淺談企業檔案管理的信息化建設

孫雪楊

[摘 要]隨著計算機技術的不斷進步，計算機在信息管理中的應用也將不斷發展、提高，它將越來越多地代替人工在信息管理中的工作，形成良好的發展趨勢。本文主要論述了企業檔案信息化建設的重要性、內容和企業檔案管理信息化建設中存在的問題及搞好檔案信息化建設的方法，以期對企業檔案信息化工作有所裨益。

[關鍵詞]企業檔案；檔案管理；信息化

加強信息化管理，已經成為企業檔案管理的一個主要趨勢和途徑。檔案信息化建設是時代發展的需要，是企業檔案工作的主流，是企業檔案管理改革的方向。

一、企業檔案信息化建設的主要內容

檔案信息化建設的主要內容是通過運用終端設備的信息化采集（收集）工具，以數據中心的存儲為載體，以數據庫建立起來的檔案信息庫為系統核心，采用檔案信息管理軟件系統為應用管理的平臺，進而實現信息化信息在終端與數據中心之間進行互聯，以達到管理人員或一般用戶對檔案相關資源進行Internet/LAN的應用管理的目的，以實現信息化管理模式和輔助實體管理模式的最優結合。積極推進各類檔案的數據庫建設，加速局域網建設，將檔案數據庫作為重要信息。將傳統的檔案信息通過計算機、系統等軟硬件的處理，轉化為相對應的數字信息，并存儲于檔案館數據信息中心，管理人員或者一般人員可以根據相應的權限在客戶端對其進行信息的調用、借閱及處理等，使檔案資源得到了最大功能的發揮。造就一支高素質的檔案信息化人才隊伍。人才是最寶貴的資源，是檔案信息化建設成功與持續發展的關鍵。

二、企業檔案信息化建設的重要性

隨著互聯網應用的廣泛普及和深入，網絡化工作模式已經滲入到當今社會各行各業，人們必須以網絡的高效率來適應社會的發展需要。但是由于種種原因，我國的檔案管理在信息化和信息化的進程中普遍處于相對滯后的階段。隨著我國企業各項管理工作向信息化發展，企業檔案信息在企業日常管理中的地位越來越重要。為了更有效、更快捷地開發和應用檔案信息資源，充分發揮企業檔案在企業管理工作中的作用，就必須實現檔案管理的信息化來逐漸替代和優化傳統的檔案管理模式。這其中包括運用網絡信息檢索技術實現檔案檢索的自動化、運用縮微技術實現檔案存貯的縮微化、運用現代通訊技術實現檔案信息的網絡化等。檔案工作的信息化已經成為檔案人員不得不面對的新課題，企業檔案工作的信息化建設己成為企業檔案的發展趨勢。

三、企業檔案管理信息化建設中存在的問題

1.檔案管理人員綜合素質偏低

檔案管理人員的素質是檔案管理信息化的關鍵。合格的檔案信息化管理工作者掌握計算機理論知識和運用技能，具備檔案信息加工提煉能力，更重要的是把有價值檔案信息快速有效地傳遞給檔案利用者。這就要求檔案管理人員具備較高的綜合素質。而目前，檔案管理人員的整體素質較低，知識結構不合理，熟練掌握計算機的人才匱乏，絕大多數人都不能運用現代化的技術和工具。缺乏信息開發應用的敏銳意識，特別是通曉檔案管理專業知識、計算機技術、網絡技術的復合型人才匱乏，影響了檔案管理信息化建設的開展。

2.檔案管理信息化缺乏安全的網絡環境

檔案信息具有其本身的重要性和特殊性，需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產權保護的關系。檔案信息化加強了檔案部門與外部門間的聯系，但也相應帶來了像電腦病毒、電腦黑客破壞、非法訪問等造成的安全問題。這也是眾多檔案管理部門遲遲不愿意上網的重要原因。

3.對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

四、建立企業檔案網絡的方法

人才資源信息是一個國家、地區、行業經濟高速發展的必要前提，是社會進步的必要條件。針對我國檔案網絡滯后，計算機管理檔案不成熟，缺乏一支既熟悉檔案工作又精通計算機業務的專業隊伍，檔案部門網絡意識淡漠的現狀，應采取如下方法：

1.網絡建設，從實際出發。做好企業內部員工的培訓工作。作為信息社會的主要工具，計算機必須普及到每一個部門，更廣泛具體地使用于人事信息管理與利用工作，取代大量重復性的手工操作?，F代信息網絡的建設需要大量投資，需要專業的計算機人才來建設和做好網絡的日常維護工作。網絡建設要從實際出發，因地制宜，循序漸進，做到逐步擴大，逐步完善。

2.搞好建設，抓基礎工作。檔案整理、檔號編制的規范化、檔案數據庫的建立，都是建網的條件。準備工作做得充分、細致、精湛，信息網的建設才能搞好。

3.必須實現檔案標準化。在標準化方面要有各種嚴格的技術標準，要求做到各種數據庫的設計一致或兼容，同時要求檔案整理的標準化、著錄的標準化、分類的標準化和檔號編制的規范化。

4.搞好數據庫的建設，實現網絡化。數據在檔案業務建設中是一項最費時、費工的工作。數據庫的建立從一開始就要標準化。目前必須依照檔案著錄表、檔案分類法、檔案標引等標準來做。

5.加強隊伍建設。現代人力資源信息網的建設需要有高素質、懂技術的人才來做，除檔案學、計算機知識外，最起碼應該懂得一些信息科學知識和信息經濟學知識.不然的話，就會因為從業人員的素質不高而影響檔案資源的有效利用。

總之，為了適應國家信息化建設和檔案工作可持續發展要求，各企業應以網絡建設為基礎，以檔案信息資源開發為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設納入到公司信息化建設的總格局，把網絡技術應用于檔案信息管理工作中。因此，我們必須加快檔案的現代化管理進程，逐步實現企業檔案的信息化建設。

參考文獻：

[1]姚小娟.檔案信息化管理探討[J].廣東水利水電；2006年04期

[2]李妍.淺談我國檔案信息化建設與管理[J].黑龍江科技信息；2011年11期