實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的對(duì)策

湯宇婷

[摘 要]檔案工作在對(duì)現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備的運(yùn)用等方面已經(jīng)取得了一定進(jìn)展，已經(jīng)具備了實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基本條件和基礎(chǔ)，但離真正實(shí)現(xiàn)較高層次的現(xiàn)代化還有一段距離，還存在不少困難和問(wèn)題，如思想觀念、標(biāo)準(zhǔn)化配套、應(yīng)用目標(biāo)、技術(shù)人才與資金等方面都還需要采取相應(yīng)的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]檔案工作；現(xiàn)代化；對(duì)策分析

一、檔案工作現(xiàn)代化的必要性

檔案工作現(xiàn)代化，是要樹(shù)立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的。面對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢(shì)、新任務(wù)，必須樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化，推動(dòng)檔案工作的改革。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類(lèi)和數(shù)量急劇增長(zhǎng)，給保管和利用帶來(lái)一系列問(wèn)題。

二、檔案工作現(xiàn)代化的作用

利用計(jì)算機(jī)檢索檔案將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時(shí)間，提高服務(wù)質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞的時(shí)間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實(shí)的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心。縮微技術(shù)與計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用，將給檔案的保管帶來(lái)極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計(jì)算機(jī)輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之“延年益壽”，留傳給予子孫后代。

三、檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

（一）檔案工作組織與管理現(xiàn)代化

檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問(wèn)題，可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完美。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。

（二）檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來(lái)，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如：廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫(kù)房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作，并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，將會(huì)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。

四、對(duì)策

（一）明確認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)研究

思想認(rèn)識(shí)正確，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的思想基礎(chǔ)。關(guān)于實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化方面仍存在一些片面認(rèn)識(shí)：認(rèn)為檔案工作現(xiàn)代化就是買(mǎi)一些先進(jìn)設(shè)備就可以了；或者認(rèn)為檔案工作搞不搞現(xiàn)代化無(wú)所謂；還有一些則認(rèn)為要搞檔案工作現(xiàn)代化就可以完全拋棄傳統(tǒng)技術(shù)。這些認(rèn)識(shí)都有待轉(zhuǎn)變。應(yīng)全面正確地認(rèn)識(shí)檔案工作現(xiàn)代化的內(nèi)容，認(rèn)識(shí)到信心不足、消極等待和不講實(shí)際、急于求成的思想對(duì)檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)是不利的，現(xiàn)在不是要不要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的問(wèn)題，檔案工作現(xiàn)代化是一定要實(shí)現(xiàn)的、必須端正認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的研究，并將研究成果推廣與應(yīng)用到實(shí)際檔案工作中.盡快提高檔案工作的水平。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃、分工協(xié)調(diào)

檔案工作現(xiàn)代化是一頃系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)一規(guī)劃、分工協(xié)調(diào)，絕不可各自為政。這就要求國(guó)家統(tǒng)一制定檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)和近期任務(wù)，根據(jù)目標(biāo)和任務(wù)的要求，統(tǒng)一安排研究項(xiàng)目，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化模式.一方面盡可能避免因管理方式不同而造成的各單位檔案信息無(wú)法通過(guò)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交流的問(wèn)題；另一方面，應(yīng)注意減少因盲目性而造成的人力、物力、資金的浪費(fèi)，力爭(zhēng)獲得較好的效益，解決無(wú)統(tǒng)一規(guī)劃造成的顧此失彼、各行其是的問(wèn)題。

（三）集中優(yōu)勢(shì)，組織攻關(guān)

檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)中有些重大科研課題和深層次的開(kāi)發(fā)工作，不是一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位或某一個(gè)人所能完成的，須組織科研力量（包括人力、物力、財(cái)力），集中優(yōu)勢(shì)，組織攻關(guān)。對(duì)于一個(gè)國(guó)家或一個(gè)地區(qū)的檔案工作，其現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用都應(yīng)如此，這樣才能盡快開(kāi)發(fā)出實(shí)用性強(qiáng)、通用性好、管理水平高的成果。

（四）掌握動(dòng)態(tài)、拓寬領(lǐng)域

掌握動(dòng)態(tài)即掌握現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)；拓寬領(lǐng)域是指拓寬現(xiàn)代技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。檔案工作現(xiàn)代化的目標(biāo)是階段性的，也是不斷變化的。在應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的初期，領(lǐng)域較窄、項(xiàng)目不多，隨著環(huán)境條件的改善，檔案工作現(xiàn)代化技術(shù)也相應(yīng)得到發(fā)屁和提高.因此.應(yīng)根據(jù)情況的變化，調(diào)整實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化目標(biāo)的工作進(jìn)程，拓寬現(xiàn)代技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。

（五）奠定基礎(chǔ)、培養(yǎng)人才

檔案基礎(chǔ)工作質(zhì)量的好壞直接影響檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，必須大力加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化奠定良好的基礎(chǔ)。有計(jì)劃地、積極地培養(yǎng)出大批適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化需要的合格人才，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的主要措施。要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，變“封閉型”為“開(kāi)放型”，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)軌道上來(lái)。做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時(shí)，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國(guó)有經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作的同時(shí)，把非公有制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起給檔案界提供了一個(gè)挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的契機(jī)；趕上這次浪潮，我們就會(huì)縮短與先進(jìn)國(guó)家的差距，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過(guò)全體檔案界同仁的共同努力，我們定會(huì)在新世紀(jì)這張白紙上寫(xiě)出最新、最美的文章，畫(huà)出最新、最美的圖畫(huà)。

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