當前社會發展下企業檔案分類方式的轉變

安福玲

[摘 要]所謂檔案分類也就是將所有檔案根據其來源、時間、內容、形式的差異將其分成多個層次與類別，從而形成一個有機的體系。然而隨著社會的發展，檔案信息的規模不斷擴大，若我們采取傳統的檔案分類方式必然無法滿足社會發展的需求，因此我們必須要更新企業檔案分類方式，從而提高企業檔案管理的工作水平與工作效率。本文就企業檔案分類方式的變化進行全面分析，以供參考。

[關鍵詞]企業；檔案管理；分類方式；變化

引言

在現代化社會發展中，計算機技術、網絡技術等得到了普及與應用，并將其引入到了檔案管理工作中，促使檔案管理模式發生了巨大的變化，分類方式也隨之得以轉變。根據計算機在檔案管理工作中的應用實踐以及應用程度我們可以將其分類方式分為以下三個階段的轉變過程。

一、前計算機階段

在這一階段，人們在企業檔案分類的過程中，我們需要投入大量的人力對檔案進行手工分類，也就是根據相關分類體系將混亂的檔案信息進行科學的分類，使其具有層次化與合理性。通過檔案信息的分類有利于后期對檔案信息的管理。在這一階段對檔案信息進行分類，主要是為了滿足社會的需要，將檔案信息按照內容、形式等進行分類與處理，并將其按照需要編制成檢索工具，人們通過手工檢索類尋找到所需要的信息，在一定程度上充分發揮了檔案的利用價值。由于檔案信息是根據某一個規則而排列出來的，因此檢索的入口具有單一性，不利于信息檢索的效率。這一階段的檔案信息分類主要以固定性、單一性為主，其結構形式成線性結構。這一階段的檔案分類方式主要是采用手工方式進行分類整理的。其分類結果是一個單線排列結構，這就使導致檔案文件之間存在著一定的聯系，也不利于管理人員對其信息的深度開發。在手工分類中，首先需要對檔案的實體進行分類，然后再根據檔案信息的內容進行分類。只有這樣才能夠保證檔案信息的連關心，從而建立一個固定的信息檢索線索，但是這一階段對于檔案信息的利用不夠靈活，只能夠對檔案信息的前度開發與利用。

二、電子目錄階段

隨著社會的發展，管理人員在對檔案管理的過程中應用了計算機輔助檔案，也就是利用電子技術來對檔案信息進行分類與檢索。首先，在檔案實體分類的過程中，我們可以將手工與計算機有機的結合起來，然后根據類別、時間將其進行分類整理并編號。在這一階段，由于是將手工模式與計算機相結合在一起，因此管理人員可以將每一份檔案信息進行分析，并將其形成一個條目，并存儲于設備當中，便于檔案信息的檢索，從而形成一個電子目錄。

在一個電子目錄中，每一條檔案信息都是以數據項的形式而存在于計算機當中的，這些數據項既相互獨立，有相互聯系，有利于檔案人員對于這一信息的分類。此時檢索入口要比上述檢索入口要優越得多，具有隨機性、交叉性、多項性等多種優點?？梢哉f，電子目錄階段是前計算機階段的重大改革。

在檔案信息分類的過程中，需要通過計算機系統，將所有檔案信息直接錄入到計算機中，然后根據需要來確定檔案信息的排列順序，最后再根據不同類型的檔案進行分類與整理，首先是將檔案的信息進行分類，然后再對其進行實體分類。

電子目錄階段所表現的特征有：1）其分類方式是手工與計算機相結合的方式，這是電子目錄階段對檔案信息分類的最基本特征。2）該階段的分類結果呈網狀結構。與前計算機階段相比，電子目錄在對企業檔案進行分類后的結果呈網狀分布，這是電子目錄階段對企業檔案信息分類的本質特征。

在企業檔案進行分類的過程中，對于檔案信息的分類便于檔案實體的分類，在對檔案實體的分類則是檔案信息分類的必然結果。通過計算機技術的應用。檔案信息分類與檔案實體分類都發生了巨大的變化，因此我們在實際工作中，必須要加強檔案信息的分類，使檔案數據向規?；?、多元化方向發展，充分發揮檔案信息的檢索功能，為用戶提供優質的服務，滿足他們的需要。因此在檔案館藏室我們一定要建立健全的相關規定要求，然后將其落實到實際工作中，通過檔案的邊柱來提高檔案信息管理的質量，使檔案分類之后更具有可操作性。

三、電子文件階段

已經出現并將得到廣泛應用的辦公自動化和“無紙化辦公”系統，必然導致計算機完全進入檔案領域，檔案管理工作完全置于計算機的控制之中，使檔案管理和檔案分類進入一個新階段——電子文件階段。電子文件的載體主要有磁盤、磁帶和光盤。電子文件是以人類肉眼不可直接閱讀的二進制代碼形式存在的，它必須經過計算機解碼、“翻譯”，才可讀識。同傳統文件相比，電子文件是邏輯的，動態隨機的；對電子文件，人們既不可直接讀識，又無法直接控制，只能借助于計算機處理才能實現對電子文件的管理。但一點是相同的：都是存儲在特定介質的載體上，是實實在在的。

檔案信息分類在該階段表現了旺盛的生命力。辦理完畢的電子文件，從現行電子文件著錄數據庫中取出其各種特征信息數據項，添加檔號后，轉儲到檔案信息檢索分類庫中，極其簡單地完成了電子文件的分類歸檔，這個過程既是電子檔案信息分類的過程，也是完全在檔案信息分類控制下的電子檔案實體邏輯化排列過程。在應用軟件控制下的檔案信息分類數據庫，構成了檔案信息檢索分類系統即電子目錄，該系統與電子目錄階段的電子目錄有著本質的不同，它不僅有多項的、隨機的、交叉的檢索功能，還有對電子檔案進行全文檢索的功能；它的結構不僅是網狀，還有自動追蹤、組織控制電子檔案的功能，以及在網絡環境傳輸電子檔案，實現信息共享的功能。

四、結束語

在現代化社會發展中，企業檔案分類方式必然會隨著社會的發展而不斷轉變，將各種先進的技術應用在其中，從而滿足人們、社會的需求。通過上述，我們了解到企業檔案的分類方式經歷了三個階段：前計算機階段、電子目錄階段以及電子文件階段?，F階段，社會中的檔案信息規模不斷擴大，這在很大程度上加大了檔案信息管理的難度，因此我們必須要引進各種先進的技術對大量的檔案信息進行分類與管理，然后編制一個快速檢索信息入口，這樣才能夠滿足用戶的需求，提高檔案信息管理的質量與工作水平。

參考文獻：

[1]趙秋帆.對中國檔案整理工作演變的研究[D].遼寧大學2011

[2]仇芮珍.我國檔案信息分類標準研究[D].安徽大學2010