我國企業人事檔案管理中存在的問題及對策思考

李麗濤+王煥

[摘 要]企業的人事檔案管理工作對整個企業的發展和員工的切身利益起著十分重要的作用。本文分析了企業人事檔案的特點，提出了我國在企業人事檔案管理中存在的問題，并結合這些問題給出來一些建議和措施。

[關鍵詞]企業；人事檔案管理；問題；對策

引言

人事檔案的管理工作作為人事工作中的一個主要部分，它不僅為合理支配人力資源提供信息參考，也為人事工作的決策提供了既科學又可靠的依據。隨著我國改革步伐的加快以及經濟的快速發展，人事檔案制度也在不斷改革完善。由此，企業人事檔案管理工作也出現了許多新的問題，這就給人事檔案管理工作者的職業技能和專業知識提出了更高的要求。而且，現有的一些企業人事檔案的管理方法和制度發展也已不能滿足社會主義市場經濟的要求，要想更好的為社會和企業服務，就需要我們不斷對它進行探討與研究，以探索出新的科學管理模式。

1.企業人事檔案的特點

1.1特定性

企業人事檔案對象的特定性體現在三個方面，分別是：特定崗位、特定個人和特定時期。企業人事檔案是在特定工作崗位，特定個人在特定時期的真實歷史記錄，而人事檔案一旦離開特定崗位、特定個人和特定時期，就不存在了。

1.2客觀性

企業客觀的記錄員工的個人經歷、政治思想和工作表現等情況是企業人事檔案最顯著的特征之一。形象的說，人事檔案就仿佛一面鏡子，客觀的來反映一個人。用人單位用人之前，先看其檔案，這已成為各用人單位的必要程序。組織在使用一個人的時候，人事檔案就起著舉足輕重的作用，通過人事檔案可以把其放在合適的工作崗位上，為其發揮最大才智創造舞臺和條件，從而為企業創造更多價值。同時人事檔案客觀反映現實，每一份檔案材料的來源及內容必須真實可靠。

1.3動態性

人事檔案在建立以后是處于動態變化的，并不是不變的。由于一個人的工作狀態、經歷及個人情況等是不斷變化的，而人事檔案又客觀反映一個人的真實情況，所以它也是隨個人成長不斷變化，也需要不斷的補充新材料以反映個人的成長和經歷情況。除此之外，人和自身檔案是一個整體，人處在哪里檔案就要存在那里，它是不斷變化的，隨個人流動情況而流動。

2.我國企業人事檔案管理中存在的問題

2.1對人事檔案管理工作重視程度嚴重不足

人們對人事檔案管理工作的認識不夠，受傳統觀念影響，普遍認為對人事檔案沒必要花費太多精力，它只是一項簡單而靜止的工作。因此，對人事檔案管理工作重視度不夠，就導致檔案信息材料不全和內容不完整的情況，給企業人事部門的管理工作帶來麻煩和阻力。此外，企業一方面，對專職檔案管理人員進行裁減，導致一崗多職，造成檔案工作、疏漏和顧不過來的現象嚴重。另一方面，企業對檔案人員頻繁更換，導致專業知識不扎實、業務素質不高、缺乏相關經驗，從而難以勝任檔案工作。企業規模要擴大，員工數量就要相應增多，檔案管理的業務數量、質量和難度也會與日俱增，而有關的管理措施未跟上，致使檔案管理難以實現規范化和標準化。

