加強人事檔案管理工作的幾點建議

喬東媛

[摘 要]人事檔案中所記載的均是我國公民的人生中重要的閱歷。人事檔案更是現(xiàn)在市場競爭中，公民們在找工作、就業(yè)方面能夠讓單位招聘人員快速了解自己能力的一個證明書。由于人事檔案中所記錄信息的特殊性，從而導致了人事檔案管理工作的重要性。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理工作；意見創(chuàng)新

1.人事檔案的基本介紹

1.1人事檔案的內(nèi)容

人事檔案中所記載的信息資料，正是我們平常的生活中重要的閱歷，就是我們生活中所發(fā)生的一些大事件。這些都是我們能力的見證。同時，在記載我們榮耀的同時，人事檔案中也會大公無私地記載著我們生活中所犯的錯誤，以及我們平常所出現(xiàn)的一些重要違紀情況。如同美國的信用體系一樣。在美國，他們國家的公民能夠從銀行手里拿到錢，靠的就是信用體系所提供給銀行的自己信用級別證明。人事檔案也和這些信用體系一樣，具有法律效益。受到國家的機密文件保護，以免出現(xiàn)外泄導致居民日常生活活動受到干擾。

1.2人事檔案管理的特點

從中國交通每年、每月的承載量來看，我國目前的人口流動量還是處于一個高峰時段。如此大的人口流動量勢必也就造成我國人事檔案管理的流動性特點。人事檔案一旦離開了具體的人，那么它的存在意義也毫無價值。另外，如前所述，人事檔案的作用是為了能夠讓對面可以在短時間內(nèi)掌握住自己的基本信息以及自己的才華，那么人事檔案的另一個重要特點就是真實有效性。同時，在人事檔案的信息記錄中，還有一個重要的特點就是其的信息記錄應(yīng)該是具有全面性的。現(xiàn)在的市場競爭壓力直接導致了我們的就業(yè)人員要了解十八般武藝，門門精通倒也處于其次，只需精通其一即可。片面的人事檔案記載很難滿足對方了解你過去的需求，也很難在短時間內(nèi)判斷出你的能力。人事檔案的記載中，需要記錄好員工的成長感悟心得，政治面貌，個人履歷等。

1.3人事檔案的管理制度

為了能夠更好的發(fā)揮出人事檔案中所記錄的信息的作用，不讓有真正有才華之人冤枉地被埋沒，國家設(shè)立了相關(guān)的人事檔案保管制度以及使用制度。之所以要設(shè)立這兩個制度，是因為人事檔案的基本特點所導致的。人事檔案的機密性以及它的重要性，使得其的保管要比其它的檔案要更仔細。今天的我們之所以能夠再現(xiàn)過去偉人的輝煌歷史，正是在于對于他們的人事檔案我們一直都是小心翼翼地保管著。同時，現(xiàn)在的人事檔案還是采用最為古老的方式，即紙質(zhì)的人工手謄的方式。這樣的人事檔案性質(zhì)要格外注意其的發(fā)潮、損壞等。正是由于人事檔案的脆弱性，使得人事檔案的管理需要一定制度來進行約束。保證人事檔案的完整性以及有用性。

2.加強人事檔案管理的方案

2.1機密性導致的工作謹慎必要性

人事檔案的機密性特點使得管理人事檔案工作的員工需要一定的工作心細度。人事檔案的機密性特點，是因為它的唯一性。也就是說，一個人的人事檔案一般情況下不會有備份。所以說，一旦遺失了某位工作人員的人事檔案，我們要再對其進行還原，后續(xù)的工作量會很大，需要經(jīng)過層層的證明等。為了保證人事檔案的完好性，對從事于人事檔案管理的人員就需要進行嚴格地篩選。保證從事于這項工作的員工其的工作素質(zhì)能力合格。同時，高素質(zhì)的管理人員，在保證人事檔案質(zhì)量的同時，還能夠?qū)⑷耸聶n案進行有效地歸類、分檔。中國每年都有好幾百萬的學生畢業(yè)，有好幾百萬的學生考研、出國。他們的檔案記錄要怎么去分派，以及怎么存儲，都是影響我們后面對其的人事檔案查詢的一個重要影響因素。人事檔案的管理需要謹慎，其中所涉及的人事信息也絕對不能夠隨便外泄。

2.2真實性導致的信息更新及時性

由于人事檔案中所記錄的信息是要全面、真實地反映這個人的工作學習情況的，所以說，我們需要及時地對該本人生活中所發(fā)生的一些事件進行及時更新。保證人事檔案中的信息是可靠地、有效地。如果人事檔案中所記載的信息是些陳年往事，很難就針對現(xiàn)在的這個人的基本情況進行介紹的話，那么人事檔案也就失去了它本來的意義所在。例如，一個曾經(jīng)蹲過大牢，進行過改造的勞改人員，曾經(jīng)的他的確是罪孽深重，但是經(jīng)過改造之后的他，卻也慢慢地變得想要為這個社會奉獻出自己的一份綿力。但是一旦他拿著自己改造之前的人事檔案走入社會，人家看見檔案中的內(nèi)容，對于該人的認識了解也就只能怪停留在他改造之前，其結(jié)果是可想而知的，必然地會四處碰壁。人事檔案中的信息要及時地進行更新處理，保證人事檔案中所體現(xiàn)的信息是近現(xiàn)段時間內(nèi)，該人的基本情況信息以及個性特征。這樣的人事檔案才能夠發(fā)揮了我們最初賦予它的權(quán)能。另外，流動性導致的檔案管理動態(tài)性。人事檔案就像是他主人的影子。現(xiàn)在的人事檔案數(shù)量繁多，光光地靠著我們平常的手記，就想著能夠管理這些流動文檔，實在是力不從心。為了更好地管理好流動的人事檔案，我們完全可以利用起現(xiàn)在強大的互聯(lián)網(wǎng)通訊管理手段。

3.結(jié)語

人事檔案的高效管理工作，不僅需要高素質(zhì)的管理工作人員，還要有著完善的管理監(jiān)督法制。但是，目今來說，其的管理工作依舊是弊端重重，還得再努力。面對如此龐大的檔案系統(tǒng)，加強、使得其能夠被科學化得管理，才能夠發(fā)揮出檔案袋的最初地提高人事部工作效率的作用。

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