨于成熟。為了順利的實現檔案現代化管理，我們可根據本單位的需要，借鑒其先進的管理方法和經驗。當今社會，事業單位檔案管理正面臨著新的機遇和挑戰，走向市場經濟的同時，也在向信息時代邁進。我們只有對檔案工作存在的不足進行理性的總結思考，才能為今后的發展制定出正確的政策。加快檔案現代化管理進程，不僅能夠有效地發揮檔案的利用工作，還能適應信息社會發展的需求，最重要的是能夠最大限度地為本單位各項業務工作和社會服務。

四是加強檔案管理員工的專業素養。在所有的工作中人是第一位的因素，因此必須加強對管理人員綜合素質的培訓。應該減少檔案管理人員的變動，保持檔案管理隊伍的穩定，檔案管理工作是一項專業性、實踐性和操作性都很強的工作，若是不具備豐富的實踐工作經驗，檔案收集、管理規范是很難達到要求；對員工進行定期的培訓，隨著科技的發展，檔案管理也在與時俱進，因此必須對員工進行定期的培訓、對其原有的知識結構不斷更新，同時也加強職業道德建設，樹立檔案管理人員的職業榮譽和職業道德觀念。現代化的檔案管理工作對員工主要有以下幾個方面特別的要求：一要有較強的綜合分析能力，因為涉及到各種復雜檔案材料的整理和存放，對相關材料進行分類和分析，在工作中必須善于獨立思考和分類整理；二要有很強的政治思想素質，檔案管理工作的機密性和政治性都很強，因此管理人員必須有敏銳的政治觸覺、嚴明的紀律和高度的責任感；第三要具備現代信息技術知識，要掌握檔案管理的專業知識，通曉各種門類檔案的管理理論與管理方法。

五是開發檔案信息資源。檔案管理工作的完善和實施不但需要軟件方面的建設，也需要硬件方面的建設，管理人員應該根據檔案館規模的大小對其進行設計與規劃，通過政府的資助完善檔案館的硬件設施建設，以保證檔案管理工作的健康發展。對于規模較大的單位可以投入資金發揚檔案館的宣傳作用，通過對單位成長、發展和壯大的歷史進行展覽，對檔案進行整理時，可根據單位的情況，將檔案的保存形式轉變為單展史、大事記匯編等。挖掘檔案的歷史價值，進而充分發揮檔案的使用價值。在檔案中宣傳和總結本單位的經驗和業績，可為領導制定策略作參考。通過報紙、網絡等，在提高單位知名度的同時，也可為社會提供有效的信息服務。

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