如何更好地提升檔案公共服務能力

梅雪偉

檔案公共服務能力是指充分利用館（室）藏檔案資源向社會各界提供政府政務信息、現行政策法規、歷史文化積淀、各類憑證資料等綜合信息服務和為各級政府和領導提供科學決策服務的能力。近些年來，檔案館（室）在公共服務方面，從理論到實踐上都取得了一定成績，但是也呈現出一些問題，檔案開放程度不高，檔案信息服務手段的落后等等，這些都制約著檔案事業的進一步發展。因此，如何提高檔案館（室）公共服務能力已成為值得檔案工作人員認真研究的重要課題。

一、檔案館（室）公共服務的定位

（一）重新定位服務方向。服務方向應該由以黨政機關為主轉向面對全體社會組織和公民個人。人民群眾的需求將成為檔案館利用服務的主要導向。確立以公民為主的服務理念可以視為新形勢下檔案部門與國際慣例的接軌。

（二）重新定位服務內容。檔案館的服務內容不在是單一的檔案信息提供，還包括已公開現行文件在內的政府公開信息提供。現行信息供應超越了傳統意義的檔案館概念。

（三）重新定位服務目的。檔案館服務的目的應由“最大限度地滿足利用者的檔案信息需求”拓展為“實現和維護公民、法人和其它組織的根本利益”。也就是新形勢下的檔案館的公共服務不僅是一種公益行為，更是政府依法行政的行政行為。檔案館不僅是文化事業機構，還是代表政府實施行政行為的窗口。

二、檔案館（室）公共服務存在的不足

（一）館藏檔案內容單調、數量少。長期以來，大多數檔案館（室）他們只接收機關的文書檔案，大量反映本地區經濟與社會發展的專門檔案被排除在進館范圍之外，不少反映社會變遷、民眾生活的個人、家族、群體的檔案仍散存于民間。因而造成館藏檔案門類少、內容單調、數量嚴重不足。由于檔案館（室）名不符實、館藏檔案不僅數量少，而且內容嚴重游離于公眾的需求，普通百姓很難從檔案館（室）獲得管用的信息。

（二）檔案開放數量偏少，開放范圍偏窄。檔案開放是指對形成滿一定期限，不需要繼續控制使用的檔案，解除封閉，簡化利用手續，向社會各界及公民個人開放。據統計，開放檔案一般約占應開放檔案的50%，占館藏檔案總量的30%。部分檔案館（室）幾乎沒有任何檔案向社會開放。造成這種狀況的原因：一是對到期應開放的檔案不能及時進行鑒定；二是為規避風險不適當地擴大開放限制的范圍，開放鑒定的尺度“寧嚴勿寬”；三是沒有把檔案開放鑒定作為一項日常工作長抓不懈。

（三）檔案利用服務方式單一，對外利用服務時間機關化。利用服務是檔案館（室）工作的核心環節，利用服務的方式直接影響利用服務的效果。目前，多數檔案館（室）的利用服務方式只有接待利用者直接來館查閱檔案資料，既沒有生動活潑、群眾喜聞樂見的活動形式，也沒有現代化的演播、展示手段。幾乎所有檔案館（室）的對外服務時間與機關辦公時間同步，工作日中午停止接待，內部學習日、雙休日、春節、五一節和國慶節等閉館。

（四）檔案館舍面積狹小，嚴重缺乏公眾服務場所。檔案館舍是實現檔案館功能作用的主要載體和場所。檔案館（室）的館舍符合國家檔案館庫建筑標準的不多，多數館（室）除辦公用房外，就是存放檔案的庫房，公共服務場所只有檔案閱覽室，既沒有檔案陳列展覽場地，更沒有多媒體視聽室。館內的環境布置與黨政機關辦公室一樣刻板，沒有任何文化藝術品味。更讓普通群眾感到不便的是，出于安全保衛的考慮，大多數檔案館（室）都建在黨委政府的機關大院內，進館查閱檔案都要受到機關門衛的嚴格“盤查”，大有“門難進、事難辦”的感覺。

三、不斷檔案館（室）創新公共服務的方式

（一）深化已公開現行文件利用工作。一要進一步提高各機關單位和檔案館對開展已公開現行文件利用工作重要意義的認識，把做好這項工作作為加強本地區本部門政務公開的重要內容，使之成為幫助人民群眾及時了解黨和政府各項方針政策及政務信息新的窗口。二要切實做好已公開現行檔案的移送工作，明確移送原則、移送的部門和單位、移送的文件范圍。三要建立確保已公開現行檔規范利用的機制，各級綜合檔案館要指定負責接收檔的部門和人員，建立健全相關的制度，做好現行文件的接收、整理、保管、數字化處理等工作，設立方便群眾查閱的專門網頁或場地，為公眾提供方便快捷的服務。

（二）大力推進檔案公眾網站建設。一是加快網站布點的步伐，有條件的檔案館（室）都要把檔案公眾網站建立起來。二是把為公眾服務、為企業服務作為出發點和歸宿，堅持從公眾需求出發，不斷更新網站內容，把承擔的各項公共服務的內容、辦事程序、辦事方法等信息向公眾公布，并通過網絡提供“一站式”服務。三是構建起以省級檔案館（室）公眾網站為主站的包含各市縣檔案公眾網站在內的綜合檔案網站群，實現信息資源的互聯互通和有效整合，充分發揮網站群的整體功能作用。

（三）積極舉辦檔案展覽。一要選準主題，緊扣黨委政府的中心工作，圍繞重要的節慶和大型紀念活動，貼近社會的重點和熱點問題，不能為編而編，為展而展。二要把歷史與現實有機地聯系起來，既要有歷史厚重感，又要通過對比達到借古喻今的效果，使檔案館（室）肩負起對公眾進行國情、省情和科學文化知識等教育的社會責任。三要有檔案文化味，讓人在接受教育的同時，欣賞藝術的魅力，享受文化的熏陶，體味休閑的娛樂，使參觀檔案展覽成為公眾文化生活的新時尚。四是檔案展覽不僅在檔案館（室）內辦，還可以采取流動巡回的方式，進學校、入小區，擴大受眾面。

（四）加大檔案文化產品的開發力度。檔案文化產品的開發是指以館藏檔案資料為依托，經過必要的整理纂輯，形成各種形式的文化產品，通過各種管道為需要者所用。檔案館（室）不單是傳統意義上查閱檔案的場所，它還應該是文化產品的產出基地。在檔案編研工作上，要積極推動編研方式逐漸從傳統的原始數據編纂轉為對檔案信息的精細加工和專門研究。在文化產品的選題上，不僅要為科學研究、資政囊政提供參考數據，而且還要直接服務于經濟建設、文化事業和群眾生活等。在檔案文化產品的選材上，不僅要有文字材料，還要有圖片、書畫等。在檔案文化產品的載體上，不僅要有傳統的紙質出版物形式，還應該有生動形象并具有良好視聽效果的多媒體形式和網絡傳輸形式。在檔案資源的開發上，不僅要依靠檔案部門自身的力量，還要廣泛借助和利用社會力量，招引專家學者加盟，共同開發出源源不斷的高品位檔案文化產品。