2.2人事檔案材料信息利用價值低，內容陳舊，缺乏動態性

人事檔案作為企業職工工作經歷、身份和學歷等最真實直接的證明，應該是看到職工的檔案就應了解職工的大體情況。然而許多檔案材料現在都存在很多不標準、不規范的地方，導致人事檔案材料缺乏參考價值。一方面，檔案材料存在字跡模糊、內容不完整及手續不完備等問題。比方說，有的人的檔案材料不規范填寫，造成檔案材料信息經不住保存，時間一長，字跡就會變得模糊；有的人的檔案材料里履歷表沒有相關部門蓋章或缺少審核簽署意見；有的人的處分、決定沒有審批意見等。這就，檔案管理人員就應對檔材料要嚴格把關，保證材料內容詳細、完整、手續完備，以提高檔案材料的利用價值。另一方面，是人事檔案材料普遍存在內容補充或更新不及時，導致過時，缺乏動態性和連續性。材料內容空乏無味，形式多，而詳細實際的東西太少，反映經歷、學歷和政治面貌等一般情況的比較多，而反映個人業務素質和道德品質的少。特別是一些材料存在定性結論較多，定量描述較少；更有的干脆只講優點，不談缺點；在個人總結方面，套話連篇，而不是公正、合理、全面、客觀地評價一個人的情況，也不能真實反映一個人的成長經歷以及道德和技能素質方面的表現等信息。

2.3企業人事檔案材料內容質量不高

出于各方面的原因，目前企業很多人事檔案存在質量不高問題，從而缺乏利用價值。其中，形式、空洞的材料多，而真實的、詳細的、能反應客觀情況的材料少；反映自身學歷、經歷和政治面貌等普通情況的材料多，而反映自身業務素質和道德水平的材料少；反映歷史情況的材料多，而反映目前情況的材料少。特別是一些材料普遍存在定性結論多、定量描述少的現象，不是避免確定只講優點就是材料內容空乏，個人總結不切合實際多為俗話、套話，無法公正而完整地反映一個人的真實、客觀情況。

2.4人事檔案材料制作不規范

干部檔案材料在《干部檔案工作條例》中就早有規定，檔案材料用紙必須統一使用16開的，辦公用紙無論小于還是大于16開的，都要進行裁剪、裱糊以及折疊等技術加工。然而，目前在國際上標準用紙是A4紙，這樣一來就給歸檔增添了麻煩。比如像學生成績單、《高校畢業生登記表》以及獎勵等材料，經裁剪加工后，通常是左邊超出裝訂部分，導致右邊超出部分必須折疊，這一折騰不但造成人力、物力、經歷和財力的不必要浪費，而且也給檔案案卷的美觀帶來了不小的影響。

2.5信息開發利用率差，發揮服務作用程度低

人事檔案管理工作是有一系列服務內容的，而絕不只是單純的保管。當前，許多企業人事部門的檔案信息管理依然處在封閉、半封閉以及被動服務狀態，對人事檔案信息資源的利用和開發程度不夠，通常是僅限于發展黨員和干部考察等地方，而在其他方面并沒有扮演應有的角色。

3.完善和加強企業人事檔案管理的對策

3.1完善制度，嚴格人事檔案轉遞程序

人事檔案管理的性質決定了人事檔案管理工作是一項非常認真二嚴肅的工作，容不得半點馬虎和疏漏，所以必須健全和完善相關的規章制度。按照《收集制度》，明確收集的要求和范圍，建立起人事檔案材料收集網絡，通過制度讓人事檔案材料內容充實而全面地反映一個人的自身情況；按照《鑒別歸檔制度》，明確歸檔的要求以及鑒別內容，有效鑒別檔案材料，及時查漏補缺、去偽存真；按照《保管保密制度》，積極采取有效措施，減少客觀因素破壞，保障人事檔案材料的安全，防止相關信息的泄露和被竊；按照《查閱制度》，使人事檔案管理工作的方式規范化，保證檔案材料的真實性。同時，在人事檔案轉移時，嚴格按照人事檔案轉遞的程序，保證流動人員人事檔案的及時轉遞與輸送。循制度、抓管理、重質量，人事檔案工作者一定要通過制度來管理，通過管理來保證質量，使人事檔案工作達到科學化、規范化、制度化和標準化。

