淺談圖書館檔案工作

郭海嵐

1.圖書館檔案工作現狀分析

1.1檔案意識缺失。檔案工作在圖書館業務工作中一直處于弱勢地位，根源在于其自身的內向性及存放的相對隔絕性，通常只有少部分人利用，雖然與工作息息相關，但人們平時對這一客觀事物的主觀印象就不強烈，加上決策者、普通群眾檔案意識的缺失，認為只要做好圖書館的流通、閱覽等讀者服務工作就可以了，而檔案員對檔案工作宣傳又沒有力度，造成檔案工作始終囿于“需要的時候沒有不行，不需要的時候束之高閣”的怪圈。檔案人員常常處于被動收集、整理，類似于保管員的身份。即使制定了檔案工作規范，確定了歸檔和不歸檔的范圍，但由于人們觀念上習慣于重活動安排、重新聞通報，輕資料匯總、輕檔案保存，因此規范實行起來差強人意。

1.2檔案管理不規范。由于沒有規范的管理機制，造成圖書館各項檔案的歸檔范圍界定不明確、涵蓋面窄、保管期限不夠準確，雖然原則上規定檔案要各自歸口，不能重復建檔，但實際操作中，由于無專人管理，仍然出現各自為政，該歸檔的放在個人處保存，不該歸檔的重復建檔，該歸在檔案室的卻放在產生文件的處室，這種狀態必然導致檔案分散管理，使許多有價值的檔案材料嚴重流失。尤其是圖書館行業，檔案工作涉及評估檔案，而評估檔案以業務檔案為藍本，評估組必須通過審閱圖書館各項工作的檔案資料來初步界定各項標準的達標情況，無論評估標準如何確定，最終都將憑借大量的檔案材料，才能形成對一個圖書館客觀全面的估價。科學、規范的檔案管理和完整齊全的檔案材料是搞好圖書館評估的基礎和依據。

1.3檔案電子化進程有待完善。隨著網絡通信技術的發展，圖書館檔案電子化進程逐步推開，由傳統的手工操作步入自動化、網絡化階段，借助計算機為檔案工作服務成為檔案利用的新領域。紙制檔案與電子拷貝雙重備份的方式有利于圖書館檔案內容信息的保護，同時兼備了電子檔案特有的優勢與作用。但這種“雙軌制”由于需要投入大量的人力物力，造價較高，除此之外，這種簡單的復制沒有經過實際運行與處理，沒有現行效力及相應的元數據，它的檔案屬性和證據力是不完整的，往往淪為紙質檔案的數字化副本。同時，探索階段的電子文件管理是不完善的，缺乏可操作的規范和標準，保存電子文件的物理介質有很大的不穩定性，磁盤存儲空間小，磁層易損性強，光盤一類的介質也只是理論壽命可達幾十年，這無疑意味著電子文件在完整保留、妥善保護等方面存在著致命的后遺癥，這些問題不解決將會直接影響電子文件的歸檔質量、永久保存和開發利用。

2.圖書館檔案工作發展對策

2.1提升圖書館人員檔案意識。從圖書館檔案管理人員自身做起，做好檔案管理的宣傳工作。比如，可以采取行動研究的方法，把工作中遇到的問題作為研究對象，分析原因，找出癥結，有針對性地采取對策，再經過實踐的檢驗，取得對今后工作具有指導意義的研究成果，最終形成具有參考價值的檔案。通過這種為領導決策、工作改革等提供可借鑒的匯總資料的方式，使管理者意識到圖書館檔案是提高圖書館工作效率和工作質量的必要條件，是評估的重要依據，圖書館檔案工作與其他業務工作是相輔相成的關系。所謂“前軌可跡”正說明只有做好檔案工作才能更高效、更深層次地為讀者提供服務。維護圖書館歷史面貌首先要增強維護其紙制藍本——檔案的思想，促進資金投入，完善檔案裝備，使圖書館檔案工作向良性方向發展。

2.2規范圖書館檔案管理。建立健全圖書館檔案工作管理機制和規章制度，加強檔案基礎建設和信息化建設，提高檔案管理現代化水平和服務能力。在此基礎上，制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的指導思想和基本原則，明確保管期限表體系、保管期限的劃分。變被動收集為主動收集，有意識地匯總檔案資料，第一時間分類保存，確保歸檔文件準確、完整，整理規范，檔案利用便捷。可以想見，依據評估標準和立檔規范制定的評估檔案必然條分縷析，立證清晰，充分發揮其在圖書館評估定級中的作用，由此也會提高檔案在人們心目中的地位，增強人們的檔案意識，促進圖書館檔案的建設。

2.3完善圖書館檔案電子化進程。文件電子化的目的是為了實現圖書館檔案長久保存、集中管理和方便利用。完善電子化進程應該將信息存儲作為一個體系進行統籌規劃、科學構建，通過合理運用各種技術手段，最終實現電子文件選擇、長久安全保存、真實性顯現、操作信息恢復的目的。

規避網絡風險，保證檔案的安全性是圖書館檔案電子化進程的重要課題。通過網絡實現檔案的收集、整理、鑒定、存儲、檢索、編研、統計、利用，并相應確立網絡環境中圖書館檔案信息管理與利用服務的基本框架與基本方法。加強圖書館檔案信息網絡系統的管理，保障操作安全、數據安全、接入安全和應用服務安全。建立完備的檔案信息數據備份，確保檔案信息數據安全。由于安全問題具有對管理的依賴性，嚴格的管理制度、合理的管理策略、高素質的管理人員也是檔案電子化安全的重要保障。在檔案管理層面，要運用現代管理媒體與傳統管理媒體相結合，傳遞檔案信息，以實現檔案管理的最優化。

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