電子文件對(duì)檔案工作的影響

王麗梅

[摘 要]本文從不同的角度出發(fā)，對(duì)電子文件對(duì)檔案工作的影響進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]電子文件；檔案工作；影響

一、電子文件對(duì)檔案工作的影響

（一）傳統(tǒng)檔案工作以紙質(zhì)文件為對(duì)象，而計(jì)算機(jī)應(yīng)用后，文字材料被電子文件取代，它是由擬稿者直接寫入磁盤上，并修改它，一旦形成，立即向辦公室信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，這是由技術(shù)人員共享。這使得文件和檔案之間沒(méi)有明確的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作，通過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐，總結(jié)了一套原則、工作過(guò)程和方法，如文件歸檔系統(tǒng)。文件歸檔檔案工作是檔案工作的啟動(dòng)過(guò)程，結(jié)合點(diǎn)也是文書工作和檔案工作，通過(guò)采集備案，文件的管理、存檔一年一次。電子文件隨時(shí)產(chǎn)生、隨時(shí)改變，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它具有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤形式，歸檔范圍不能只是“辦理完成”，還應(yīng)該包括操作系統(tǒng)。

（二）因?yàn)殡娮游募畔⑴c載體的可分離性，檔案實(shí)體分類可以通過(guò)分類的概念所取代，因?yàn)閷?shí)體分類結(jié)果能夠反映一種屬性的連接，這一排列的方式是手動(dòng)操作管理，但在電子文檔環(huán)境，電子文件被改變，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的快速、多角度、有效的整序，不再需要分類。不同的用戶可以根據(jù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不同需求，電子文件的自由組合的分類。

（三）因?yàn)殡娮游募谋４鎯r(jià)值還取決于其自身的價(jià)值和可讀性，其識(shí)別方法、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容發(fā)生了變化，原來(lái)的檔案價(jià)值理論分析也將擴(kuò)大范圍，甚至操作系統(tǒng)軟件分析電子文件的讀取。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案鑒定理論的文件，應(yīng)根據(jù)文件的保留時(shí)間價(jià)值和參考價(jià)值決定，而電子文件制作方便，將產(chǎn)生更多的文件，另一方面，由于用戶的需求，信息和數(shù)據(jù)的修改和補(bǔ)充，它是很難劃定保管期限固的，因此，識(shí)別、管理的方法也不確定。此外，由于電子文件的信息載體的特殊性，其存儲(chǔ)和檢索的方法，與外部的使用也有許多差異的地方。

二、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

（一）電子文件的價(jià)值還取決于對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容里，另一方面，表現(xiàn)在檔案的形式上，如手稿，領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽名，都表現(xiàn)出原始性。是檔案的原始記錄，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，從起草電子文件到修改都在電腦上進(jìn)行，很容易修改，最能體現(xiàn)原文的內(nèi)容和形式特征文件記錄不存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)的最后一個(gè)版本，沒(méi)有草案和印刷版本之間的差異，有的文件和檔案的原件和復(fù)印件之間沒(méi)有區(qū)別，甚至難以得出一個(gè)大的界限。人們可以方便的復(fù)制電子文件；此文件是檔案的前身，文件轉(zhuǎn)化為檔案文件是很難理解的概念。如何確定電子文件的記錄和證據(jù)？電子文件可以作為一個(gè)文件？是否有法律文件等功能，將成為了一系列新的項(xiàng)目檔案。這些問(wèn)題都可以轉(zhuǎn)化為電子文檔文件的關(guān)鍵，也是客觀的需要，檔案的本質(zhì)屬性的新內(nèi)涵。

（二）對(duì)檔案來(lái)源原則的影響

來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗原則，從內(nèi)部的角度來(lái)看是尊重原始順序原則。目前，大量的電子文檔已日益引起人們的廣泛關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)是基于源文件檢索系統(tǒng)的原則，必須建立組織形式或文件中的信息和文件的提供者。只有根據(jù)其來(lái)源不同，從法律責(zé)任和行政管理的角度來(lái)看，才能正確地組織和理解的存檔文件。而在形成過(guò)程中，沒(méi)有嚴(yán)格的對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的組織機(jī)構(gòu)，人們可以在任何時(shí)間要求的文件信息的復(fù)制命令、修改和重新組合，擾亂或破壞的檔案。因此，確定文件的源，不能局限于尋找一個(gè)適當(dāng)?shù)亩x，或只需要全宗和檔案系列完整的保護(hù)，根據(jù)原來(lái)的順序，在整個(gè)生命周期文件的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來(lái)源原則。

（三）檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響

檔案學(xué)理論的研究對(duì)象的確定。檔案學(xué)理論是以紙質(zhì)檔案為主要研究對(duì)象的，電子文件出現(xiàn)后，改變了檔案工作的對(duì)象，理論研究的對(duì)象也就改變了。原來(lái)一些結(jié)論、模式將被重新審視，管理思想，對(duì)原有的管理原則將被更新和補(bǔ)充，對(duì)原有系統(tǒng)也將豐富和完善。所有這些研究成果已經(jīng)應(yīng)用在電子文件中。如電子文檔的排序技術(shù)，信息安全技術(shù)，計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等，將成為檔案學(xué)理論不可缺少的內(nèi)容。

三、檔案界應(yīng)采取的對(duì)策

（一）做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作，電子檔案管理策略實(shí)施。文件歸檔模式勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到當(dāng)前的文件工作中，電子文件的指導(dǎo)下產(chǎn)生的處理和存儲(chǔ)，對(duì)電子文件的原始信息進(jìn)行保護(hù)，了解文件的信息重新組合事件序列。也就是說(shuō)，通過(guò)技術(shù)處理，電子文件歸檔的“只讀”文件，它可以讀取但不能寫，不能更改文件，電子文件的識(shí)別和保護(hù)原有結(jié)構(gòu)，保證電子文件和紙質(zhì)文件，成為一種社會(huì)效用的發(fā)揮。

（二）保存電子文檔存在的問(wèn)題。從理論上講電子文件可以保存很長(zhǎng)時(shí)間，因?yàn)樗男畔⒆x出無(wú)接觸，無(wú)磨損。介質(zhì)層記錄電子文件，不受外部磁場(chǎng)的影響，在空氣中不受灰塵、水和有害氣體的直接侵害。然而，由于電子文件形成時(shí)間短，缺乏實(shí)際的驗(yàn)證、貯存，長(zhǎng)期保存電子文件，是檔案工作者的一個(gè)重要課題。目前，對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存，需要定期復(fù)制，防止信息丟失。

（三）按檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

（四）檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國(guó)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

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