淺析農業科研檔案數字化管理的重要性及主要措施

摘 要：該文從農業科研檔案管理現狀入手，分析了數字化管理的重要性，并從規章制度、設施投入、人員素質3個方面提出了提高農業科研檔案數字化管理水平的主要措施，以期提高農業科研的服務效率。

關鍵詞：農業科研檔案；數字化管理；重要性；措施

中圖分類號 G270.7 文獻標識碼 A 文章編號 1007-7731（2014）21-122-02

農業是國民經濟中一個重要的產業部門。農業科學研究是推動農業發展的動力，而農業科研檔案是農業科學研究部門在科研活動中形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料，是農業科技推廣、科研成果轉化的重要媒介與保存對象。

1 農業科研檔案管理現狀

農業檔案涉及范圍廣，包括課題申報書，國家、省、市任務書、成果鑒定證書，體系任務書，歷年臺賬等許多種類。如何分門別類地整理這些科研檔案，既方便查找又利于存檔管理，值得新時期檔案管理人員進行深入思考。傳統農業科研檔案的管理一直采用紙質管理，以年份和種類作為主要分類方法。科研人員在借閱檔案時，易產生不便，如要借閱某一類材料時，在不知道時間、所屬級別的情況下，就必須從頭開始查閱，直到找到所需文件為止。期間不僅要耗費大量時間，也容易造成檔案的損壞，更不利于檔案的保存。在這種情況下，數字化管理農業科研檔案就顯得十分重要。

2 農業科研檔案數字化管理的重要性

隨著信息化程度的不斷提高，農業信息化程度日益增強，各級檔案館的業務流程普遍被電子檔案所取代，農業科研檔案數字化管理已經被提上日程。

2.1 提高了檔案管理的效率 農業科研檔案工作的核心是服務科研，方便科研人員對檔案進行存檔、查找與借閱，在這一過程中檔案的數字化格外重要。檔案室工作人員在對檔案進行分門別類的存儲裝訂之后，電子存檔是保證檔案數字化的基礎，對存入的每一份材料都要認真核實，制作詳細的目錄表格，把材料的各項信息填寫清楚。做好這些前期工作，是檔案數字化的前提與基礎。在數字化基礎之上，科研檔案的借閱與查找才能不斷提高效率，才能做到“有查立閱、有借立取”，更加方便科研人員對檔案的需求。

2.2 減輕了歷史檔案的損傷 我國農業科研工作起步較早，農業科研檔案的保存工作也同時起步，因此檔案室內的部分科研檔案具有一定的存儲歷史，有的檔案儲存時間已有50～60a，紙張的質量與字跡都已經發生了改變，每一次翻閱都可能會造成一定程度的損壞，但是又不能一味追求保存而不參與借閱，致使檔案失去存檔價值。檔案數字化管理的應用，在一定程度上減輕了對歷史檔案的損傷，將檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，形成一個有序結構的檔案信息庫，既提高了查閱速度，又避免了對非目標文件的翻閱，在一定程度上保護了檔案。

2.3 防止丟失與排放混亂 檔案管理工作自檔案材料交接到檔案工作者手中的時候就正式形成了，并在規定程序下對檔案進行移交、存檔，每一份檔案都有自己所在位置與范圍，錯放、丟失都會影響檔案管理工作。因此，檔案一經存檔，就要確保其所在編目位置，盡量避免錯放，以減少混亂現象發生；在對檔案進行錄入后，只有成為目標文件時才會被查閱，減少查閱該文件時與其他相似文件混淆。而利用計算機系統直接對電子檔案進行查檔，檢索系統直接生成文件內容，可以有效防止檔案的混亂排放，減少丟失現象的發生。

3 提高農業科研檔案數字化管理水平的主要措施

3.1 建立健全各項規章制度 農業科研單位在遵照國家相應法律法規規定的前提下，制定適合本單位實際情況的檔案管理制度。一方面，使檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統計、借閱、利用以及安全、保密等各個環節有章可循，有力地促進檔案管理的規范化，方便檔案管理工作進行量化考核；另一方面，提高檔案管理的保密力度。進一步提高管理人員的責任意識，牢固樹立“保密工作無小事”的觀念，在實際執行中，不斷完善規章制度，確保農業檔案管理的規范化、制度化。

3.2 加大投入力度，配備相應的硬件設施 傳統檔案基本上是以紙質或照片的形式存在，需要通過錄入、掃描等工作進行數字化處理，才能生成數據庫資源進行儲備，最終實現檔案的數字化管理。因此，現代化硬件設施、電子設備等資源是檔案數字化的基礎。要及時配備檔案管理所需的設備，并對老化的設備進行更換，充分發揮現代科技在檔案管理中的作用。而對檔案管理的投入程度，直接反映出對此項工作的重視程度，這就需要農業單位的重視，作為一項系統工作來抓。

3.3 提高管理人員的綜合素質 作為檔案管理人員，一是認真貫徹黨和國家及上級主管部門關于檔案工作的法律法規及有關政策；二是制定檔案的工作計劃，并按照《檔案管理工作規范條例》、《檔案庫房管理制度》的相關要求負責對各類檔案的接收，分類，編制，對借出的檔案要進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全完整，不同科研部門的檔案存放要做好分類與儲存，科研人員只能借閱本部門的檔案材料，確保科研的保密性，防止信息外漏；三是樹立和加強保密觀念，做好文件、資料、檔案的保密和保管工作。

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（責編：張宏民）endprint