淺談房地產檔案信息化建設

高琰

隨著房地產業的發展，人們依法維權的意識逐步增強，國家關于房地產管理和服務的法律法規進一步完善。房地產檔案作為提升管理水平、改進服務方式避免管理風險的基礎，其作用日顯突出。房地產檔案信息化建設是房地產業發展的必然要求也是城市管理的重要基礎，它以房地產權屬登記為前提，以房地產信息系統為平臺，輻射各項房地產業務管理乃至相關的社會公共管理，為之提供較全面的信息資源共享。

1.房地產檔案信息化存在的問題

（1）檔案管理部門所使用檔案軟件缺乏通用性，應用范圍小不能滿足檔案信息管理的需求。目前，檔案部門使用的應用程序錯綜復雜，無法統一標準，不能適應檔案信息資源共享的要求。多數檔案軟件只是應用于文件管理，對圖紙、聲像等科技資料的管理方式、方法匾乏，這些都嚴重影響了檔案信息系統整體水平的提高，制約了檔案信息化的進程。

（2）檔案信息化管理的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，檔案自動化工作尚無統一標準，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作全面化。隨著科學技術的廣泛應用，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

（3）檔案信息管理人員的素質有待提高。房產產權檔案是房地產管理工作的綜合反映，建立一支既懂檔案管理，又懂房地產管理和計算機知識的專業隊伍，是實現房地產產權檔案現代化管理工作的關鍵。隨著檔案現代化管理的逐步發展，對檔案工作人員的知識結構也提出了更高的要求。但基層的檔案人員缺乏必備的現代化管理方面的知識，盡管他們對業務工實現檔案信息化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，檔案管理人員計算機操作能力較低，不能夠熟練掌握有關的使用的命令和使用技巧。盡管引進了現代化設備.仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息化了。

2.房地產檔案信息化建設的意義

房地產檔案是從房屋建造到消亡整個歷史過程中形成的臺賬、圖、卡、照片、文件及一切具有證實房屋全部歷史變化過程的資料，它是房屋的真實縮影，全部歷史的記錄。它能為人們提供經過加工整理的有序化的信息資源，還能大量、長期、有效、有選擇性地保存在各項形成的文件材料、資料等信息資源。特別是國民經濟建設步伐的加快，社會信息化進程的加快，房地產建設與管理的數據通過政務網絡渠道進行傳遞信息。因此，實現房地產檔案管理現代化，是當前的一項重要工作。房地產檔案的形成涵蓋了政策法規、建設規劃，工程建設和經營交易等各工作環節，檔案人員要收錄各類基礎信息，通過文件材料的歸檔、整理、編目與基本上報數據匯總等流程，對房地產檔案集中統一管理。長期以來，人們一直使用傳統的手工信息加工方式從文件資料形成到開發“二次文獻信息”水平還停留在紙介質的基礎上，所耗費的時間長，造成信息失效。這樣的管理方式因其效率低、保密性差、費時費力，一旦發生意外難以彌補。房地產檔案實現計算機管理，辦公室里再也看不到成堆的、重復的檔案資料，取而代之的是房地產管理數據庫中的全面、準確、實時、共享的房地產信息。房地產檔案人員由單一的整理工作轉向貼近民生的政策咨詢服務、技術服務，逐步實現了地產管理以人為本的工作理念。總之，信息化已經給房地產管理工作帶來一場革命。

3.房地產檔案信息化應采取的策略

（1）文書與檔案有機結合，實行文檔一體化。一體化管理能使檔案完整為人們認識和改造客觀世界提供了齊全，系統的依據和條件，完整的檔案對人們從事生產斗爭，科學實驗都起著參考和憑證作用。而的前身，檔案是文件的轉化物，所以應多渠道、多途徑地廣泛收集檔案材料，使檔案信息資源的開發連續不斷、系統完整、真實可靠，形成以收集整理為基礎、開發利用為重點、現代化管理為目標的多層次、全方位服務的新格局，提高檔案管理的水平。

（2）檔案管理標準化，檢索工具多樣化。在科研活動及其檔案管理活動過程中開展電子文件的標準化管理，從而保證科研活動信息的真實性，可靠性，完整性和長久可用性，使檔案資源在保密范圍之外優質高效，無時空限制地實現共享。科學完善的地建立查詢系統和檢索體系，從檔號、分類號、題名、作者等多方面對館藏科技檔案內容進行全方位的管理和檢索，也可編制多種檢索工具，向利用者提供靈活方便的檢索、查詢、輸出服務，從而加大檔案信息資源的開發力度。

（3）行業聯動協作化，信息資源共享化。檔案部門要站在行業發展、服務社會的角度，推進檔案信息化工作，完善檔案服務機制。重點研究部門壁壘的制約因素，加大橫向溝通和內部協作，主動與技術部門研究網絡安全的解決辦法，與業務部門商量共享信息查詢的操作程序，從政策和技術上探討信息公開的具體措施。

（4）檔案管理信息化，檔案管理人員專業化。檔案管理單位應根據信息時代的特點，對管理人員的業務水平、政策觀念、辦事作風等要求比較高，建設部《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《關于開展房地產產權產籍管理人員培訓的通知》等，都對檔案管理人員參加上崗培訓提出了要求，加大培訓力度，有計劃地對不同的培養對象采取多樣和靈活的培養模式，除一般性的培訓、研討、交流、考察等方法外，還可以搞一些特殊辦法和政策，如嚴格進行考核，建立責任追究制度及嚴格的獎懲措施。在檔案管理工作中有創新，為項目建設提供充分依據的要給予獎勵鼓勵。對在檔案管理中瀆職、疏忽的要根據實踐的嚴重后果要給予相應的處罰。加大定向培訓力度，有計劃地對培養對象進行高層次學歷教育，以豐富、加深培養對象的基礎理論和專業知識。

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