3.2疏通渠道，夯實基礎，切實做好人事檔案收集工作

第一，人事檔案材料收集工作需要檔案保管部門、人事部門和本人多方的支配合。所以，檔案管理人員應立足本職，本著認真、負責的態度，建立聯系溝通制度，及時向檔案管理相關部門收集新形成的材料，充分將人事檔案材料收集與歸檔，通過聯系、移交、核對以及登記等這幾個程序入手，將檔案材料的收集和歸檔工作做好。第二，對新接收檔案材料要仔細審查，把好入口關。要重點審查內容填寫是否規范、材料是否齊全、手續是否完備，不符合要求的材料應予以退回，令其修改后再歸檔，對應歸檔的材料，及時退還相關單位或部門。第三，特別注意檔案材料的真實性，杜絕一切弄虛作假的材料歸檔。要嚴格審核關于干部“三齡一歷”的有這種非常重要信息的材料，仔細核實檔案材料間前后聯系的銜接性，記錄的信息是否真實屬實及有無矛盾，確保歸檔材料的準確真實性。

3.3提高人事檔案管理人員的素質

企業應當注重檔案管理隊伍的建設，加大培養檔案管理人才的力度，提升企業檔案管理水平。一，企業應加強人事檔案管理工作者的思想政治學習，使檔案工作人員具備良好的思想道德素和保密意識。二，企業要維護固定的人事檔案管理工作者，因為檔案管理工作的業務熟練程度來源于長期鍛煉和閱歷經驗的累積，企業只有保障檔案管理工作者的固定，才能夠不斷提高企業檔案管理人員的業務能力及檔案管理的工作效率。三，企業應對檔案管理者加強業務能力培訓。企業檔案管理者通過教育培訓，就會更多的掌握檔案管理有關的理論知識，還能學到更先進的人管理方法，然后應用于實際檔案管理工作中去，從而使檔案管理水平和技術得到提升，加快企業人事檔案管理工作效率，在某種程度上推動了企業健康、穩定、持續發展。

3.4加強檔案管理的網絡化和數字化水平

目前，關于個人信息的管理存在著很多種方式，這在一定程度上是有著很多重復和交叉的部分。針對其中一些可以資源共享的信息，我們可以從以下三個方面進行融合，并分類。一方面，可以將管理工作中的編碼、查詢等工作使用微機輔助處理，這樣不僅可以省去手工操作所耗費的人力、物力，還可以提高工作的效率和準確性。另一方面，盡可能的把一些常用的內容編成簡潔的信息存儲進微機，逐步建立員工信息數據庫。最后，我們可以運用掃描技術把經常查閱的重要材料一一掃描進微機，方便以后檔案的查詢和分析。以上的方法不僅可以把檔案信息資源進行優化，還可以提高資源的利用率，節省企業的人力、物力、財力。

3.5增強服務意識，提升檔案的利用價值

企業人事檔案信息的完整性和準確性是這個企業人力資源管理成功與否的重要保證，因此，人事檔案管理人員需要深刻認識到自己崗位的重要性，端正態度，提高服務意識，徹底改變一直以來坐待別人咨詢的服務方式，為企業人力資源部門提供積極主動的檔案信息。這就要求無論是企業還是檔案管理工作人員個人，主動更新觀念，加強對檔案管理工作重要性的意識，并通過結合自身企業的特點，變被動服務為主動服務，這樣才能更好的服務于企業和員工個人。

4.結語

社會隨著科技和經濟的飛速發展，人事檔案管理工作也發生了巨大的變化，其內容變得更加豐富，而與此同時，很多問題在實際工作中就會經常出現。這就要求檔案工作人員，在認真工作的同時，不斷學習，不斷進步，只有通過不斷的學習，時刻鉆研、探討新形勢下我國企業人事檔案管理中出現的問題，通過完善和加強工作方法，改進工作技術手段來管理檔案工作，這樣才能為一個企業的發展和企業員工的利益作出自己的貢獻，為我國的企業人事檔案管理工作的發展進步增磚添瓦。

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